Sınırsız ve rekabetçi bir pazarda ayakta kalabilmek için şirketlerin giderek daha verimli başka bir deyişle daha “yalın” olması gerekmektedir. Peki işletmeniz gerçekten yalın mı?  Sadece üretimin değil, çalışma alanlarının da üretkenliği ve verimliliği söz konusu.  Ofis ortamınızı düşünün. Çalışma alanlarınızın gerçekten yalın olduğunu düşünüyor musunuz?  Tam zamanlı bir çalışan, gününün yaklaşık 3’te 1’ini ofiste geçirmektedir. Bu sebeple, ofis ortamı çok önemlidir. Kötü çalışma koşulları, hastalık ve stresin yanı sıra, çalışma verimliliğini düşüreceğinden ötürü, israfa ve bunu takiben önemli bir zaman ve para kaybına neden olmaktadır. Performansın ve verimliliğin artmasında ofis kurgusunun da büyük ölçüde önemli olduğu artık birçok firma tarafından bilinen ve kabul edilen bir gerçek. Günümüzde işler, rekabet ve  teknoloji o kadar hareketlendi ki geçmiş yüzyıla hakim olan yönetim ve liderlik anlayışının değişmesi ve örgütlenme modellerinin radikal olarak dönüşüme ugramasını gerektirmektedir. Yalın düşünce ile değişen iş kültürü ve çalışma alışkanlıklarıyla birlikte geleneksel çalışma alanları işlevini yitirmektedir.  Bu dönüşümle birlikte, platform tarzı yapılanma ve örgütlenme söz konusudur. Ofisteki çalışma mekân kurgularının ve tasarımlarının da bu yeni düzene uyum sağlaması gerekmektedir. Bu nedenle, yalın entegre ofislerinin iç mekanları, maliyetin azaltılması, iletişim sorunlarının en aza indirilmesi, süreçlere değer katmayan faaliyetlerin, mesafelerin azaltılması ve ortadan kaldırılması, birlikte esnek çalışma alanlarının oluşturulması, verimin arttırılması, iş ve performans ile ilgili görselliği yüksek fonksiyonların etkinliği ve çalışma alanının daha iyi kullanılması ile ilgili konulara yönelik bir anlayışla yeniden tasarlanmalıdır.

Yalın Çalışma Alanları

Yalın çalışma alanları ve ofisler tasarlamak için dikkat edilmesi gereken belli 3 temel ilke vardır:

1.İhtiyacı belirleyin

Bugün en kusursuz firmaların, önemli müşterisinin aslında süreçteki iç müşteriler yani firma çalışanları olduğunu söylenebilir. Çünkü firma içindeki iç müşterilerimizin verimi, kalite ve yaratıcılığa artırdıkça nihai müşteriden maksimum memnuniyet sağlamış oluruz. Bu sebeple çalışanlar ve müşterinin ihtiyacını belirleyip, bu ihtiyaca göre bir ofis kurgusu yapılmalıdır. Mekân tiplerini, müşterinin çalışma türüne göre çeşitlendirmeli ve çalışma türünden doğan ihtiyaca yönelik esnek mekanlar kurgulamalıyız. Tasarlanan çalışma alanları, çalışanların farklı bilişsel, davranışsal, fiziksel ve sosyal ihtiyaçlarına yanıt vermelidir.
Figür 1 : Çalışma Alanı Tipleri (Kaynak: www.ekoyapı.org , avci architects)

Çalışanların kendilerine en uygun yerde ve zamanda ihtiyaç duydukları kişilerle çalışabilmelerini sağlayan çeşitli çalışma alanları yaratılmalıdır. Bu çalışma alanları çalışanların odaklanma, sosyalleşme, öğrenim ve işbirliği gibi çeşitli ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde, birincil çalışma alanları, ortak alanlar, eğitim, toplantı ve sosyal alanlar olacak şekilde çeşitlendirilmelidir. İletişimi destekleyen ve teknolojik çözümler sağlayan; farklı büyüklük ve ölçeklerde, farklı kullanım amaçları sunan ve kişiler arası etkileşime imkan verme oranı birbirinden farklı alanlardan oluşan görselliği yüksek bir ofiste; çalışanlara, hedefleri ve ihtiyaçları doğrultusunda kendilerine en uygun çalışma alanını seçme özgürlüğü ofisler tasarlanmalıdır.

