LOJİSTİK KAİZEN: ŞEYTAN AYRINTIDA GİZLİDİR

Odaklanmış deney ve kaizen, bu Macar şirketinin hikayesinin gösterdiği gibi, bir gün gibi kısa bir sürede etkileyici sonuçlara yol açabilir.

Geçtiğimiz günlerde, onlarca yıllık deneyime sahip eski bir Toyota sensei olan Yalın Enstitü Türkiye’den Cevdet Özdoğan’ın desteğiyle bir günlük bir Kaizen atölyesi düzenledik.

Büyük Macar Ovası’ndaki bir dağıtım merkezinde düzenlenen çalıştay, katılımcılara (hem ev sahibi şirketten hem de diğer kuruluşlardan) pratik deneyler yoluyla yalın becerilerini geliştirme fırsatı verdi.

Çalıştaydan bir gün önce ev sahibi ve Cevdet ile yapılan gemba yürüyüşü sırasında iyileştirilmesi gereken alanlar ve çözülmesi gereken iş sorunları belirlendi.

Toplama (picking), kutu hazırlama ve gelen süreç olmak üzere üç alana odaklandık ve her birine atanmış bir çalışma grubu oluşturduk.

Kısa bir bilgi aktarımı oturumundan sonra, her çalışma grubunun görevi süreçleri gözlemlemek ve sorunları parçalamaktı. Bunu takiben, ulaşılması gereken hedef durumu tanımladılar, tutarsızlıkların arkasındaki nedenleri anladılar ve öğleden sonra uygulanacak deneyleri planladılar. Günün sonunda, gruplar iyileştirmeleri test etti, sonuçları ölçtü ve öğrendiklerini başkalarıyla paylaştı.

İki bölümden oluşan bu yazı dizisinin 1. bölümünde, her bir çalışma grubu tarafından yürütülen deneylerden elde edilen gözlemleri, analizleri ve öğrenimleri paylaşacağız.

SORUN

Toplamaya (picking) odaklanan grubun bulgularıyla başlayalım. Görevleri, bu sürecin verimliliğini artırmak ve potansiyel gelişim alanlarını belirlemekti.

GÖZLEM

Mevcut durumu anlamak için grup, her biri farklı yöntemler uygulayan 2-3 kişilik daha küçük takımlara ayrıldı:

• Tüm toplama rotasının spagetti diyagramını çizmek.
• Çalışanın toplama arabası ile öğeler arasındaki hareketlerini izlemek için daha küçük spagetti diyagramları oluşturma.
• Farklı israf türlerinin belirlenmesi.
• Alt süreçler için çevrim sürelerinin ölçülmesi.

Aşağıdaki israf türleri tespit edildi:

• Gereksiz hareket: Toplama rotasında operatörün aynı koridoru tekrar ziyaret ettiği bir döngü gözlendi.
• Aşırı yük (Muri): Örneklerin %25’inde, 15 kg’dan daha ağır olan eşyalar sadece sağ tarafa (beklendiği gibi) değil, aynı zamanda sol tarafa da yerleştirildi. Bu sorunluydu çünkü iç trafik kuralları nedeniyle operatör araba ile her zaman sağ tarafta hareket ediyordu ve bu da ağır eşyaları soldan taşımayı zorlaştırıyordu. Bu, süreci yavaşlatıyor ve ergonomik endişeleri artırıyordu.
• Aşırı işleme: Toplama işlemi, üç ayrı taramanın yanı sıra miktar onayı için bir düğmeye basılmasını içeriyordu. Bu adımlardan en az biri veya hatta ikisi gereksiz yere tekrarlanan kontrollerdi.
• Tutarsızlık: Atıkların ele alınışı standart değildi. Bazı çalışanlar boş kutulardan ve çöplerden kurtularak kendileri temizlik yaparken, diğerleri onları geride bırakarak bir sonraki operatör için ekstra işlere ve süreç performansında dalgalanmalara neden oluyordu.
• Bekleme / gereksiz hareket: Makaralı raf sistemi birkaç sorunu ortaya çıkardı: kutular açık olmadığı veya toplama için hazırlanmadığı için toplama zahmetliydi; yanlış açı nedeniyle, ürünler rafın ortasına sıkıştı; bu raflar yavaş hareket eden öğeleri depoluyordu; raf kapasitesi yetersiz kullanılmaktaydı ve ortalama %25 doluluk oranı vardı.
• Gereksiz hareket: Taranacak etiket her zaman sol tarafta olduğu için operatörler genellikle arabalarının etrafında birden çok kez dolaştılar.
• Gereksiz hareket: Daha ağır eşyaların daha önce toplanan daha hafif, kırılgan eşyaları ezmesini önlemek için kutudaki eşyaların yeniden düzenlenmesi gerekiyordu.

