“Takeshi Uchiyamada’nın önemli bir problemi vardı. Toyota tarihinin en iddialı en yaratıcı otomobilini tasarlamak ve üretmek üzere Baş Mühendis olarak görevlendirilmişti. Program başlangıçta “G21” olarak kodlanmıştı. Tasarlanacak otomobilin mevcutlardan 1.5 kat daha yakıt ekonomisine sahip olması, 21.yüzyılın otomobili olması isteniyor ve üstelik bu otomobilin rekor kısalıkta bir zamanda pazara sunulması isteniyordu. İşlerin daha da çetrefilleşmesine sebep olan durum ise, Uchiyamada’nın ileri seviyedeki Hibrit motorlu aracı tasarlayacak, üretecek teknik ve ticari deneyime sahip olmaması idi.  Ayrıca Toyota’da hiçbir kimse tek başına gerekli olan teknik ve ticari deneyime sahip bulunmuyordu. Uchiyamada, bu programın başarısı için en kısa zamanda eşsiz bir işbirliğini, şeffaflığı ve karar vermede sürati sağlamak zorunluluğunda olduğuna karar verdi.

Uchiyamada’nın ilk keşfi MotorTeknolojisinde çığır açacak keşifte bulunmak ile ilgili değildi. Projenin başarısı için farklı disiplindeki uzmanları işin içine etkin bir şekilde katması ve hiç vakit kaybetmeden ve proje ait performans, maliyet ve kalite hedeflerinden hiçbir taviz vermeden  programı zamanında gerçekleştirmesi gerekiyordu.  Bunun için hepimizin son birkaç yılda öğrendiğimiz “Obeya Yönetim Sistemini” oluşturdu.  Yalın Enstitü olarak biz Obeya sistemini ilk defa birlikte işbirliği yaptığımız Japon TEC Firması Genel Müdürü Toshio Horikiri ve konu uzmanı danışmanları Takeshi Tanaka’dan öğrendik. Birçok yalın dönüşüm projesinde Obeya Sistemini başarı ile oluşturmaktayız. Ülkemizde bu sistemi başarı ile uygulayan bir kısım firmamız mevcuttur. Baş Mühendis olarak Uchiyamada her iki veya üç günde projeye dahil olan gerekli bütün teknik insanların bir araya gelip toplantı yaptıkları Obeya Odasının bütün duvarları Proje ile ilgili teknik bilgiler ile donatılmıştı. Duvardaki bütün bilgiler projeye dahil herkesin erişime tam zamanlı olarak açıktı. İlk önceleri G21 denen fakat sonradan Prius olarak adlandırılan otomobil bütün otomobil endüstrisini derinden etkiledi. Prius Yakıt ekonomisi çıtasını ciddi ölçüde yukarı çekti. Bütün rakipleri yıllarca geride bıraktı. Prius’un başarısında ekin rolü olan Obeya Sistemi, Toyota Ürün Geliştirme Sisteminin önemli unsurları arasında yer aldı.

“Michigan Üniversitesindeki Doktora çalışmalarım sırasında japonya’da araştırmalar yaparken 18 yıl önce Bay Uchiyamada ile tanıştım ve Obeya Sistemini kendisinden öğrendim. Tanıştığımız sırada Bay Uchiyamada bir kısım mühendisler ile birlikte Obeya Sistemini Standartlaştırıp bütün Toyota Ürün Geliştirme topluluğuna öğretiyordu.” Jim Morgan

Obeya Japonca büyük ve geniş oda anlamına gelmektedir. Prius programına dahil bütün fonksiyonlara dahil teknik insanların bu odada çalışması gerçekleştiriliyordu.

Buradaki zorluk, yeni otomobil programına dahil Toyota Geliştirme Takımının bir arada yerleşmeden  tam bir işbirliği ve projenin şeffaflığını Obeya sistemi yolu gerçekleştirmekten geçiyordu.

