Yazar: Cevdet Özdoğan; Yalın Enstitü Bşk. Yrd. – Usta Danışman / Eğitmen

Şirketlerin başarılı olmalarının önemli ölçütlerinden biri karlılıklarının artmasıdır. Karlılığın artmasının farklı birkaç yolu olsa da Yalın düşünce içinde karlılığın artmasının en önemli yolu olarak maliyetin azaltılması gösterilir.

Peki, maliyeti azaltmak için ne yapmalıyız? diye bakıldığında da en çok israfın azaltılmasına odaklanırız. Böylece maliyetimiz azalır ve karlılığımız artar.

Yalın düşüncenin en önemli yaklaşımlarından olan israfı azaltmak için sürekli iyileştirme yaklaşımı burada da geçerlidir. Müşteriye değer yaratmadan maliyeti artıran her unsur aslında israftır. Genel olarak israf dediğimizde her ne kadar 7 temel operasyonel israftan bahsedilse de burada yer almayan bazı israf kalemlerinden de bu ve bundan sonraki bazı yazılarımda değineceğim. Amacım bu konuyu tartışmaya açmak değil, farklı düşünce yaklaşımlarını temel düşünceye giderek ortaya koymak ve farklı düşündürmeyi sağlamaktır.

Önemli bir israf kalemi de; yetersiz, yanlış veya gereğinden çok yapılan yatırımlardır. Yalın düşüncede yatırım yapmayı teknolojik bir gereklilik veya fiziksel pazara uzaklık konusu dışında hep son çare olarak görmeye çalışırız. Temel düşünce tarzı “paradan önce aklımızı kullanalım” şeklindedir.

Yatırım dediğimiz konu; ana ve yardımcı ekipman, üretim tesisi, bina gibi birçok kalemde incelenebilir olsa da bu makaledeki odak konumuz bina, tesis yatırımlarıdır.

Binaların ister ofis binası ister fabrika binası olsun ömrünün uzunluğu sebebiyle amortisman kayıtlarında 10-20 sene gibi uzun sürelere yayılabilir olsa da bu bir kandırmacadır aslında. Gerçekte o yatırım bedelinin cebimizden çıktığı, finans kaynaklarının harcandığı gerçeğini değiştirmez sadece ürün maliyeti üzerine zamana yayılı etkisini azaltarak hissedilir acıyı azaltmayı, finansal tabloları normalize etmeyi sağlar.

O halde ihtiyaçtan fazla yapılan, büyük yapılan, pahalı yapılan her bina israftır.

Hele de bizim gibi parayı taşa toprağa yatırmayı marifet sayan, ana kaynakları kıt olan ülkeler için bu bir iyice bir problemdir.

Bu demek değildir ki; yeni binalar, yeni fabrikalar yapmayalım. Büyümemiz gerekiyorsa, üretimimiz artıyorsa tabii ki yapmamız gereklidir ama doğru boyutta ve özellikte. Yani katlanılan maliyetin yarattığı değeri karşılayacak şekilde doğru maliyette yaptığımıza emin olalım.

O halde; bina, tesis yatırım israfı nedir? İhtiyaçtan fazla yapılan alan varsa veya kullanılan alan değer yaratmak yerine israf için kullanılıyorsa veya aynı sonucu almak için ihtiyaç olandan gerekenden fazla özellik ihtiva ediyorsa bu durumu israf olarak niteleriz.

Bu israf çeşidi itibariyle 2 temel başlıkta incelenebilir;

1. a) Boyut İsrafı;

Boyut israfında anlaşılmaya çalışılan konu fabrika alanının, tesisin ne kadarlık kısmı gerçekten müşteriye değer yaratıyor olduğunun anlaşılmasıdır.

Şirketleri ziyaretlerim esnasında çoğu yerde yer sıkışıklığından, alanın yetmediğinden şikâyet eder yöneticiler ve ben de hiç anlamam ne demek istediklerini. Her seferinde sorarım; Üretim alanınızın ne kadarı, yüzde kaçı değer yaratıyor, gerçekten üretim yapıyor ve yüzde kaçlık kısmını ise israfların muhafazası için kullanılıyor, yani daha açık söylemle fabrika alanınızın yüzde kaçı üretimin yapıldığı alan, yüzde kaçı ara stoklar, depolar, bekleme bölgeleri, ofis alanları, boş bölgeler olarak kullanılıyor.

