Yalın uygulamaların farkı, DEĞİŞİM talep edenlere hazır bir reçete vermek yerine çalışanlarla birlikte öğrenmek, “o bayiye özel” doğru reçeteyi hazırlamak, birlikte uygulamak, iyileştirmek ve sonuçları görmek ve ardından çalışanların bunları devam ettirebilmesine destek olmaktır.

Bir bayide süreçler düzgün işlemiyorsa günlük işler genelde “yangın söndürmekle” geçecektir. Bu kargaşada iyileştirmeye zaten imkan kalmaz.

Oysa işin detayıyla ilgili pek çok çözüm önerisi ve iyileştirme fırsatı aslında çalışanların kafasında var. Bazen çalışanlar bile bunun böyle olduğunun farkında değil ya da zaten onlara hiç sorulmuyor. O halde herkesin beyninden faydalanabileceğimiz bir yöntem bulmamız lazım.

Süreçler israflardan ayıklanmalıdır. O zaman “İSRAFI BUL”acağız.

Süreç nedir? İşte bayideki bazı süreçler: müşteri karşılama, ürün sunumu, aktif satış, faturalama, bütçeleme, müşteri takibi, talep tahmini, ikinci el araç hazırlama, stok yönetimi, teslimat, satış sonrası hizmetler, garanti yönetimi vb.

İsraf her yerdedir, süreçlerin içindedir; görebilmek lazım: bir işin gecikmesinden, hata sebebiyle o işi tekrar yapmaya, fazla stoktan, ofis içinde gereksiz yürüme mesafelerine, gereksiz onay ve kontrol sebebiyle zaman kaybetmekten erken ya da geç bitirilen işlere, pek çok israf günlük hayatımızın içindedir.

İsrafın yok edilmesi hatayı azaltır, hızı arttırır, iş sonuçlarını iyileştirir, karlılığı arttırır, maliyeti düşürür ve çalışan motivasyonu sağlar.

Çalışanlarımızdan yalnızca “sonuç” isteyip (şu hedefi tuttur!), “nasıl elde edersen et!” demek, orta ve uzun vadede fayda getirmiyor. Yapmamız gereken sonuca ulaşmamızı nelerin engellediğini tespit etmek ve “nasıl” ulaşılacağını da birlikte çalışarak öğrenmek ve bulmaktır (inovatif düşünce).

Emir ve kontrol tarzı yönetimi artık bırakma zamanıdır. İnsanlar kendi işlerinde inisiyatif kullanmak ve her gün yaptığı işi değiştirmek ve iyileştirebilmek istiyorlar. Ancak burada kritik olan, inisiyatif kullanırken de, iyileştirme yaparken de herkesin metodu aynı ve bilimsel olmalıdır; yalın metot ve teknikler.

Biz buna insan gelişimine dayalı süreç odaklı yönetim diyoruz ve problem çözme metodolojisini kullanıyoruz.

Yönetim başta olmak üzere, bayide tüm çalışanların Müşterinin Sesi, Değer Akışı Haritalama, Kaizen ve Problem Çözme (PUKÖ Çevrimi), 5S, İnovatif Düşünme, Standart İş, A3 gibi belli metotları öğrenmesi fark yaratacaktır.

Bu yöntemleri kavrayan çalışanlar takımlar halinde “iyileştirme çalışmaları” yapıyorlar ve bayiyi rakipten farklı hale getiriyorlar. İşlerinde elde ettikleri başarılarından kendileri de motive oluyor ve bunu müşteriye yansıtıyorlar.

Çalışanlar aslında bir bayinin en önemli kaynağıdır. Günlük tempoda farkına varılmasa da; çalışanlarda keşfedilmemiş bir “potansiyel” var. Bu kadar insanın beyninden faydalanmamak, yalnızca rutin işleri yaptırmak şirket için kayıp olsa gerek.

Bayiler genelde, çalışanlarını elde tutamadığı ve hatta önemsemediği için, onları geliştirmeyi de öncelikli konu olarak ele almıyorlar. Çalışanların işten ayrılma oranı mümkünse sıfıra indirilmelidir. Bunun için yapmamız gereken baştan doğru insanı seçmek, hakkıyla yetiştirmek, onun işinden zevk alarak çalışmasını sağlamak ve karşılıklı bağlılığı arttırmaktır. İyileştirme çalışmalarına katılan, karlılığın artmasına katkısı olan çalışanların maaş/prim seviyelerini gözetmek gerekir.

Bayide çalışanlarınıza yatırım yapın, metot verin ve önünü açın; farkı göreceksiniz.

Bahsettiğimiz çerçeve ve bu serinin diğer makalelerinde asıl hedef bayide doğru bir yönetim sisteminin kurulmasına olan ihtiyacı ortaya koymaktır. Bu kararı bayi sahibi verebilir ve verdikten sonra da örnek tarz sergilemelidir.

Hakan Akgül

Danışman ve YK Üyesi

Yalın Enstitü

Katkılarından dolayı kıymetli dostumuz Sayın Sinan Coşkun’a teşekkür ederim.