Yalın Muhasebe ve Mali İşler

Geleneksel (mevcut) muhasebe sistemi, kitle üretim sistemine göre tasarlanıp standartlaştırılmıştır. Kitle üretiminde tek veya birkaç mamul ve çoklu miktarda üretim yapılmaktadır. Ayrıca makineler grup teknolojisine (aynı işi veya işlemi yapan makinelerin hepsinin aynı alana yerleştirilmesidir-Pres makinelerini aynı alana yerleştirilmesi gibi) göre yerleştirilmiştir. Çünkü tek ürün ve yüklü miktarda üretim yapılmakta ve üretim iş akışı aynı yolu takip etmektedir. Kitle üretim döneminde tekelcilik etkin olup, fiyatı, ürünü ve üretim kapasitesini müşteri veya talep değil üretici şirket belirlemekteydi.
Fakat günümüzde teknolojinin gelişmesi ve finansal gücün yaygınlaşması ile ürün çeşitliliği artmış olup;  mamul başına üretim miktarları azalmakta ve hepsinin işlemleri (süreçleri), işlem sayı ve süreleri farklı olmaktadır.  Ayrıca talebi, fiyatı ve teslimatı üretici değil müşteri belirlemektedir. Müşteriye değer vermeyen şirketler, ürettiklerini satmakta zorlanmaktadırlar. Ayrıca mamullerin piyasada kalma ömürleri kısalmakta ve yeni mamul geliştirme çalışmaları önem kazanmaktadır. Aynı zamanda kar oranları rekabetten dolayı azalmakta ve dikkat edilmez ise şirketler iflasa gitmektedir.
Mamulün fiyatını piyasa belirlemektedir. Günümüzde rekabet çok yüksektir. Maliyet, kalite, istenen miktarda ve istenen zamanda teslimat ve çevreye uyum en önemli rekabet koşuludur.  Yoksa şirketin ayakta kalması mümkün değildir. Piyasaya ayak uydurmayan, müşterinin istediği mamulü üretmeyen, teknolojik gelişmeleri ve trendleri takip etmeyen, hızlı değişim yapamayan ve müşteriyi dikkate almayan şirketler piyasada barınamamaktadır.
Bundan dolayı geleneksel (mevcut) muhasebe, yeni üretim değişimini, piyasayı ve gelişimini takip ve yönetmekte yetersiz kalmakta ve ihtiyaçlara cevap verememektedir.  Bu zorlukların üstesinden gelmek için bilgisayar sistemlerinde değişiklikler yapmakla birlikte muhasebenin iş yükü ve işlem karmaşıklığı artmaktadır. Bütün bu yeniliklere ve ek işlemlere rağmen istenen sonucu almada ve bu değişime ve piyasaya ayak uydurmada yetersiz kalınmaktadır.
Ayrıca her mamulün maliyeti farklı olup, geleneksel (mevcut) maliyet muhasebesine göre standart maliyet ile farklılaştırılırken maliyet hataları oluşmaktadır. Bundan dolayı bazı mamullerde kar edilip ve bazılarında zarar edildiği halde bu farklılıklar mevcut sisteme göre etkin olarak görülememektedir. Bunun sonucunda zarar edilen mamulden çok sipariş gelip, kar edilen mamulden az sipariş geldiğinde zarar çok geç fark edilmektedir. Bunun telafisi ve tedbirler alınması geciktiğinden dolayı; şirketler, iflas ile karşı karşıya kalmaktadır.
Yalın Muhasebe Nedir?
Yalın muhasebe, Değer Akışın ölçümüne ve muhasebe kontrolüne yalın düşünceyi uygulayan bir disiplindir. Yalın muhasebe, yalın şirketin finansal performansını yönetmede ve ölçmede bir “yalın sistemler Görüşü”ne dayanan bir yaklaşımı bünyesinde bulundurur. Yalın muhasebenin kendisi yalındır. Müşteri için değer yaratan yönetimsel sistemin bir parçasıdır
Yalın üretimin iyileştirme için parça parça yaklaşımlara karşı çıkmasına benzer şekilde yalın muhasebe de bütünleşik bir yaklaşımı talep eder. Yani bütüne bakar. Yalın muhasebe araçları geri besleme çevrimleri (PUKÖ – Planla, Uygula, Kontrol et, Önlem al) ile tasarlanmıştır. Böylece şirket içinde, rakipler arasında ve bütün olarak pazarda; yalın operasyonlar, çevredeki sürekli ve hızlı değişimlere rahatlıkla uyum sağlayabilirler.
 