Toplam kapalı alanın %50’sini stok alanı olarak kullanan bir şirket çifte israfta değil midir sizce? Hem stoğa hem de onu korumak için binaya kaynak harcanmıştır aslında.

Parkinson kanuna göre “işler verilen zaman ve mekân ölçüsünce yayılır” yani yeriniz varsa daha kolay stok yaparsınız, yeriniz bolsa etkin kullanmazsanız, her boş alanın neden kullanılması gerektiğini, neden doldurulduğunu gayet makul gerekçeler ile anlatır size yöneticileriniz.

Burada yer olduğu için mi stok artar, yoksa stok çok olduğu için mi alana ihtiyaç olur tartışmasına girmek istemiyorum. İsraflarda haklılık tartışması yersizdir.

Bu duruma boyut israfı diyoruz. Mevcut bina zaten yapılmış, ne yapalım demeyelim birçok çare bulunabilir. Örneğin; binayı küçültebilirsiniz, bazı holleri kapatabilirsiniz. Birkaç bina varsa bir alana toplanarak bazı binalar tamamen kapatılabilir ve hatta belki de yeni iş alanlarına dönüştürülebilir.

Kazandığınız her alan sizi ve ekibiniz geliştirecektir. Belki biraz zorlanılıyor olabilir. Unutmayın her türlü zorluk, kısıtlı alan yeni iyileşmelere imkân sağlayacak ve ekiplerin becerilerini geliştirecektir. Dahası burada öğrenilenler ile gelecekte yeni yatırımlarda benzer hatalara düşmeyeceksiniz.

Ayrıca kapalı binalar sebebiyle düşen sabit tüketim maliyetleri de cebinize kalacaktır.

Yaptığımız yalın üretim çalışmaları sonucunda 3 binada yapılan üretimin tek binaya sığdırıldığı ve diğer binaların yeni iş alanları için kullanılabildiği güzel örnekler vardır, genel olarak çok sayıda firmada %40-50 oranında alan kazançları sağlanarak bu bölgelere yeni işler getirilebilmiştir.

Ayrıca çok iddialı bir şey söyleyeyim, Türkiye’deki tesislerin %70-80’in de benzer boyut israfı mevcuttur. O nedenle bizde yok demeyin, lütfen tesisinize bakın gerçekten ne kadar alanı ne amaç için kullanıyoruz ve gerçekten gerekli mi?

1. b) Özellik israfı

Sabit yatırım kalemi olan binalara ait diğer görünmeyen veya zor görünen israf çeşidi de “özellik” israfıdır. Anlatılması daha zor olan bu konuyu, bu konuda en çok çalışan şirketlerden biri olan Toyota üzerinden örneklendireceğim.

Öncelikle, kısaca binalardaki özellik israfından bahsedeyim. Bu kavram bizim Yalın ürün geliştirme çalışmalarında çok kullandığımız VE/VA diye tarif ettiğimiz, değer mühendisliği, değer analizi ile ilgilidir. Yani üründe, binada maliyet yaratan herhangi bir özellik gerçekten müşteriye “ne kadar” ve “ne oranda” değer yaratır, fayda sağlar? Bu değerlendirme her bir “özellik” gerçekten gerekli midir? veya daha basit ve ucuz bir özellik ile yer değiştirebilir mi? veya daha pahalı ama çok daha fazla değer yaratan bir özellikle yer değiştirebilir mi? sorularının cevabıdır.

Daha iyi anlatmak için bazı örnekler ile açıklamaya çalışayım;

1991 yılında, Adapazarı Toyota fabrikası yapılırken Montaj fabrika binası için Japonya mühendislikten gelen temel standartlar, talepler vardı ve bina tasarımı onlara göre yapıldı.

Örneğin; Çatı makasındaki her düğüm ve bağlantı noktası 2 ton yük taşıyabilir olacak şeklinde idi. Bu standart üretimin yapıldığı bölgede de, testlerin yapıldığı veya malzemelerin stoklandığı bölgelerde de aynı idi. Çünkü binada zaman içinde yerleşim değiştirilebilir, üretim artabilir veya yeni ihtiyaçlar zamanla ortaya çıkabilirdi.

