SUNUŞ – Birkaç hafta önce, Philips’in yalın dönüşümü nasıl yönettiğini öğrendik. Yazarlar, bu makalede şirketin deneyimlerinden çıkardıkları çok önemli tavsiyeleri sizlere sunuyor.

Büyük işletmelerin yaşadığı en temel zorluk, şirketin farklı birimlerindeki insanların işbirliğine etkin katılımını sağlamaktır. Yalın düşüncenin sürekli iyileştirmeyi sağlamak için bir süredir var olmasına rağmen çoğu işletme ondan faydalanmayarak, küçük operasyon ve süreçlerdeki iyileştirmelerini işletmenin geneline yaymak için çaresizce çırpınıyor.

Birkaç yıl öncesine kadar, Philips’in yalın iyileştirme çalışmaları, on yıllardır yalın yolculuğun içinde bulunan fabrikalarının aracılığıyla, asıl olarak sadece üretime odaklanmıştı. Yalının gerçek potansiyelini ortaya çıkarmak için üretimin ötesine geçmek gerektiğinin farkındaydık.

Çalışmalarımızı şirketin ticari kısmına doğru genişlettik ve yaklaşımımız işletmenin tamamının yalın dönüşümüne evirildi. Sadece en küçük hatta bile değil, şirket kültürümüzde de aşırı olumlu sonuçlar görüyoruz. Artık tüm çalışanlarımız aynı dili konuşuyor ve liderlerimizin rolleri inanılmaz derece değişti.

Peki, bunu nasıl yaptık?

Aşağıda vereceğimiz tavsiyeler; bu yolculuğumuzdan öğrendiklerimizden çıkardıklarımız, dolayısıyla sizin kendinize özgü sorunlarınızı da hemen çözecek sihirli bir asa değil. Fakat yine de, size ilham vereceğini umuyoruz.

İşte, sağlam bir yalın dönüşüm yolculuğuna çıktığınızdan emin olmanız için Philips’ten size 8 tavsiye:

1. YALIN DÜŞÜNCEYE BÜTÜNSEL BAKIN. Yalın ilke ve uygulamaları işletmenin tümüne yerleştirmekle sadece bir ya da iki birimde uygulamak aynı şey değil. Zaten dönüşümün sürdürülebilirliğini sağlamanın tek yolu da bu. Müşterilerimize verdiğimiz hizmetin yaratıldığı uçtan uca prosesler Philips’in her noktasına dokunur, dolayısıyla bu yolculuğa tüm çalışanların katılması gereklidir.
2. LİDERLERİNİZİN DÜŞÜNME ŞEKLİNİ DÖNÜŞTÜRÜN. 2017 yılında, şirketimizdeki en uzman kişilere (sayıları 1,000’den fazla!) Yalın Liderlik eğitimi vermeye karar verdik. Yalın liderlerimizin yalın araçları – problem çözmeden günlük yönetime – kullanmayı ve bunları diğer çalışanlara öğretmeyi öğrendikleri beş günlük Yalın Liderlik Yönetici Eğitimi programımız çok yoğun geçen bir hafta oldu. Şimdi onlar, yalını kendi birimlerinde uyguluyor ve binlerce Philips çalışanına ilham oluyorlar. CEO’nuzun desteğini almak da çok kritik: CEO’muzun yalın mesajları anlaması ve sarf ettiğimiz çabayı destekleyici olması sebebiyle çok şanslıyız. (Makalenin ana fotoğrafında Philips Liderlik Takımının başında durup yalın dönüşümü hızlandırmak için takım üyelerinin düşüncelerinin değişmesi adına nelerin gerektiğini anlamaya çalışan CEO’muzu görebilirsiniz. Bu fotoğrafın çekildiği ortamlar gibi doğada yapılan çalışmalara 2018’in baharında başladık ve bu etkinlikler kültür değişimine ivme kazandırmaya devam ediyor.)
3. DANS ETMEKTEN KORKMAYIN. Dans eden adamın videosunu izlediniz mi? İzlemediyseniz, buraya tıklayın. Yalın dönüşümümüzün faaliyet alanını üretim dışı alanlara genişletmeye başladığımızda, kalabalığın ortasında tek başına dans eden bu videodaki adam gibiydik. Fakat erken benimseyenler çıkıp adım atmaya başladığında yalnız olmaktan kurtulduk.
4. ERKEN BENİMSEYENLERİNİZİ ROCK YILIDIZINA DÖNÜŞTÜRÜN. Bu direncin üstesinden gelmek için en iyi yoldur. (Çünkü her devrimin muhalifleri olur.) Erken benimseyenler herhangi bir şeyi denemeye karakteristik olarak heveslidirler ve bizim açımızdan kaizenin potansiyelini göstermemiz için büyük fırsat oldular. Erken benimseyenler, saygı gören liderler ve on yıllardır Philips’le birlikte olan kişiler açısından çok şanslıydık. Yalın düşünce sayesinde, iyileştirmenin hızına tanık olan insanlar da değişti ve dönüşüme katılmaya karar verdiler. Onlar da, bir rock yıldızı olmak istediler! İşte o zaman bir momentuma sahip olduk.
5. YALINI HERKESE ÖĞRETİN. Liderliğin ne kadar etkili olabileceğine bir örnek de İcra Komitemizden geliyor. Bir yönetici, bahçıvanlar ve şoförler de dâhil olmak üzere takımının tamamının temel yalın eğitimleri tamamladığını belirtti. Devamlı, şoförünün bir sürü kaizen bularak en sonunda yıllık maaşından daha fazla tasarruf sağladığının hikâyesini hatırlatıyor. Aynı yöneticinin yeni rolünde yaşadığı bu olay, tüm çalışanları daima yalını öğrenmeye ve öğretmeye teşvik ediyor. İki yıldan daha kısa bir sürede işletmenin %100’ü yalın eğitimi almış oldu.
6. BİRKAÇ KRİTİK ARACA ODAKLANIN. Philips’te daha önce 100’den fazla araca aşamalı olarak odaklandığımız bir dönüşüm modelimiz vardı; oysa şimdi asıl olarak ikisini çok iyi uygulamaya odaklanıyoruz: günlük yönetim ve problem çözme. Bu değişim, yalın dönüşümümüzün en büyük itici güçlerinden biri oldu. Yalının, kurum genelinde yayılmasını kolaylaştırdı. Bunu şöyle düşünün: her evde herkesin kolaylıkla kullanabileceği bir çekiç ve de bir tornavida bulunur. Eğer kocaman bir malzeme deponuz varsa, içinde çoğu zaman ihtiyacınızın olmayacağı binlerce aletiniz olur. Biz Philips olarak, olabildiğince fazla çalışanın tamir edilmesi gereken en önemli şeylere odaklanmaları için tornavida ve çekiçlerini kullanmalarını istiyor ve bu tamir etme proseslerinde kullanılacak ortak bir problem çözme kültürünü inşa etmeye çalışıyoruz. Herkese, her şeyi öğretmiyoruz. Günlük yönetim bizim için temeldir çünkü o olmadan problemleri göremeyiz. Bunu kullanarak, ekiplerimiz diğer KPI’ların yanı sıra, sipariş alımı ve gelir için hedeflere ulaşıp ulaşmayacaklarını gerçek zamanlı olarak bilebiliyorlar. Bu sayede, kendilerini istenmeyen bir durumda bulmaktan kaçınmak için gerektiğinde rotayı yeniden ayarlayabiliyorlar. Günlük yönetim ve problem çözmenin yanında herkesin rahatlıkla kullanmasını istediğimiz birçok yalın araç var: Müşterinin Sesi, 5S, Değer Akışı Haritalama, Kaizen ve Standart İş. Philips İşletme Dönüşümü topluluğundaki bilgiyle donanmış Yalın Görevlilerimiz, hangi aracın ne zaman kullanılacağına yol göstererek görevlerini yaparlar. Birincisi ve en önemlisi, günlük yönetim ve problem çözme konularına her yerdeki odaklanma, organizasyon genelinde aşağıdan yukarıya tahmin edilebilirliği ve öngörüyü artırır, ileriyi berrak kılar.
7. BİR GERİBİLDİRİM KÜLTÜRÜ YARATIN. Biz, insanlara her zaman hangi proseste neyin daha iyi yapılacağını sorarız çünkü geribildirim olmadan gelişme mümkün değildir. Buna örnek verecek olursak; benzer görevdeki çalışanların birlikte gerçekleştirdiği öğrenme oturumları, en iyi uygulama örnekleri paylaşımları, geribildirim verme ve insanların birbirine soru sormaları. Bu gibi uygulamalar, muhteşem içgörüler sunar: mesela aralarında en etkili olanı benzer görevdeki çalışanların birlikte gerçekleştirdiği öğrenme oturumlarıdır. Aynı zamanda geribildirim verme ve alma, Yalın Liderlik eğitimlerimizin kilit unsurlarından biridir. Öğrenen organizasyonumuzda “hizmetkâr liderliğin” gelişimini hızlandırmaktadır.
8. İLETİŞİMİN ROLÜNÜ ANLAYIN. Sonradan anladığımız bir şey ise; meğer Philips’in iletişim dinamiklerini daha önce şahlandırabilirmişiz. Bu da değişimimizi hızlandırırmış. Sürekli iyileştirme sağlmanın ayrılmaz bir unsuru da başarılı iletişimi kurmak ve iyileştirmeyi bunun üzerine inşa etmektir. Başarılı dönüşüm hikâyeleri yaşamış insanlara sorup kişisel deneyimlerini anlattırın. Biz bugün, başarılarımızı ve en iyi uygulama örneklerimizi yaymak için Yammer gibi sosyal medya platformlarını kullanma hızımızı artırmaya yönelik bir yolculuk içerisindeyiz. Hızlıca dönüşüm sağlayabilmek için takımlar kurarken doğru kişilere (konu uzmanlarına) ulaşmak ve ilham almak için en iyi uygulama örneklerine anında ulaşmak üzere bir bütün olarak bilgi yönetimine yaklaşımımızı yapısal olarak iyileştiriyoruz.