Yalın Muhasebenin Amacı?

• Örgütün genelinde yalın dönüşümü teşvik etmek ve müşteri değerini, büyümeyi, karlılığı ve nakit akışını artırmaya yönelik karar vermeyi sağlamak için doğru, zamanında ve anlaşılabilir bilgi sağlamak.

• Eksiksiz bir finansal denetim ve kontrolü sürdürmeye çalışırken muhasebe süreçlerindeki israfları yok etmek için yalın araçları kullanmak.

• Resmi raporlama, dış raporlama düzenlemeleri ve iç raporlama ihtiyaçları ile tamamen uyumlu olmak.

• İnsana yatırımı teşvik ederek, ilgili ve kullanılabilir bilgileri sağlayarak ve örgütün her seviyesinde sürekli iyileştirmeyi teşvik ederek yalın kültürü desteklemek

 
Yalın muhasebenin iki ana teması vardır:
 

1. Yalını,  şirketin muhasebe süreçlerine uygulama

Şirketimizin muhasebe süreçlerinin düzgün akmasını nasıl sağlarız? Muhasebe süreçlerindeki israfları nasıl yok ederiz? Muhasebe süreçlerinde kendi kendine iyileştirmeyi nasıl sağlarız?
En basit cevap, yalın düşünceyi ve yöntemlerini tıpkı diğer süreçlere (üretim, mühendislik, satış ve pazarlama, sağlık, perakendecilik, bankacılık veya endüstri) uygulanmasına benzer bir şekilde muhasebe süreçlerine uygulamaktır.
Yapmamız gereken ilk şey, israfları görmektir. Bunun için muhasebedeki süreçlerin haritasını çıkarmamız gerekir. İkinci şey ise; muhasebede yalın iyileştirmeyi sağlamak için standart yöntemlere sahip olmaktır. Üçüncü olarak; muhasebede durmaksızın iyileştirmeyi yönlendiren sürekli iyileştirme kültürünü inşa etmemiz gerekir. Ayrıca muhasebe işlemlerinde sürekli akışı sağlamaktır.
Yalın muhasebe için başlangıç noktası, bütün muhasebe, kontrol ve ölçümlerde % 100 israf olduğunun farkına varmaktır. Muhasebe ve kontrol elemanları olarak müşteri için değer yaratan hiç bir şey yapmıyoruz. Bu, süreçlerimizin önemsiz olduğu anlamına gelmez –aslında bunların birçoğu şirketin başarısı için elzemdir. Fakat bu ifade, bu süreçleri mümkün olduğu kadar az iş ile yapmak ve iyileştirmek için durmaksızın çalışmamız gerektiği anlamına gelir.
Ayrıca muhasebe süreçlerindeki israfları ve problemleri görünür duruma getirmek gerekmektedir.
Bu nedenle aşağıdaki muhasebe süreçlerini sürekli iyileştirerek (israfları ortadan kaldırarak) önemli ölçüde kazanç elde ederiz:

1. Ay sonu kapama işlemleri
2. Alacak ve borç işlemleri (tahsilat, ödemeler), çek, senet, kredi kartı işlemleri
3. Bordro ve personel işlemleri
4. Finansal raporlama işlemleri (Kar-Zarar tablosu, bilanço, istenen diğer finansal raporlamalar, Birim ürün maliyeti, ürün veya müşteri bazında karlılık v.b.)
5. Beyanname işlemleri (Kdv, karşılaştırmalar v.b.)
6. Satın alma siparişleri, irsaliyeler, tedarikçi fatura, müşteri fatura işlemleri (muhasebe hareketleri)
7. Satın alma ve malzeme giriş, atölye kontrol ve iş emirleri işlemleri
8. Stok izleme, kontrol, hurda, stok sayım, stok değerlendirme işlemleri
9. Maliyetlendirme, standart maliyet, maliyet muhasebesi işlemleri
10. Bütçeleme, takip ve raporlama işlemleri
11. Banka hareketleri işlemleri
12. Kasa işlemleri, nakit akış izleme, nakit planlama işlemleri
13. İç ve dış denetim işlemleri
14. Leasing, banka kredisi alma ve ödeme, yaşlandırma işlemleri
15. Prim, konsinye satış işlemleri
16. Yatırım takip işlemleri
17. Sabit Kıymet, Demirbaş ve amortisman işlemleri
18. Finansal karar – verme işlemleri
19. Üret veya dışarıda üret (Üret-Satın al) karar işlemleri
20. Finansal olarak kiralama, fason, taşeron ve yan sanayi takip işlemleri
21. Hukuki işlemler, risk yönetimi işlemleri
22. İthalat ve ihracat işlemleri
23. Sabit ve değişken gider yönetim işlemleri
24. Kurumsal, yönetim kurulu, teşvik işlemleri

