Günümüzde yaşanan, beklenmedik bir şekilde hayatımızı etkileyen savaşlar, terörizm, göçler, küresel ısınma ve virüs salgınları gibi gittikçe büyüyen zorluklar yaşam şekillerimizi kökten değiştirmektedir. Bu değişim bireylerin hayatlarını değiştirmekle beraber en küçükten, Uluslararası faaliyet gösteren en büyük şirketlere kadar bütün iş dünyasının da çalışma şeklini değiştirmeye başlamış ve değiştirecektir.

Zaten rekabet kıskacında olan firmalar felaket senaryolarını bizzat yaşayarak artık hayatta kalmaya çalışmakta, ölüm kalım mücadelesi vermekte ve gerçek mükemmel bir kriz yaşamaktadırlar. Üretim yapmaya devam edebilen firmalar stratejik planlarını dahi günlük yönetmek durumuna gelmişlerdir. Gelmek zorundadırlar.

Firmalar bildiğiniz gibi hem müşteri hem de tedarikçi durumundadırlar. Tedarikçi durumundayken firmaların, müşterileri için neyin değer olduğunu ve ürettikleri Ürünün veya Hizmetin a dan z ‘ye her aşamasının çok iyi bir şekilde anlaşılmasının bu kriz ortamında önemini kavramalıdırlar. Ürünlerini tasarım aşamasından başlayarak müşteriye sevkiyata kadar olan süreçlerini israftan kaçınarak yönetmek zorundadırlar. Müşteriye rekabetçi olmayan fiyatlarla, kalitesi düşük, tam zamanında sevkiyat yapamayan yani problem çözme yeteneği düşük firmalar, Ana Sanayi Firmalarının Tedarikçi Değerlendirme Sistemlerince eleneceklerdir. Çünkü, Ana Sanayi Firmaları bu elemeyi yapmak zorundadırlar.

Peki bu değerlendirme sistemleri nelerdir? Günümüz koşullarında bu sistemlerde iyileştirilmesi gerekli konular nelerdir?

Türkiye’de 1990’lı  yıllarda önem kazanmaya başlayan Toplam Kalite çalışmalarıyla beraber hatanın üretilip sonrasında tespiti anlayışının

Terk edilmeye başlamasıyla nihai müşteride görülen, müşteri memnuniyetsizliğine sebebiyet veren proseslerin iyileştirilmesi için ilk adımlar Otomotiv Ana Sanayi Firmaları önderliğinde başlamıştır. Ürünlerin %60’ından fazlasını oluşturan Tedarikçilerin ürettiği ürünlerin montaj hattına ya da Satış Sonrasına sorunsuz gitmesi için Tedarikçilerin prosesteki zafiyetleri Ana Sanayi Firmaları tarafından oluşturulan muayene planları doğrultusunda izlenir. Yani üretim hattına ve müşteriye kalitesiz ürünlerin gitmemesi için kalite kapıları oluşturulur. Bu kalite kapılarının oluşturulması Proaktif bir yaklaşımın gereği olarak hatalar çıkmadan öngörülmesi için kullanılan önleyici teknikler aracılığı ile sağlanmaktadır. ISO 9000 2015 versiyonunda daha da öne çıkan süreç bazlı Risk Değerlendirmeleri şu anda birçok firmada hala iyi anlaşılmamış bir konu olarak karşımızda durmaktadır.

Ana Sanayi Firmalarının Tedarikçiler ile ilgili Risk değerlendirmelerinde, öncelikle sisteme yeni dahil edilecek Tedarikçilerin yani İş Ortağı adayının Ürettiği ürünü bilen, Kalite sistemlerini belge almak için kurmamış gerçek anlamda Yerinde Kalite Üreten ve Tasarım yeteneğine haiz Tedarikçilerin bulunması gerekliliği öne çıkmaktadır. Tedarikçilerde bu tip elemeleri geçip büyük firmaların Tedarikçi havuzunda yer alıp sürekli kalabilmek için Yalın Prensipleri doğrultusunda Ürün geliştirip, Üretim hatlarını müşteri istekleri doğrultusunda israflardan arınmış şekilde tasarlayabilecek yetkinliklere kavuşmaları gerekmektedir. Ana Sanayiler tarafından yapılan Yönlendirilmiş Geliştirme Programlarıyla Tedarikçilerini geliştirmeye çalışan Ana Sanayilerin kısmen geliştirmeyi başardığı şanslı Tedarikçilerden   olamayan ve bu Tedarikçilerin rakipleri olacak firmalar kendilerini geliştirip Ana Sanayi Firmaları ile ortak kalite dilini konuşabilmeleri gerekmektedir. Bu gelişim faaliyetleri birçok Ana Sanayi Firmasının da yaptığı gibi konunun uzmanı Danışmanlık firmalarından Danışmanlık ve Eğitim alınması bu süreci kesinlikle hızlandırmaktadır.

