Günümüzde satınalma departmanlarının işletme içindeki yeri ve şirket büyüme ve karlılık hedeflerindeki payı yadsınamaz bir duruma gelmiş ve satınalma departmanın operasyonel bir departman olmaktan çok, stratejik bir departman haline getirilmesi artan rekabet koşullarında kaçınılmaz  hale  gelmiştir.

Maalesef pek çok şirkette satınalma departmanları günlük operasyonel işler ile boğulmuş, strateji ve risk yönetiminden uzaklaşmış haldedir

Satınalma departmanlarının yönetilen değil, şirket hedef ve uygulamalarında yönlendiren olmasının önemi artık her şirket üst yönetimi tarafından anlaşılmalıdır. Günümüz rekabet koşullarında, maliyetlerin düşürülmesi ve verimlilik artışı, satınalma departmanlarının etkinliğinin artırılması ile mümkündür.

Şirketlerin satın alma departmanlarının, rekabet ve dijital çağa uygun olarak, Endüstri 4.0 ‘a uyum sağlayacak, Stratejik ve Yalın bir satınalma   sürecinin oluşturulması ve satınalma organizasyonunun bu sürece uygun  hale getirilmesi ve Satınalma uzmanlarının da temel ve teknik yetkinliklerinin yalın ve stratejik satınalma sürecine uygun hale getirilmesi artık kaçınılmazdır.

Stratejik satınalma, ihtiyaç ortaya çıktığında harekete geçen değil, ihtiyacı önceden gören, proaktif, buna göre strateji ve eylem planları oluşturan bir fonksiyondur. Stratejik  satınalma doğrudan üst yönetime rapor eden, şirket stratejik planlarında söz sahibi olan, stratejileri yönlendiren, yeni ürün geliştirme süreçlerinde aktif rol oynayan, tedarikçi ilişkilerini ve risklerini yöneten, tedarikçi değerlendirme ve gelişim programlarını uygulayan, tedarikçileri ile birlikte ortak hedefler ile hareket eden, fiyat değil, maliyete odaklanan, günü değil, geleceği yöneten, sürdürülebilir bir satınalma süreci için gerekli tedarikçi ilişkileri  sürecini  kuran ve yöneten yenilikçi ve  profesyonel bir  yönetim  biçimidir.

Yıllar içerisinde, şirketlerin gelişen ve değişen ihtiyaçlarına paralel, Satınalma Departmanlarının da organizasyon içerisindeki rol ve önemi değişmiştir.

1990’lar ve öncesinde, ’mübaayacı’’ dönemi (  kısa vadeli ve  günlük alımlar, 3 teklif- en ucuzuna  al, sık aralıklar ile alım, al-getir, çok sayıda tedarikçi ile  çalışılan bir dönem) kısaca  amaç  sadece ihtiyacı karşılamak ve  tedarik etmek  –GELENEKSEL SATINALMA,  2000’ler  de ise ‘’ Satınalmacı’’ dönemi (Al getir  yerine, kapıya teslim anlaşmalar, ucuz  ile birlikte kalite kavramının ortaya çıkması, tedarikçi değerlendirme ve geliştirmenin başlaması, orta vadeli planlama)OPERASYONEL SATINALMA, 2010’lar sonrası, ‘’Uzmanlaşmış Satınalmacılar‘’, Süreç analizleri, raporlamalar, maliyet analizleri, hedefler ile yönetim, raporlamalar, kategori bazlı satın alma uzmanları, kategori yönetim, satınalma analizleri ve stratejilerin oluşturulması-STRATEJİK SATINALMA ve günümüzde Endüstri 4.0’ la birlikte, yeni bir  profil  oluşmuş ve Satınalma  4.0 kavramında bahsedilmeye başlanmıştır.

SATINALMA 4.0, Risk yönetimi ve analizler, Dijital ve Sürdürülebilir satınalma, Sosyal Sorumluluk, Kategori yönetimi ve Stratejileri, Tedarik Pazarı Analizleri, Liderlik, Denetim ve Kontrol fonksiyonlarının ön planda olduğu, SİLO değil, LEGO’ nun bir parçası olarak, şirket stratejisinin önemli bir parçası olan Satınalma fonksiyonudur. Müşteri memnuniyeti ve müşteri için değer yaratmayı amaç edinen satınalma bölümlerinin önemi gün geçtikçe daha anlaşılır ve zorunlu olmuştur. Buradan yola çıkarak, Satınalma 4.0’ın müşteri için değer yaratma   mottosu ile YALIN SATINALMA kavramı da hayatımıza girmiş ve satınalma süreçler analizleri, katma değersiz operasyonların kaldırılması, tekrarlı işlemleri azaltılması, müşteri için değer yaratmayan onayların yeniden tanımlanması gündeme gelmiştir. Bu şekilde Satınalmanın bürokratik bir departman olmak yerine, hedefe odaklanmış, tedarik süresini kısaltıp, maliyet optimizasyonu sağlayan, az sayıda tedarikçi ile etkin bir süreç yöneten, riskleri gören, analiz eden proaktif, stratejik bir departman olması önem kazanmıştır.