Sistemin esaslarını Uchiyamada şöyle tarif ediyordu:

1. Projeye dahil olan Mühendisler aynı mekanda çalışmıyorlar, projeye dahil fonksiyonların liderleri değişik zaman aralıkları ile bu büyük oda’da toplanıyorlar,
2. Etkin İletişim için kağıtlar kullanılarak gerçekleştirilen görsellik esastır. Her türlü program bilgilerini bulunduran kağıtlar duvarlara yapıştırılır. Bu bilgiler içinde tasarım alternatifleri, test sonuçları, performans hedeflerinin mevcut durumu, maliyet bilgileri, hedeflenen zaman planına karşılık mevcut durum bilgileri, tedarikçilerin hazırlık durumları yer alır. Tasarım takım üyeleri periyodik toplantılarda duvarlardaki bilgileri takip eder. Alt takım üyeleri esas takım toplantıları dışında bu oda da toplanırlar.
3. Obeya Odası, Ürün Geliştirme Programına uygun olarak yer değiştirir. İlk olarak, Mühendislikte başlar, Prototip Üretim Alanına, en sonunda Üretimin başlayacağı Fabrikaya taşınır. Program ilerledikçe toplantıların sıklığı da değişir. Ürünün üretimi yaklaştıkça toplantılar sıklaşır ve günlük olarak yapılmaya başlar. Prius Programı ve Obeya ile ilgili daha fazla bilgiye Jim Morgan’ın yazdığı ve Türkçesi “Toyota Ürün Geliştirme Sistemi” kitabından öğrenilebilir. Bu kitabı Yalın Enstitü’den temin edebilirsiniz.

Bu sene Toyota City/Toyota Şehrini ziyaret ettiğimde PUKÖ  çevrimi ile Obeya Sistemini geliştirdiğine şahit oldum. Gerçek zamanlı Ürün Geliştirme tartışmalarına CAD ve Simulasyon becerileri ile destek olduklarını yerinde gördüm. Ancak sistemin merkezini Görsel Yönetim oluşturuyordu. İletişimi ilerletebilmeye, şeffaflığı gerçekleştirmeye, fonksiyonlar arası entegrasyonu arttırmaya gayret ederek problemleri çabucak görmek ve çözümlemek istiyorlardı.

Şeffaflık ve işbirliği Ford’da Alan Mullaly’in başlıca gündem maddesi idi. Problemi bilmiyorsanız çözemezsiniz, gizlilikle yönetemezsiniz diyordu. Bizi dürüst olmaya, donelere dayanarak iletişim kurmaya, fonksiyonlar arası işbirliğimizi ilerletmeye teşvik ediyordu. Ford’ta getirdiğimiz çözümlerin içinde Ford Obeya sistemi yer aldı. Obeya Sistemini, ürün geliştirme performansının takibi dışında fonksiyonlar arası entegrasyonun geliştirilmesinde, dünya çapında mühendislik hizmetlerimizin yönetiminde ve Global Ürün Geliştirme Sisteminin yaratılmasında da kullandık.” Jim Morgan

Yalın Enstitü olarak Obeya Odası fikrini Tanaka ve Horikiri’den öğrendikten sonra Yalın Enstitü Üst Düzey Danışmanları kendi tecrübelerini katarak ve çalıştıkları firmaların kültürlerine ve üst ve orta kademe yöneticilerin tercihlerine göre Obeya Sistemini uyarladılar ve uyarlamaya devam ediyorlar. Tek bir format tek bir sistemden ziyade sistemi şeffaflaştıran, iletişimi güçlendiren ve hızlandıran, fonksiyonlar arası entegrasyonu güçlendiren ve firmanın yeni ürünlerini, büyük projelerini zamanında, planlanan maliyetleri aşmadan ve en önemlisi müşterisini tam memnun ederek istenen sonuçların alınmasını sağlayan bu yönetim aracını en etkili şekilde kullanmak büyük önem taşımaktadır.

Yalçın İpbüken

Başkan

Yalın Enstitü