Yalın Avukat

Yalın Avukat

2018 yılında bir sabah kızım Noel Baba’dan “anneciğinin daha az çalışmasını” dilediğini söyledi. Uzun zamandır hukuk büromda teslim tarihlerini daha iyi yönetmek için yeni yöntem arayışındaydım ve kızımın bu dileği gözlerimin açılmasına sebep oldu.

Özellikle zorlayıcı bir tapu davasını iyi hatırlıyorum; aralıksız üç gün uyumadan çalıştığım ve gece yarısı teslim sınırından iki dakika önce ancak yetiştirebilmiştim. O gece kendi kendime “bir daha asla” sözü vermiş ve yaşam kalitemi artırmak için bir şeyler yapmam gerektiğinin farkına varmıştım.

Eşim hukuk büromuzun bir süredir hizmet verdiği imalat şirketi olan FPZ’nin CEO’su Sergio Ferigo ile konuşmamı önermişti. Sergio şirketini tamamen yeniden organize etmek için yalın düşünce ile çalışıyordu. Çalışmaların sonucunda kendisi ve ekibi iyi bir iş-yaşam dengesi kurmayı başarmışlardı.

FPZ’ye uzun süredir hizmet verdiğim için yalından haberdardım. Katı kurallara sahip ve organizasyonların hiyerarşik yapısına dayalı İtalyan iş hukukunu, Sergio’nun devreye aldığı yalın sistem ile pürüzsüz bir şekilde birleştirmeyi amaçlayan şirket içi bir kanun üzerinde yeni çalışmıştım. Yalnız bu yönetim yaklaşımının bir hukuk bürosunda işe yarayacağını düşünmüyordum.

Başlarda biraz kararsızdım. Bu yıl 8 Mart’ta yalın dönüşüm fikrini babamla tartışmaya başlamıştım. Fikri benimsemişti fakat iki günün ardından aniden vefat etti. Yalanım olmasın yalını denemem konusundaki son öğüdünün vereceğim karardaki etkisi büyüktü.

Hukuk Bürosuna Yalını Getirmek

Hukuk büromu Haziran 2013’te kurdum. Studio Legale Malimpensa’da müşterilerimize doğruluk ve kesinlikten ödün vermeden, kaliteli ve onlara özel hizmetler sunan butik bir hukuk bürosu olduğumuz için kendimizle gurur duyuyoruz.

Müşterilerimize olabilecek en iyi yasal tavsiyeyi ve temsili sunmak için çok çalışıyoruz ve işimize kendimizi fazlasıyla adıyoruz. Dünya iyi avukatlarla dolu ve kanaatimce eninde sonunda sizi diğer avukatlardan ayıran özelliğin insanlarla ilişki kurabilme yetisi ve iş bitiricilik olduğunu düşünüyorum.

Bunu söylemekle beraber süreçlerimizin iyileştirmeye ihtiyaç duyduğunun farkındaydık ve düzenli olarak karşılaştığımız devasa iş yükü ile verimli bir şekilde mücadele etmek için yalın düşüncenin aradığımız yol olabileceğini düşündük. Yalın Enstitü İspanya’dan (İnstituto Lean Management) Matteo Consagra ile bu nedenle çalışmaya başladık.

Hukuk büromuzda tecrübe ettiğimiz temel sorunlar şunlardı:

Gecikmeler: diğer müşterilerin zararına dosyalarını “acil” olarak işaretlemeden ve listenin başına almadan müşterilere istedikleri hızlı cevapları vermekte zorlanıyorduk. Tabi ki bir işi hızlandırmak kalite söz konusu olduğu için baştan savma yaptığımız anlamına gelmiyor.
Huni etkisi: tapu işlerinden yasal danışmanlığa birçok işin son onayını benim vermem gerekiyordu ve bu nedenle takım arkadaşlarım beni beklemek zorunda kalıyordu. Devam eden çok işimiz vardı (WIP). Yazım tarzınız ve belgelerinizin yapısının size özel olması gerçeği bu sorunu daha da büyütüyor, bu da birçok belgeyi gözden geçirmemin en büyük sebebi. Ortaklarımı kendi formatıma yaklaştırmak için çok uğraşıyorum.
Farklı seviyelerdeki verimsizlik: bitmeyen telaşımızdan kurtulmak ve müşterilerimize daha iyi hizmet sunmak için işleri daha iyi yapmanın bir yolunu bulmamız gerektiği aşikârdı.