Çalıştayın bir günlük zaman dilimi göz önüne alındığında, hızlı deneme ve anında test etme potansiyeli olan konulara odaklandık.

DENEYLER VE SONUÇLAR

Gözlemlerimize ve belirlediğimiz potansiyele dayanarak, aşağıdaki deneyler yapıldı. Mümkün olan her yerde canlı olarak test ettik; Aksi takdirde, geliştirilmiş süreci simüle ettik.

• Ağır eşyaların toplanması: Ölçümler, ağır eşyaların toplanmasının hafif eşyalardan daha fazla zaman aldığını gösterdi. Bu nedenle, ağır eşyaların sağ tarafa, arabaya daha yakın bir yere yerleştirilmesi operatörün iş yükünü azalttı ve sipariş satırı başına %3,2 tasarruf sağladı.
• Etiket yerleştirme: Kutuların her iki tarafına da etiket eklemek, satır başına ek %4,3 tasarruf sağlayabilir. Ancak bunun, çift etiketli kutuları hazırlamanın ekstra zaman ve maliyetine karşı tartılması gerekiyordu. Bunu tam olarak ölçemesek de, spagetti öncesi ve sonrası diyagramları, operatörler tarafından kat edilen mesafelerin azaldığını açıkça gösterdi.
• Gereksiz taramaları ortadan kaldırma: Bir tarama adımının kaldırılması, tarama başına 1,6 saniye tasarruf sağlar. Bu ihmal edilebilir gibi görünse de günde işlenen yaklaşık 32.000 satır ile günlük toplam 14,2 çalışma saati tasarrufu anlamına geliyordu- bu önemli bir verimlilik kazancı.
• Atık işleme: Grup, boş kutuların bırakılmasının sonraki işçileri nasıl etkilediğini inceledi. Toplama sırasında atığın taşınması 2-3 saniye sürdü, ancak önceki bir çalışandan sonra temizlik 8 saniye sürdü ve bir sonraki operatör için en az 5 saniyelik bir gecikmeye neden oldu. Bu şirkette ödeme, toplanan sipariş satır sayısına dayanmaktadır, bu nedenle gecikmenin finansal sonuçları da vardır.
• Makaralı raflar: Düzgün açılmış ve konumlandırılmış kartonlar, şirkete günde yaklaşık 3 saat tasarruf sağlayabilir. Üstelik yavaş hareket eden eşyalar yerine küçük, hızlı hareket eden eşyaları burada saklamak daha faydalı olacaktır. Bu test edilemese de, uzun vadeli bir planı temsil ediyor.

SONUÇ

Ölçülebilir sonuçların ötesinde, bu yoğun ve inanılmaz derecede eğitici gün şu iki klasik sözle özetlenebilir: “Şeytan ayrıntıda gizlidir” ve “Birçok küçük çaba toplanır”.

Gözlemlenen israfı genellikle “sadece birkaç saniye, bu yüzden ele almaya değmez” olarak reddederiz. Ancak, bu örnekte gösterildiği gibi, biriktiklerinde birkaç saniye hızla saatlere dönüşebilir.

Küçük bir hevesli katılımcı grubunun doğru araçları kullanarak tek bir günde neler başarabileceğini görmek de heyecan vericiydi. Aşina olmadıkları süreçler için değerli içgörüler ve öneriler sağlarken aynı zamanda uygulamalı deneyler yoluyla kapsamlı bir şekilde öğrendiler. Sürecin nasıl görünmesi gerektiğine dair ayrıntılı ama teorik modeller oluşturmak yerine, her seferinde bir deney olmak üzere mevcut durumda pratik değişiklikler yapmaya odaklandılar.