1.1 İhtiyaç: İş Birliği

Yalın düşünce eski hiyerarşik ve bürokratik yapı yerine çoklu yetkinlik barındıran iş takımları halinde yapılanmayla müşteri ile direkt iletişim temeline dayanır. Birçok Japon firmasında bugün CEO ve üst seviye yöneticiler alt kademe beyaz yakalılar ile aynı açık ofiste arttırılmış seffaflık ve iletişim içerisinde çalıştıkları gözlemlenmektedir. Buradan yola çıkarak geçmişteki hiyerarşik düzenin yerini yönetim ve işleyiş açısından birbiriyle ilişkili departmanların bir arada çalışmaya olanak sağlandığı ve bilgi akışının en kolay şekilde yapıldığı, şeffaf bir yerleşim planı almalıdır. Müşteri ile direkt diyalog halinde olmak ve gereğini yapmak için yukarıdan yönlendirme ile harekte geçmek alışkanlığından da vazgeçmek gerekmektir. Bu durumda, ofis çalışanlarının üstlerine bakmak yerine platform ortaklarına ve yaptıkları görevin müşterisine yakın olmak, bakmak zorunluluğu mevcuttur. Bunların sonunda ofis ortamlarının, ofis yerleşimlerinin de değişmesi, esnek ve değişkenliğe açık olması gerekmektedir. Bazı ofis ortamları iş takımlarının oluşumuna imkan veren tertip ve düzende olması gerekmektedir (Resim 1).
 Yöneticiler üst katlarda kapalı odalarda oturmak yerine ofis çalışanları ile beraber veya çok yakınında olmak, açık ofislerde işbirliğine dayalı bir çalışma ortamında bulunmaktadırlar (Resim 2).

1.2 İhtiyaç: Öğrenme

Yalın ofislerde, sürekli gelişimi destekleyen öğrenme alanlarının yaratılması çok önemlidir. Çalışanın isle ilgili doğrudan veya dolaylı yoldan alakalı konularda kendini geliştirmesi ve geliştirmeye istekli olmasında öğrenme alanlarının tasarımının etkisi büyüktür. Kütüphane ve okuma alanlarının yanında, çalışanların birbirinden öğrenebilecekleri farklı öğrenme ihtiyaçlarına göre tasarlanmış, konferans vb.  alanların da yaratılması gerekmektedir.
Resim 3: Farklı öğrenme ihtiyaçlarına göre düşünülmüş öğrenme alanları

1.3 İhtiyaç: Odaklanma

Yalın ofislerde, odaklanma gerektiren işler için çalışma alanları düşünülmeli ve tasarlanmalıdır. 1 kişinin tek başına veya 2-3 kişilik grupların çalıştığı çalışma kovanları odaklanma için iyi bir çözüm önerisi oluşturmaktadır (Resim 4).
Resim 4: Odaklanma alanları

1.4 İhtiyaç: Toplanma
Resim 5: Farklı toplanma çeşitlerine alanlar

Farklı ihtiyaçlara göre toplantı alanları kurgulanabilir. 1 saat süren bir toplantı ile günlük düzenlenmesi gereken 10 dakikalık toplantıların ihtiyaçları farklıdır. Uzun toplantılar için büyük bir masa, herkese yetecek kadar sandalye ve masa gerekliyken, 10 dakikalık toplantılar için bunlara ihtiyaç yoktur.

1.5 İhtiyaç: Sosyalleşme

Kurum kültürünü ve çalışanların aidiyet ve bağlılığını güçlendirmek, çalışanlar arasında iş birliğini geliştirmek adına aktivite temelli çalışma ve yaşayan ofis anlayışı oluşturulmalıdır. Bireyselliğin arka planda kaldığı, örgütsel öğrenmenin desteklendiği kollektif çalışma alanları ve sosyal alanlar tasarlanmalıdır.
Resim 6: Sosyalleşme Alanları

İnsan odaklı bir anlayışla kurgulanan, esneklik ve hareket özgürlüğü sunan aydınlık ofislerin; verimliliği, çalışan mutluluğunu, kuruma bağlılığı, üretkenliği ve performansı yükselttiği gözlemlenmektedir. Gün ışığı ve temiz havadan maksimum düzeyde faydalanmayı hedefleyerek, iç mekanda da ofis çalışanlarına bir takım sosyal alanlar yaratılmalı ve iş hayatında sosyalleşme sağlanmalıdır.