Yalın çalışmalarımıza yaklaşık altı ay önce başladık. Daha yeni başlamamıza rağmen verimlilik açısından bazı gelişmeler görebiliyoruz. Daha en başından yalın düşüncenin süreçlerimizi optimize etmeye yardımcı olacağı belliydi. Kesintilerden kaçınma gibi en küçük şeyler bile hayatımı çok kolaylaştırdı ve yapılacak işlerime hızlıca odaklanmamı sağladı.

Yaptığımız ilk iş mevcut durumumuzu iyi ve kötü yanlarıyla post-itler kullanarak haritalamak oldu. Hukuk büromuzu gerçekten dönüştürebilmek adına ele almamız gereken farklı boyutları içerdiği için Yalın Dönüşüm Çerçevesinin beş boyutunu kullandık. Bu sayede işimizi doğru analiz ettiğimizden emin olabildik.

Ardından birkaç değişikliği devreye almaya başladık. Örnek vermek gerekirse artık “standart” konseptini anlıyoruz ve farklı standartları içeren bir klasör hazırlıyoruz. Böylece takım üyeleri daha otonom hareket edebiliyorlar ve beni beklemek zorunda kalmıyorlar. Belirli bir belgenin nasıl biçimlendirilmesi gerektiğini ve yeni bir prosedürün açılması için hangi kritik bilgilere ihtiyaç olduğunu söylediğinizde tekerler dönmeye başlıyor. Bu çalışmaların sonucunda işi zamanında bitirebildiğimize neredeyse inanamadık!

Takım ayrıca arşivimizi yeniden düzenledi. Bu konuda onları tamamen özgür bıraktım, nasıl rahat ediyorlarsa o şekilde düzenlediler. Sadece açık dosyalarla arşivlenmiş dosyaları birbirinden görsel olarak ayırt etmek için hem Arap hem de Roman rakamlarını kullanmayı önerdim.

Ben etrafta olmasam bile hukuk bürosunun çalışabilmesi çok önemli, tam da bu nedenle ödemeler ve günlük işler için yazılım kullanmaya başladık. Böylece yöneticimizin hayatı oldukça kolaylaştı. Artık tüm faturalama sürecini rahatlıkla yönetebiliyor (tüm işlemlerin kayıtlı olması halinde kullanabileceği bir oran tablosu bulunmakta).

Her zaman işimizin başında durabileceğimizden emin olmak için etkinlik planlarımızı ve zamanımızın organizasyonunu da geliştirmeye başladık. Sıkı çalışsak da hala biraz zorlanıyoruz. Ancak oraya ulaşacağımızdan eminim bundan şüphe etmiyorum.

Bize Yol Gösteren İlkeler

Bizimkisi gibi küçük bir gerçeklikte kişisel ilişkiler her şeydir. Doğru kişileri işe almak için bu nedenle çok zaman harcadım. Özellikle Studio Legale Malimpensa’ya yalını tanıtıp takım arkadaşlarımın yeteneklerini geliştirmeye başladıktan sonra takım arkadaşlarımı geliştirmek için fikirlerimi anlatıp geri bildirimde bulunuyorum ve üzerlerine düşmelerini teşvik ediyorum. Ayrıca hazır cevaplar vermemek için elimden geleni yapıyorum. Bunun yerine bir zayıflık veya sorun belirleyip onun hakkında sorular soruyorum. Bence bu bir tohum ekip büyümesini ümit etmeye benziyor.

Yalının bizi istediğimiz yere götüreceği konusunda güveniyorum. Şimdiden verimliliğimizde ve işimizin organizasyonunda pozitif etkiler görüyoruz. Görevler arasında koşuşturmuyor (ya da eskisi kadar koşuşturmuyoruz) ve müşterilerimiz artık daha mutlular. Hala uzun mesailer yapıyor olsam da bu durum da yavaş yavaş düzeliyor.

Bu yaklaşımda en sevdiğim şey ise, kanaatimce, her gün yaptığımız işe kendi ilkelerimi ve inançlarımı katabilmek oldu. Geçmişte çalıştığım diğer firmalardaki tecrübelerim benim değerlerimi yansıtmıyordu ve değerlerimin Studio Legale Malimpensa’da yaptığımız işe değer katması benim için önemli. Entelektüel dürüstlük, şeffaflık, karmaşık yasal adımları anlamayan insanlara açıklama yaparken açıklık – tüm bunlar müşterimize olan saygımızdan kaynaklanıyor. Eğer bu yalın değilse neyin yalın olduğunu bilmiyorum.

Yazar