Yalın ve Mali Sistemler

Dünya genelinde de Türkiye’de de mali fonksiyonlar ağırlıklı olarak yönetim, sermayedar ve devlet için veri ve raporlar üretiyor, diğer birimler üzerinde denetim görevi gerçekleştiriyor. Mali birimlerin çalışanları zamanlarının büyük bölümünü tahsilatlar, borçlar, vergi muhasebesi gibi operasyonel işlerde, daha küçük bölümünü karlılık/maliyet analizleri gibi analiz, raporlama işlerinde ve çok küçük bir bölümünü diğer fonksiyonlar için mali yönden danışmanlık yapmaya ayırıyorlar.

Oysa olması gereken operasyonel işin otomasyonlar ve standart sistemlerle çok az zaman harcanarak yapılması ve kaynakların fiyatlama, maliyet ucuzlatma ve kaizen fırsatları ile ilgili tavsiye vermeye yöneltilmesidir.

Mali yönetim, gidişata yönelik gerçek zamanlı geri bildirim vererek şirketin doğruya yönelmesini sağlamalı ve yalın dönüşümün ana iticisi olmalıdır. Oysa geleneksel muhasebe sistemleri yalın üretimin etki alanlarını hesaplamaktan uzak ve üstelik yalın üretimin hızından daha düşük bir hızda (ay-yıl paradigması) çalışıyor. Yalın çabaların olumlu etkisi şirket finansal sonuçlarında ifade edilemiyor. Bunlar aynı zamanda şirket yönetimlerinin yalın çabalardan vazgeçmesinin de nedeni olabiliyor.

Mali sistemler sonuçları ölçmek üzere tasarlanmıştır, sonuçlara yol açan nedenleri göstermez. Yalın yönetim ise sonuçları kontrol altına alabilmek için süreçler, nedenler, gündelik kararlar ve araçlar üzerinde de denetim kurar. Örneğin kaç işletme 1 saatlik duruşun, 1 metre fazla yürüme veya taşımanın, bir projenin 1 gün gecikmesinin maliyetini ölçebiliyor? Aynı miktarda ürünü kitle halinde veya akış halinde üretmiş olmanın etkisini hangi mali raporda görebiliyoruz? Ya da sistem karmaşıklığını yönetmenin ve planlamanın maliyetinin ne kadar olduğunu biliyor muyuz?

Daha da önemlisi, değer zinciri bakışı şirket ve sektör sınırlarını aşarak çok büyük iyileşme potansiyeli barındırıyor olmasına rağmen değer zinciri üzerindeki şirketlerin birbirine maliyet kalemlerini aktarma savaşları bu potansiyelden yararlanmanın önünde engel teşkil ediyor. Yalın prensipleri tedarik zincirinde uygularken karşılaşılan en büyük zorluk, geleneksel uygulamalar değiştiğinde tüm tarafların neleri, nasıl kazanabileceğini açıklamaktır. Mali sistemler; parti üretimi, sipariş düzeni, büyük stoklar ve uzun akış süreleri, gereksiz taşıma, depolama ve elleçleme gibi israfların gerçek maliyetlerini ve gelirlere etkisini netlikle ortaya koyabilmelidir. Maliyeti kimin ödediğinden veya geliri kimin elde ettiğinden bağımsız olarak toplam değer zinciri gelir tablosunun tüm taraflar tarafından anlaşılmasını sağlamalı, şeffaf raporlama ile işbirliklerini arttırma, geliri adil paylaşma imkanlarını ortaya çıkarmalıdır.

Geleneksel sistemlerde süreç metrikleri ile finansal metriklerin ilişkisini kurmak zordur. Dolayısı ile yalın işletmelerde finans yöneticilerinin ilk görevi finansal metrikleri süreçteki değişimleri gösterecek hale getirmektir.

Geleneksel maliyet sistemlerindeki “stoklar varlıktır”, “boşta kalma süresi verimsizliğin bir işaretidir”, “birim maliyeti düşürmek”, “ürün kâr marjını maksimize etmek” gibi bazı temel kabuller yalın uygulamaların etkisini yanlış görmemize yol açar.

• “aslında stokları azaltmak istiyoruz ama toplu alınca daha iyi birim fiyat alabiliyoruz, o yüzden malzeme stoğumuz yüksek”,
• “yaptığımız her kaizende tasarruf raporlandı ama gelir tablomuzda pozitif bir değişim olmadı”,
• “her on kişiye bir takım lideri atamak endirekt maliyetlerimizi çok arttırır”,
• “sınırlı bütçemiz var, x işleminde işçi tasarrufu sağlayan iyileştirmeyi mi, y işleminde setup süresini kısaltan iyileştirmeyi mi yapalım”

çelişkileri birçok işletmede yaşanıyor. Kararları verecek yöneticilerin operasyonel süreçlerin doğasını ve yalın uygulamalarla neyin değişeceğini anlaması ve finansal raporlamanın buradaki değişimleri gösterir hale getirilmesi kritik önemdedir.

İsraflar önlenip üretkenlik arttırıldığında bu kendiliğinden karlılığa yol açmaz. Neredeyse istisnasız yalın yolculuğun başındaki üretim şirketlerinde ilk birkaç yılda finansal metrikler kötüleşir. Çünkü yalın sistem israf edilen kapasiteyi açığa çıkarır. Kapasite kullanımı düştüğünde geleneksel maliyet raporları kötüye gidiş alarmı vermeye başlar. Oysa israfları önleyerek, fazladan yatırım harcaması gerekmeden açığa çıkarılan kapasite, değeri büyütmek için bir finans kaynağıdır. Yani israflar önlenerek açığa çıkarılan kapasite yeni ürün ve hizmetlerin yaratılmasında kullanıldığında kârlılık artar. Çoğunlukla da kalite, teslim süresi performansındaki iyileşmeler müşterilerden daha fazla sipariş alınmasını veya satış fiyatlarının arttırılabilmesini sağlar.