2. Akışa Odaklanın

Sürece değer katmayan aktiviteler sadece üretim bantlarında değil, idari ve ofis süreçlerinde de görülmektedir. Müşteriden ilk siparişin alındığı andan itibaren, sürecin baştan sona akışını ve her bir iş sürecini tanımlayarak değer akış haritası çizilmelidir. Mevcut durum analizinden sonra, sürece değer katmayan aktiviteler saptanmalıdır.  Bu aktivitelere neden olan ofis tasarımıyla ilgili sorunlar belirlenmelidir. Bunlar; koordineli çalışan departmanların farklı ofisleri kullanmasından kaynaklanan bilgi akışında bekleme tarzı israflar olabilir. İsrafın süreçten çıkarılması için, ofis yerleşim planlarının buna göre düzenlenmelidir.  Ofis planlarındaki bu düzenleme; ekip üyeleri arasındaki iletişim sorunlarını, bekleme, gereksiz işlem ve hareket gibi israfları ortadan kaldırır. Tasarım anlayışı bu israfları ortadan kaldıracak şekilde şekillenmelidir.  Figür 2 ve 3 ‘te bir ofis ortamındaki yerleşim planının, akışın en hızlı akacağı şekilde düzenlenmesiyle verimi artırdığı bir yalın ofis örneğindendir. Yerleşim planlarının önce ve sonrası gösterilmektedir.

Figür 2: Bir ofisteki yerleşim planı ve gereksiz hareketler   

Figür 3: Ofisteki yalın dönüşümden sonraki yerleşim planı

3. Görsellik ve Ofis Düzeni

Görsellik ve 5S ofis ortamında en az üretimdeki kadar önemlidir. Çalışma alanlarında artırılmış görsellik uygulanmalı ve 5S ile düzenlenmelidir. İş ve performansın paylaşıldığı, erişimin mümkün olduğu anlaşılması kolay panolar ve diğer görseller kullanmalı, gereken anlık bilgiler iletilmelidir.   
Resim 5 BCG Digital Ventures’ New York office. CREDIT: Aaron Thompson

Yalın Bir Çalışma Ortamı:
Yalın Enstitü Merkez Ofis

Yalın bir ofis anlayışı için pahalı tasarımlara veya çok büyük alanlara ihtiyaç yok. Bunun en güzel örneğini Yalın Enstitü ofisimizde görebilirsiniz. Yalın çalışma kültürü, ofis yerleşimini de etkilemektedir. Öncelikle, Yalın Enstitü başkanımız Yalçın Bey ile aynı masada çalışan stajyerlere baktığımızda yalın çalışma kültüründe, ofis içindeki hiyerarşinin yatay olduğunu görebiliriz. Üstelik ofiste kimsenin kendine ait bir masası da yok. Herkes, istediği yerde çalışabilir. Çalışma ihtiyacına göre içinde yerini değiştirebilir. Bu çalışma ortamıyla iç içe geçmiş öğrenme alanları da mevcuttur.


Yalın Enstitünün ofisinde 5S uygulanmış çalışma alanları ile birlikte bu çalışma alanlarında görsellikte uygulanmıştır.

Yalın Enstitü’nün Yalın Ofis Tasarımı ile vereceği hizmetler:

1. Çalışma alanları ihtiyaçlarının belirlenmesi, tasarlanması
2. Değer akış haritalarına göre; ofis yerleşim planlarının hazırlanması
3. Mimari planların hazırlanması
4. Tasarıma uygun malzemelerin seçilmesi
5. Ofiste görsellik, 5S vb.
6. Yalın Ofis dönüşümü için danışmanlık, koçluk ve mentörlük hizmetleri

Didem Uğurlu
Mimar, Msc
Yalın Enstitü – Yalın İnşaat Araştırma Görevlisi
İstanbul Teknik Üniversitesi – Proje ve Yapım Yönetimi Programı Doktora Öğrencisi