Yalın muhasebenin ilk safhasındaki çaba ve gayretlerimiz, bu süreçleri iyileştirme, israfları azaltma, akışı iyileştirme ve maliyetleri düşürme üzerine odaklanacaktır. İlerledikçe,  ana odağımız, süreçleri iyileştirmekten ziyade onları ortadan kaldırmak olacaktır. Ayrıca yukarıdaki işlemleri gruplayarak değer akış oluşturulmalı ve iç ve dış müşteri için akış sağlanmalıdır. İyileştirmeleri A3 raporlama ile bütünü gözlemleyerek yapmamızda yarar vardır.
Bu işe uygulayacağımız araçları üç kategoriye ayırıyoruz:

1. Değer akışı haritalama veya süreç haritalama
2. Kaizen – yalın sürekli iyileştirme
3. PUKÖ problem çözme

Muhasebe işlemlerinde muhtemel israflar:

1. Hatalar (Eksik, yanlış bilgi giriş hataları, yeniden işleme v.b.)
2. Gereksiz üretim (Kullanılmayan raporlar, değer yaratmayan raporlar, kontroller, ERP işlemleri, gereksiz hesap hareketleri v.b.)
3. Stok (Yığın halinde çalışma, evrak çokluğu v.b.)
4. Gereğinden fazla işleme (Müşteri –iç ve dış müşteri – ihtiyacını bilememe, gereğinden fazla işleme, kontrol, v.b.)
5. Bekleme (Öncelikleri bilememe, çevrim sürelerini ölçmeme, hat veya iş dengelemesinin yapamama, çoklu beceriyi kullanamama v.b.)
6. İnsan Hareketi (Standart işin olmaması, ERP dosyalaması, 5-S yok v.b.)
7. Taşıma (çoklu sistem kullanma, aşırı analiz, elektronik tablolar v.b.)
8. Bölünmeler (Araya acil diye işlerin ve işlemlerin girmesi v.b.)

Yalın Muhasebede Değer Akışları

1. İÇ – Bölümler, Standart ve özelleştirilmiş ürünler, Diğer Çalışan gruplar
2. DIŞ ­– Gelir Üreten Müşteriler, Mal Sahipleri, Hissedarlar, Tedarikçiler, Bankalar, Yasal ve düzenleyici Kurumlar