YALIN SATINALMA süreçleri ve bu sürece uygun olarak oluşturulmuş   bir satın alma  organizasyonu, teknik yetkinlikleri ve becerileri geliştirilmiş bir satın alma ekibi ile, talepten-siparişe kadar  geçen ve  müşteri için değer yaratmayan  sürenin azaltılması, tedarikçi ilişkileri ve kategori yönetimi sayesinde, tedarik zamanlarında kısalma, kategoriye  uygun   belirlenen sevkiyat sıklıkları ile stok seviyelerinin azaltılması,  tedarikçilerinin doğru konumlandırılması ve buna  uygun stratejik  yönetim şekilleri   ile artan tedarik kalitesi ve sürdürülebilirlik,   tedarikçi için cazip hale  gelmek, karşılıklı kazan- kazan ve  tedarikçi değil, stratejik ortaklar  yaratmak  mümkündür. Satınalma’ da yapılan en büyük hata her tedarikçiye aynı şekilde yaklaşmak ve yönetmeye çalışmaktır.

Yalın satınalma süreçlerinin oluşturulmasında tüm yalın süreç uygulamalarımızda olduğu gibi üst yönetim desteği çok önemlidir. Bunun yanı sıra üretim ve ürün geliştirme departmanlarının da özellikle tedarikçi ile teknik ilişkiler sağlanmasında, katılımı çok önemlidir. Tedarikçiler ürün geliştirme ve maliyet düşürme projelerinde aktif rol oynamalıdır. Her tedarikçiye aynı satınalma yöntemleri ve süreci ile yaklaşmak, YALIN satınalma’ dan uzaklaştırıp, Satınalma uzmanlarının vakitlerini etkin kullanmamasına yol açmaktadır. Bu nedenle tedarikçilerin doğru konumlandırılması ve her tedarikçi sınıfı için uygun satın alma taktiklerinin    devreye alınması ile satın alma etkinliği artırılmalıdır.

Aynı şekilde davranarak, farklı sonuçlar elde edemeyeceğimizi bilerek, düşünce ve davranış biçimimizi sorgulamak, analitik ve proaktif olmak   gereklidir. Problemi ortaya çıkartmak ve neyi, nasıl çözmemiz gerektiği ile, problemi ortadan kaldıracak çözümler üretmek ve süreçlerin standartlaştırılmasını sağlamak, davranış ve yönetim biçimimiz olmalıdır.

YÖNLENDİRİLEN değil, YÖNETEN satınalma organizasyonunu yaratmak    YALIN bir satınalma sürecinin oluşturulması ve STRATEJİK satınalma yöntemlerinin analizlerinin içselleştirilmesi ile mümkündür.

Sizde şirketlerinizde, karlılığa doğrudan etki eden, pazardaki konumunuzu belirlemede etkin rol oynayan, bugünü değil geleceği yöneten bir satınalma süreci için, satınalma organizasyonunuzun ve süreçlerinizin değerlendirmesini yapmalı, ne tür bir satınalma yapınız olduğunu belirlemeli ve bundan sonra yapılacaklar ile ilgili yol haritanızı oluşturmalısınız.

Şirketlerin operasyonel ve geleneksel satınalmadan, Stratejik ve Yalın   Satınalma’ ya giden yolda sizler ile birlikte yol haritası oluşturmak, her aşamada organizasyona problemi göstererek, nasıl düşünmeleri ve problemi çözerek ilerlemeleri konusunda mentorluk yapmak için buradayız. Geliştirmiş olduğumuz Satın alma Assestment’ı ile sürecinizin ve ekibinizin mevcut durum analizini yapıyor ve bulunduğunuz seviyeye göre, geliştirilmesi gereken konuları belirliyoruz

BUGÜN’ü değil GELECEK’i yönetmek, OPERASYONU ve STRATEJİ’yi  birbirinden ayırarak, tedarik  departmanı  olmaktan  çok daha  fazlası  olabileceğimizi  göstermek, Satınalma  Departmanlarının  şirket  vizyon ve  hedeflerinde   gerektiği   yerde  olmasını sağlamak için   farklı  düşünmek ve  planlarımızı  buna  uygun oluşturmak  dileğiyle…

Deniz Demirtaş HUN
Eğitmen/Danışman