Türkiye’de Yalın Sağlık veya Yalın Hastane’den bahseden herkes kliniklerdeki ya da bazı destek süreçlerde gerçekleştirilen noktasal iyileştirmelerden bahsediyor. Bazı sunumlarda ise kalite ve akreditasyon çalışmaları ön plana çıkıyor.
Yalın Enstitü Yalın Sağlık Ekibi olarak biz Bütünsel Yalın Hastane dönüşümünden yanayız ve bu yaklaşımı Yalın Dönüşüm Evi ile modelliyoruz. 25 yıla varan deneyimimize dayanarak arzulanan dramatik iyileşmelere ancak bu yaklaşımla ulaşılabileceğine inanıyoruz.
Yalın Enstitü olarak faaliyete geçtiğimiz 2002 yılından bu yana 400’den fazla Yalın şirket projesi gerçekleştirdik. Devam etmekte olan aktif şirket proje sayımız 50’nin üzerindedir. Yalın düşünce konusunda derin bilgi ve saha deneyimi olan 36 arkadaşımızla gerçekleştirmekte olduğumuz çalışmalardan elde ettiğimiz engin deneyimlerimiz bulunuyor ve bu deneyimi sağlık sektörüne ve hastanelerimize de yansıtabileceğimizi düşünüyoruz. Deneyimlerimize dayanan ve aşağıda sizlerle paylaştığımız Yalın Dönüşüm önerilerimizi dikkate alacağınızı ümit ediyoruz.
Zaman içinde web sitemizde yayınlayacağımız yazılarımız ile aşağıda kısaca özetlemekte olduğumuz önerilerimizin her birini gelecekte ayrı ayrı ve ayrıntılı biçimde ele alacağız.
Yalın Sağlık konusunda çözüm ortağımız olan ThedaCare Center for Healthcare Value Amerika’da Sağlıkta Yalın Dönüşüm’ün öncü kuruluşlarındandır. ThedaCare Center for Healthcare Value’in kurucusu, Wisconsin eyaletindeki ThedaCare hastaneler zincirinin eski CEO’su ve sağlık sektöründe yalın dönüşümün önde gelen uygulayıcısı bir hekim olan Dr. John Toussaint, aynı zamanda yalın düşünce konusunda önemli bir düşünür ve yazardır. Toussaint’ın kitapları Yalın Sağlık konusunda en çok satanlar listesindedir. ThedaCare Center for Healthcare Value, Ekim 2015 tarihinde ThedaCare’in öncülük ettiği toplam 11 sağlık kuruluşundaki Yalın Dönüşüm’den edinilen tecrübeyi belgeleyen 16 sayfalık bir makale yayınladı.¹
Bu önemli makalede “Değere Odaklanmak, Değişimi Yaygınlaştırmak” ve “Sağlık Kuruluşlarında Dönüşümü Gerçekleştirmek için Sistem Yaklaşımı” okuyucuların faydalanacağı bir biçimde anlatılıyor. Bu özet niteliğindeki dokümanı daha iyi anlayabilmek için Dr. Toussaint’ın 2015 yılında yayınladığı “Management On the Mend²” kitabı ile Kim Barnas’ın 2014 yılında yayınlanan “Beyond Heroes³” Kitabını da derinlemesine okumanın faydalı olacağı düşüncesindeyiz. Bu kaynaklar sağlık sektörüne yönelik olarak hazırlanmış olmakla beraber, Yalın Enstitüler olarak benimsediğimiz ve uzun yıllardır emek verdiğimiz Yalın Dönüşümde Sistem Yaklaşımına destek veren çok önemli kaynaklardır. Bu kaynaklar yalın Enstitü olarak kuruluşumuzdan bu yana gerek düşünsel platformda gerekse uygulamada üzerinde çalıştığımız Yalın Dönüşüm Evi ve Dönüşüm Fazlarına destek verdiği gibi kapsamlı içerikleri ile yeni bir boyut da getirmektedir.
Aşağıda modellenen Yalın Dönüşüm Evi ve Yalın Dönüşüm Yol haritasına geçmeden önce bir nokta önemle vurgulanmalıdır. Bu önemli nokta, çalışmalara üst yönetim (yönetim kurulları, CEO veya Genel Müdürler, Tıbbi, Hasta ve Hemşirelik Hizmetleri direktörleri, vb.), İnsan Kaynakları ve Mali İşler Yöneticileri ile Bilgi İşlem sorumluları aktif olarak katılmadığı takdirde, arzu edilen sonuçları elde etmenin ve bu sonuçları sürdürebilir kılmanın mümkün olmayacağıdır.
Bu tespitten sonra artık Yalın Dönüşüm Evi’nin ışığında Yalın Dönüşümü başarı ile gerçekleştirebilmek için olmazsa olmaz noktaları özetleyebiliriz.
1) Sağlık kuruluşu veya hastanede operasyonel mükemmeliyet çerçevesinde yapılacak çalışmaları başlatmak ve yönetmek için üst düzey yönetim tarafından gerçekleştirilecek olan ön hazırlıkları tamamlamak büyük önem taşır. Bu hazırlıklar yapılmadan acele ile başlatılacak çalışmaların çok kısa zamanda aksadığını geçmiş deneyimlerimizden biliyoruz. Operasyonel mükemmeliyet çerçevesinde yürütülecek bu ön hazırlık aşamasında değişimin gerekliliği, gerekçesi tanımlanmalı ve ‘Gerçek Kuzey’ hedefleri rakamsal olarak belirlenmelidir. Bu hedefler:

• İlk seferde doğru tanı ve tedaviyi gerçekleştirerek ve ilk müdahale, tanı ve tedavi sürelerini kısaltarak Kaliteyi Geliştirmeye,
• Hasta ve Çalışan Güvenliğini güvence altına almaya,
• Hasta memnuniyetini arttırmaya,
• Çalışan memnuniyetini arttırmaya ve
• Maliyetleri (İsrafları) azaltmaya ilişkin kurumun gerçek kuzeyini gösteren hedefler olmalıdır.