Ana Sanayi Firmalarının sistemlerine dahil edecekleri firmaları öncelikli olarak Potansiyel Tedarikçi Denetimine tabi tutarlar. Bu denetleme öncesi ileride oluşabilecek iletişim kaynaklı hataları sıfırlamak için Yalın bir Tedarikçi Devreye alma süreci kapsamında Tedarikçilerin bilgilendirilmesi önemlidir. Üretilecek ürünün önemine binaen, Ürünün fonksiyonel özelliklerini ve detaylı teknik spesifikasyonlarını, tedarikçilerin faaliyetlerinin Ana Sanayi tarafından detaylı bir şekilde gözlemlenebilmesi için Tedarikçiye gönderilmelidir.  Hem fonksiyonel spesifikasyonlar hem de detaylı teknik şartnameler, Satınalma Şartnamesi ve dolayısıyla sözleşmesinin alt parçalarıdır. Tedarik süreciyle ilgili yapılan risk değerlendirmelerinde ortaya çıkan risklerin çoğunu ortadan kaldıran bir doküman olduğu için eksiksiz hazırlanmalı ve Firma Avukatlarınca onaylanması gereklidir.

Potansiyel Tedarikçilere, Satınalma Şartnamesi ile beraber Yeni Ürün Devreye Alma Planı, Teknik Resimler, Kalite Spesifikasyonları, Lojistik Spesifikasyonları, Satış Sonrası Servis  Spesifikasyonları , Üretim Tesisi, Kalıp ve Ekipman Özellikleri ile Ölçüm Cihazları için gerekli özellikler, Teklif İsteme Formları ile beraber gönderilmelidir. Bu dökümanların Ana Sanayi Uzmanlarınca Tedarikçilerin anlayabileceği şekilde Yalın bir yaklaşımla hazırlanmalıdır. Bu Dökümanlar öncelikle Anasanayi Satınalma Uzmanlarınca/Satınalma Kalite Uzmanları tarafından anlaşılıp Tedarikçilere anlatılabilmelidir. Burada Ana Sanayi Satınalma Uzmanlarının iyi yetiştirilmiş olması kritiklik arz etmektedir. Ayrıca bu dökümanların sadece Kalite Denetimlerinden geçebilmek için amaca gerçek anlamda hizmet etmeyecek şekilde hazırlanması veya değişiklikler olduğunda güncellenmemesi  katma değer yaratması gereken bu sürecin gereksiz zaman kayıplarına yol açan, iletişim kaybını arttıran bir israf alanı haline gelebilmektedir. Bu tip

problemler yaşayan Ana Sanayilerin mevcut Satınalma Süreçlerinin Değer Akış Haritalarını çıkarmaları ve aksayan noktalarını belirleyip Gelecek Durum Değer Akış haritalarını çıkarmaları israfların azaltılmasına büyük katkı sağlayacaktır.

Tedarikçi tarafında ise Müşteri istekleri doğrultusunda hazırlıkları yapacak proje ekipleri, yapılacak hazırlıkları konuları anlamadan bilinçsizce yapmaları ve sadece Kalitecinin bu aşamada Ana Sanayinin isterlerini dökümanlara veya Ana Sanayi Portalına işlemeye başlaması, Üretim gerçeklerinden farklı Dökümanlar üretilmesine yani israflara yol açmaktadır. Çünkü Ana Sanayi tarafından Gemba (Değerin yaratıldığı yerde yapılan gözlem) yapılırken yani Ürünün üretilme sürecinin ön kontrolünde veya parça onayı alana kadar yapılan diğer kapasite ve ön seri denetimlerde bu eksiklikler belirlenip denetimlerinde tekrar tekrar yapılmasına projenin gecikmesine veya Tedarikçinin devre dışı bırakılmasına sebebiyet vermektedir.

Dolayısıyla Tedarikçi Üst Yönetimi  bu tip kayıpları yaşamamak için tasarım yeteneği ve Müşteri istekleri doğrultusunda ürettiği Ürün ile ilgili otorite olacak şekilde İnsan Kaynaklarını geliştirip günümüzde en çok ihtiyacımız olan tasarım yeteneği yüksek İnovatif yerli Tedarikçilerden olmalıdırlar.

