Görmeyi öğrenmek ve işi daha “kolay, hızlı, iyi ve az kaynakla” yapmak

Önceki makalelerde, değer akışı haritalamanın (DAH) farkını ve katkısını aktarmıştık.
Bu stratejik ve bilimsel araç ile iş sonuçlarınızı radikal şekilde iyileştirmek, rekabetten ayrışmak fırsatına sahipsiniz. DAH, farklı bölümlerden çalışanları bir araya getirmek, aynı yöne bakmalarını sağlamak, iç iletişimi arttırmak, problemleri görünür hale getirmek, önceliklendirme sağlamak, odaklamak, “müşteriyi hakem kabul ederek” bölümler arasında uzlaşmak, motivasyonu arttırmak gibi şirket için bulunmadık fırsatlar sunar.

Şimdi uygulamada dikkat etmemiz gereken noktaları ele alalım:

Neyi haritalayalım?

Şirketinizde stratejik plan var ve stratejinin yayılımı yapılmışsa şunlar sizde mevcuttur:

Hedefler konulmuş ve bölüm/birey seviyesine kadar inmiş, stratejiler belirlenmiş, kaynaklar önceliklere göre dağıtılmış, problemler ve fırsatlar ortaya çıkmış demektir. Bu problem ve fırsatlar, teslimat problemleri, hizmet kaynaklı maliyet artışları, yeni müşteri kazanma gereği, müşteri şikayetleri, hata oranlarının artması, yasal düzenlemelere uyum, pazar kaybı, yeni hizmet geliştirme, çalışan işten ayrılmaları vb. olabilir. İşte bu alanlara dokunan her değer akışı haritalama çalışması şirket performansına katkı sağlayacaktır.

Eğer şirkette böyle disiplinli bir planınız yoksa o zaman, en problemli ürün ailesi/süreç/alan seçilerek üzerinde değer akışı haritalama çalışılabilir. DAH ile farkında olunmayan problemler de ortaya çıkacaktır.

Bu serinin ilk makalesinde ( https://lean.org.tr/operasyonel-iyilestirme-is-akisini-iyilestirmektir/ ) bahsi geçtiği şekilde değer akışını (süreç haritası) hangi derinlikte çizeceğimize de karar vermeliyiz.

Mevcut durumu haritalamak

Şirket içinde çalışma ekibini (genellikle bölümler arası) oluşturduktan sonra, birlikte, değer akışı haritasının çizileceği “iş”in akışı istikametinde (ya da tersi yönde) yürüyeceğiz. Bu ilk yürüyüşte amacımız, işlem adımlarını görmek ve henüz verilere odaklanmadan yalnızca iş akışını kavramak ve bunu çizmek olacak.

Daha sonra işlem adımları ile ilgili verileri toplamak ve burada çalışanlarla görüşmek üzere daha detaylı ve uzun süreli ikinci bir yürüyüş yapacağız. Bu tur sırasında ve sonrasında takip edip toplayacağımız temel veriler şunlardır: “işlem/süreç adımının işlem süresi” (ölçümlerde süreler çok farklı çıkarsa, ortalama değil medyan alın), “işlem/süreç adımının tamamlanma süresi” ve “hatasız çıktı oranı”

Akışın önündeki engeller

Bekletme, biriktirme ve iş yığını oluşması: Ofis ve servis ortamları işi biriktirmeye, yığın oluşturmaya uygundur; on tane birikince sipariş girişi yapmak ya da bilgi işlemde bazı yüklemeleri geceleri yapmak gibi. İş yığınları miktar ve sıklık olarak azaltılmalı hatta imkan varsa yok edilmelidir ancak bu her zaman mümkün olmayabilir.

Akışın önündeki diğer engeller, gün içinde çalışanların bir işe odaklanmasını önleyen kesinti ve sık görev değiştirmeler, araya giren işler, yazılım sebepli aksamalar, önceliklendirme olmaması, hatalı çıktıyı düzeltmek çabası, taşımalar vb. olabilir.

DAH için gerekli olan diğer bilgi

Bekleyen iş miktarı (gelen, işlemde ve tamamlanmış), işin çıktısına olan talep miktarı, çalışan kişi sayısı, günlük çalışma süresi, işe başlangıç sinyalinin ne olduğu ve ne zaman geldiği, değer akışının sonuç alma etkinliği (tekliflerin kaçı satışa dönüyor, gibi)

Tüm DAH verisinin toplamı ve özeti kutusu

Burada süreç adımlarının temel verilerini toplayacağız (işlem adımlarının işlem süresi, işlem adımlarının tamamlanma süresi, hatasız çıktı oranı) ve “katma değer oranı”nı (KDO) hesaplayacağız.

KDO = (işlem süreleri toplamı) / (işlem adımları tamamlanma süreleri toplamı) olmaktadır.

Oran genellikle çok düşük çıkar; moralinizi bozmayın!

Gelecek durumu (ideal iş akışı) haritalamak

Mevcut durumu çizerken aslında tüm ekip üyelerinin kafasında, problemler belirginleşip, “neydi – ne olmalı” fikirleri oluşmuş durumdadır.

Müşterinin tam istediğini, istediği kadar, istediği zamanda, hatasız ve en uygun maliyetle vermeyi hedefleyerek, gelecek durum haritamızı çizebilir / mevcut durum haritamız üzerinde iyileştirmeler yapabiliriz: Bazı işlem adımlarını iptal etmek, gerekirse yeni adımlar eklemek, işi belli bir ritim ile akıtmak ve hattı dengelemek için planlar.

Ayrıca, yeni iş akışının istediğimiz performansı sergileyeceğini garantilemek ve takip edebilmek için başarı göstergeleri (KPI) belirlemek gerekecektir. Bu göstergeler tahmin edebileceğiniz üzere; işin kalitesi, maliyeti, teslim süresi, ekibin motivasyonu, finansal oranlar, müşteri şikayetleri, tedarikçi parametreleri, yasal düzenlemelere uyum vb olabilir.

Son Söz: DAH, iş hayatında hak ettiği yeri henüz bulabilmiş değil; oysa şirketlere ve kurumlara sağlayacağı katkı büyüktür. DAH, stratejik yönetimle günlük yönetimi birbirine bağlar. DAH ile mevcut durum ve gelecek durum haritalarını 4 – 6 gün içinde (kapsama göre süre değişiklik gösterebilir) çizip, daha sonra problemlerin çözümü için faaliyet planı oluşturulmalıdır. Öncesinde proje ekibi için bir eğitim ihtiyacı olacaktır.

Hakan Akgül

Danışman ve YK Üyesi

Yalın Enstitü