Bu ön hazırlık aşamasında ;

• Yalın Dönüşümün Amacı tanımlanmalı,
• Örgüt yapısı gözden geçirilerek, yeni Yalın Örgüt Yapısı tasarlamalı ve bu yapıyı hayata geçirmek için atılacak adımlar belirlenmeli,
• 5-8 maddeden oluşan Gerçek Kuzey Hedefleri bağlamında ve en üst seviyeden başlamak üzere; yukarıdan aşağıya/aşağıdan yukarıya/yatay yönde hedef birliği sağlanmalı,
• Kurumsal değerler ve prensipler belirlenerek üst, orta ve ilk kademe liderler ve diğer çalışanların davranış birlikteliği sağlanmalı ve
• Diğer Sağlık kuruluşları ile karşılaştırmalı değerlendirme (Benchmark) yapılmalıdır.

2) Yalın Dönüşüm çalışması ilk olarak pilot olarak seçilen bir alanda (Model Birim) başlatılmalıdır.
Bu aşamada mevcut ve gelecek durum değer akışları belirlenmeli ve gelecek duruma ulaşmak için yapılması gerekenleri içeren aksiyon planı hazırlanmalı, kaizen/iyileştirme çalışmaları başlatılmalı ve etkin biçimde yönetmeli, hedeflenen sonuçlara ulaşmaya yönelik karşı önlemler alınmalıdır.
3) Merkezi Yalın Ofis birimi oluşturulmalıdır.
4) Model birimdeki Standart Yalın Dönüşüm Uygulamaları diğer birimlere de uyarlanarak yaygınlaştırılmalıdır.
5) Model birimden başlanarak ve zaman içinde bütün kuruluşta yayılacak şekilde Günlük Standart Yönetim Sistemi hayata geçirilmelidir.
6) Yalın Liderlik Davranışları yukarıdan aşağıya tüm seviye liderler için belirlemeli, bu davranış biçimlerinin yerleşmesi için gereken adımlar atılmalı ve model birimden başlayarak bu süreç etkin biçimde yönetilmelidir.
7) Yalın dönüşümü gerçekleştirebilmek için Destek Birimlerinde de yalın çalışmalar başlatılmalı (İnsan Kaynakları, Finans ve Mali İşler, Satın Alma, Bilgi İşlem, vb.) ve bu çalışmalar ile çalışan gelişimi sağlanmalı, finans ve mali işler yalınlaştırılmalı ve bilgi işlem sistemlerin birimlere daha iyi hizmet sunması ve planlanan iyileştirmelere destek vermesi sağlanmalıdır.
8) Çıkabilecek engeller ile mücadele edilmeli ve dönüşümün seyri aktif olarak gözetilmelidir.
9) Kurum bütününe yayılan Entegre Yalın Dönüşümün sürdürülmesi sağlanmalıdır.
Yukarıda belirttiğimiz kısa yol haritasından da anlaşılacağı üzere Sağlıkta Yalın Dönüşümü istenilen sonuçları elde edecek şekilde gerçekleştirmek için çok iyi bir hazırlık ile çok iyi ve kapsamlı bir planlama yapmak gerekir.
Özellikle ilk aşamalarda, kurumlar kendi deneyimli kadrolarını yetiştirinceye kadar, Yalın Dönüşüm saha deneyimi ve kanıtlanmış başarı öyküsü olan dışarıdan bir yol gösterici veya rehbere ihtiyaç olacaktır.
Gerçekleştirdiğimiz görüşmelerde, paylaşım ve sunumlarda çok iddialı ancak bütünsel olmayan planlara sıklıkla rastlıyoruz. Geçmiş yıllardaki birçok iyi niyetli girişimin başarısızlıklarına şahit olduktan sonra edindiğimiz deneyimleri günümüzün çok iyi niyetli proje yöneticilerine de aktarabilmek arzusundayız. Yalın yolculuğa çıkacak tüm proje yürütücülerine geçmişte pek çok örneğine tanık olduğumuz zaman, moral, fırsat ve bütçe kayıpları yaşamadıkları, doğru planlanmış ve doğru uygulanan bir yalın yolculuk diliyoruz.

Yalçın İpbüken

Başkan

Yalın Enstitü

Referanslar:

1. White Paper on Healthcare Transformation – Targetting Value, Spreading Change, October 2015 (publication of ThedaCare Center for Healthcare Value)
2. Toussaint J.S, Adams E. Management on the Mend: The Healthcare Executive Guideto System Transformation, ThedaCare Center for Healtcare Value, Appleton, WI, USA, 2015
3. Barnas K, Adams E. Beyond Heroes: A lean Management System for Helathcare. , ThedaCare Center for Healtcare Value, Appleton, WI, USA, 2014