Philips’in uçtan uca proses zincirinde çeşitli pozisyonlardaki farklı insanlar performans konularında çalışmak için bir araya geldiğinde aynı dili konuşur ve aynı şekilde çalışırlar. İster Satış, ister Pazarlama, Ürün Yönetimi, Servis, Ar-Ge ya da Üretim olsun; hepsi günlük yönetim ve problem çözmeyi, doğru liderlik davranışlarını ve etrafındaki dili bilirler. Bunun sonucunda da farklı farklı adalarda çalışmak yerine artık köprüler inşa edebiliyorlar. Yalın Düşünce, işletmemizin dönüşümünde çok kritik bir imkân sağlayıcı haline işte bu şekilde geldi.

Yakın zamandaki bir iletişimimizde, CEO’muz: “Yalın ve günlük yönetimin her yere böylesine yayıldığını görmekten ve Philips’teki ekip arkadaşlarımın ben böyle konuşurken neyden bahsettiğimi doğrudan anlamalarından dolayı çok mutluyum.” dedi. İşte bu, yalına bağlılığın Philips’in en üst seviyesindeki halidir.

Bu ipuçlarını değerli bulmanızı umuyor ve sizlerin adına yalın dönüşümleriniz için en iyisini diliyoruz.

Çeviren: Fırat Baban – Yalın Enstitü Araştırma Sorumlusu
Kaynak: https://planet-lean.com/philips-lean-transformation/ (7/11/2019)
Yazarlar:
Carolyn Lum – Philips Mükemmellik ve Sürekli İyileştirme Bölüm Başkanı, Kıdemli Başkan Yardımcısı
Jakob Brix Danielsen – Sürekli İyileştirme Grubu Kıdemli Yöneticisi