Tedarikçilerin, tasarım yeteneklerini bugünden yarına iyileştirmeleri imkansızdır. Bu seviyelere iyi bir planlama ile ulaşılabilir. Uzun vadeli 5 yıllık veya 3 yıllık şirket hedeflerine ARGE ve ÜRGE yeteneklerinin geliştirilmesi konulup yıllık Hoshin hedeflerinin içinde bu çalışmalar izlemeye alınmalıdır. Bu faaliyetlerin sonucunda bilinmelidir ki, klasik maliyet muhasebesinde %5’lik bir maliyet payı olan Tasarım sürecinin öncelikli olarak başarısı kanıtlanmış Yalın Ürün ve Proses Geliştirme (Lean Product and Process Development-LPPD) modelini uygulayarak Toplam maliyetin %70’ine etki eden Tasarım sürecinizi başarılı bir şekilde geliştirip yönetebilirsiniz.

Ana Sanayi Firmaları bu seviyelere ulaşmış Tedarikçiler ile beraber Tasarım (Codesign) yapmayı tercih edeceklerdir. Bu Tedarikçiler diğer Tedarikçiler üstünde yer alan Codesigner seviyesine yükselecekler ve Ana Sanayilerin Uzun Dönemli çalışmak isteyecekleri firmalar haline geleceklerdir. Tasarım yeteneğine sahip Yalın Ürün ve Üretim Geliştirme (LPPD) metodunu kullanan Tedarikçiler, Erken Ürün ve Ekipman Yönetimi Sayesinde mevcut tecrübelerinden yararlanıp israflarını Ürün ve Proses tasarımı sırasında minimize edip yüksek kalite, düşük Üretim, Bakım ve Servis maliyetlerine ulaşacaklardır. Bu seviyedeki firmaların ürünleri Ana Sanayi Firmalarında kontrole tabi tutulmadan direkt olarak Üretim bandına tam zamanında (Just in Time-JIT)  sevk edebilir Otosertifikalı Tedarikçi olacaklardır. Başka bir deyişle bu Tedarikçiler kaliteyi yerinde üreten Tedarikçiler olacaklardır. Böylece, Tedarikçilerin performansını izlerken kullanılan ıskarta,iade ve ekstra yapılan kontrol denetimleri gibi katma değer yaratmayan Ana Sanayi aktiviteleri (hepsini israf olarak görebiliriz) sıfırlanıp sıfır hata ile çalışan Tedarikçiler ile çalışmanın avantajlarını  Ana Sanayi Firmaları yaşayacaklardır.

Bu tip Tedarikçiler ile Ana Sanayiler aynı Problem Çözme dilini konuşup, PUKÖ (Planla, Uygula, Kontrol Et, Önlem Al) yöntemiyle Yeni Ürün Devreye Alma ve Üretim problemlerini en kısa sürede takım halinde çözüp burada elde ettikleri tecrübeleri sisteme mal edip organizasyonlarının ve çalışanlarının sürekli öğrenmelerini ve gelişmeleri sağlamaktadırlar.

Sonuç olarak, Şirketler daha iyi ürünler tasarlamak için temel yapı taşı olan bireysel ustalığa/uzmanlığa sahip tasarımcıların geliştirilmesi için gerekli genel eğitim sorumluluğu Orta Öğretimden başlayıp Devlet Sanayi  işbirliği ile ele tekrar alınmalıdır. Şirketlerin İnsan kaynakları, çalışan gelişimi Lideri olmalıdır. Şirketler ister Müşteri pozisyonunda olsun ister
Tedarikçi pozisyonunda olsun aşağıda verilen üç soruyu tekrar tekrar kendilerine sorarak bireysel ustalığı/uzmanlığı desteklemelidirler;

SORU 1 ) Daha iyi ürünler tasarlamak için müşterilerimiz ,ürünlerimiz ve üretim süreçlerimiz hakkında bilgi edinmek için neye ihtiyacımız var?

SORU 2 ) Bilmemiz gerekenleri nasıl öğreneceğiz?

SORU 3 ) Hangi örgütsel yapılar ve rutinler öğrenmeyi en iyi şekilde destekleyebilir?

Bir sonraki makalemizde bu üç soruya cevap arayacağız.

Hazırlayan : Hakan KAFKASYALI