Bir diğer örnek; montaj konveyörleri ve hatlar arası araç transfer sistemleri için şu derinlik ve ölçülerde özel çukurlar olacak ve bina kolonları çukurlar altından şu şekilde bağlanacak gibiydi.

Bunlar Mühendislik kurallarıydı ve uygulanmalıydı ve aynen uyguladık, üstelik bölge deprem kuşağında kuşağının tam ortasında olduğu için Japonya standartları da tam buraya uygundu.

Bu yatırıma katlanmak zorundaydık. Çünkü bina bir araçtı ve amaç otomobil üretmekti. Bu nedenle çok da önemsemedik ve üzerinde düşünmedik.

Fakat yıllar sonra, tabiri caizse sinekten yağ çıkaran bir şirket olan, temellere dönüş felsefesiyle her türlü israfı tekrar tekrar arayan bir şirket olan Toyota, büyüme gereksinimleriyle bu durumu kurduğu ekipler ile derinlemesine sorgulamaya başladı.

Örneğin; Niye her düğüm noktası güçlü olacak veya dahası niye her şeyi çatıya asmak zorundayız? Taşıtmak için başka yaratıcı, daha ucuz maliyetli ama yarattığı değerden taviz vermeyen çözümler bulunabilir mi? Sonuç olarak buldular da. Benzer şekilde doğru soruları sorarak ve temel düşünceye dönüp değeri, maliyeti ve faydayı sorgulayarak mutlaka yaratıcı çözümler bulunabilir.

“Back to basic” dediğimiz temel düşünceye dönme ile ilgili konu, diğer örnek için de aynı şekilde yaşandı. “Niye konveyörler için yani arabayı belli tempo ve hız ile taşımak ve üretim yapılmasını sağlamak için çukura ihtiyaç var?”  Temel sorularından hareketle konveyörün taşıyıcı özellikleri değiştirilip çukurları iptal ettiler, çukurlar olmayınca transfer sistemi de değişti. Devamında birbirini etkileyen bir sürü iyileştirici süreç gelişti. Sonunda bu değişimin talebe göre hat boyu esnekliği yaratma fırsatı getirdiği gibi, muazzam avantajlar sağlayan başka avantajlara da yol açtığı görüldü.

Sonuç olarak; yukardaki örneklerde olduğu gibi geçmişte standart olan birçok özellikte değişiklikler yaptılar ve yeni standartlar yarattılar. Benzer örnekleri enerji tasarrufu sağlamada, ofis yerleşimlerinde de görmek mümkün.

Bu çalışmaların sonucunda; Aynı değeri yaratmak için bina maliyeti %40 oranında azaldı. Dahası inşaat süresi radikal olarak düştü. Yani taşa toprağa daha az kaynak tüketildi.

Sonuç olarak; sabit yatırımlarda israf potansiyeli yüksektir. Burada sadece binalar ile ilgili bazı örnekler verdik. Belki başka bir yazıda ekipman, makine yatırımları ile ilgili israflardan da detaylı bahsedebiliriz. Zaten sırf bu nedenle “ekipman ve tesis etkinliğinin artırılmasına” yönelik özel bir eğitim hazırladık.

Burada önemli olan, her noktada israf avcılığı yapacak doğru soruları sormak, daha önemlisi sorabilmektir. Bu özellik gerçekten gerekli midir? iptal edilebilir mi? basitleştirilebilir mi? daha farklı bir özellik ile değiştirilebilir mi? Bu soruları sorabilmek, pes etmeden aramak ve denemeler yaparak öğrenmek ve bilgi seviyesini geliştirmekle olur.

Bunun için bakan gözü geliştirmek ve “Kaizen mind” dediğimiz düşünce tarzını geliştirmekle olur.

Yönetim ekibiniz, doğru sorular sorup, israfı acımasızca yok etmek için savaşıyor mu? mevcut mücadeleleri yeterli mi? onları nasıl geliştirebilirsiniz? gelişmelerinde nasıl destek verebilirsiniz? konularında yardıma ihtiyacınız olduğunu düşünüyorsanız bizi arayın.

Cevdet Özdoğan
Yalın Enstitü Bşk. Yrd.
Usta Danışman