2. Organizasyonda yalın düşünceyi destekleyen yalın iş yönetim sistemi

Müşteriye ve şirkete değer yaratan Yalın Üretim ve Yalın Ofis çalışmalarında yalın çalışmalara yön verecek ve destekleyecek bir muhasebe yönetimini sağlamaktır.
Yalın faaliyetler yapıldığında bu faaliyetlerin müşteriye ve şirketimize yarattığı değerler ve kazançlar ölçülmeli ve bunları muhasebe ve finansal raporlarda yansıdığını görebilmeliyiz.
Hatta hangi alanlarda yalın faaliyetlerin yapılması gerektiğini muhasebe birimi yönlendirmeli ve desteklemelidir.
Yapılan yalın iyileştirmelerin kazançları muhasebe tarafından da paylaşılmalı ve rahatlıkla görülebilmelidir. Gerekir ise yalın ekibine ve yalın üretim faaliyetlerine muhasebeden de çalışanlar katılmalıdır.
Muhasebenin ürettiği finansal raporlar, basit olmalı ve finansmancı olmayan üretim ve diğer bölümler tarafından rahatlıkla anlaşılmalıdır.
Bu birimleri ve çalışanları, maliyet azaltma seferberliğine teşvik etmek için maliyetleri daha iyi anlamaları sağlanmalı ve gerekli maliyetler paylaşılmalıdır.
Ayrıca iyileştirmeler sonucunda elde edilen kazançların kullanılabilirliği için aşağıdaki konularda etkin karar verme çalışmalarına katkı sağlamalıdır.
a)   Satış artırma,
b)   Kar artırma,
c)   Rekabet gücünü artırma,
d)   Büyüme veya küçülme,
e)   Kapasite artırma veya azaltma,
f)     Yeni ürün geliştirme ve piyasaya sürme veya eski ürünleri piyasadan çekme,
g)   Mağaza ve bayi ağını genişletme,
h)   Maliyet azaltma,
i)     Fiyatlandırma, kampanya,
j)     Karlı müşteri seçme ve zarar veren müşteriyi elden çıkarma
k)   V.b. ve diğer
Bu nedenle yalın muhasebede: kar – zarar tablosu daha basittir. Uygulamalı bir örneği aşağıdadır:
 

 
Yalın Muhasebe İlkeleri
ü  Müşteri Değeri (Müşteriye eksiksiz değer sunma)
ü  Akış ve Çekme (Tek parça akış, çekme)
ü  Değer Akışı (İşin koordinasyonu)
ü  Yetkilendirilmiş Çalışanlar
ü  Mükemmellik (Sürekli iyileştirme, Değer Akış Haritaları, yılda % 20 iyileştirme)
Yalın Muhasebeye Nasıl Başlanır?

1. Uygulama yapılacak Değer Akış Belirlenir, seçilir.
2. Çok fonksiyonlu yalın muhasebe ekibi oluşturulur.
3. Mevcut ve gelecek durum Değer Akış Haritalaması yapılır.
4. Gelecek durum için iyileştirme faaliyetleri ve planları çıkarılır.
5. Performans ölçüt bilgi ve grafikleri oluşturulur.

i.    Değer akış kapasite analizi
ii.    Değer akış maliyetlendirme bilgileri
iii.    Yalının finansal kazançları
iv.    Hesap hareketlerini azaltma ve yok etme konuları
v.    Yalın işletme karar verme konuları

1. Değer Akış Kar-Zarar (score box)Tablosu oluşturulur.

i.    Tablo formatı oluşturulur.
ii.    Giderlerin detay seviyeleri belirlenir.
iii.    Değer Akış veri kaynakları belirlenir.
iv.    Gerçekleşen fiili malzeme maliyeti
v.    Gerçekleşen fiili işçilik maliyeti
vi.    Gerçekleşen fiili makine ve işletme giderleri
vii.    Diğer üretim destek giderleri
 

1. Satış, yönetim ve genel giderlerinin veri kaynağı belirlenir.
2. Stoktaki değişimin uyumu sağlanır
3. Mevcut Kar-Zarar tablosu ile Değer Akış Kar – Zarar tablosunun uyumu sağlanır.
4. Değer Akışın mevcut ve iyileştirmiş Kar-Zarar tablosu çıkarılır
5. Haftalık olarak Değer Akış Kar- Zarar Tablosu çıkarılması basitleştirilerek standardize edilir.
6. Bir aylık Değer Akış Kar-Zarar tablosu için veri toplanır.
7. Değer Akış stratejisi ile Kar-Zarar tablo değerlendirilmesi çalışmaları standartlaştırılır.
8. Değer Akış Kar-Zarar ile Defteri Kebirin entegrasyonu için plan geliştirilir.
9. Değer Akış Kar- Zarar tablosunu entegre ederek bütçeleme için plan geliştirilir.
10. Değer Akış kapasite Analizi yapılır.
11. Yalın Karar-Verme işlemi geliştirilir.
12. Standart maliyet ve stok değerlendirme basitleştirilir.

 
 
Sonuç:
 
Yalın muhasebe, günümüz gelişmelerinden ve şartlarından dolayı çok gerekli olup, geleneksel muhasebeden yalın muhasebeye doğru gitmeliyiz.