Yalın Görsel Yönetim Araçlarını Anlamak

Japonca Mieruka (görsel yönetim) sözü biz yalın uygulayıcıların kullandığı en güçlü araçlardan birini temsil etmektedir. Herhangi bir sürecin performans bilgisini sentezlemeye ve görselleştirmeye yarayan bu aracın, süreci daha anlaşılır kılmanın yanı sıra bir bakışta doğru kararı verebilmemiz için gerekli tüm bilgileri de barındırması gerekmektedir.

Gembadaki görsel yönetim öğeleri yalın bir tesisin göstergesidir. Bize sağladıkları bilgiler göz önünde bulundurulursa bu öğeler farklı sınıflar ayrılabilir:

Neye baktığımızı anlatan görsel sinyaller. Örneğin imalat alanını, süreci veya makineleri işaret edebilirler. En sık karşılaşılan görsel sinyaller arasında belirli alanları tanımlamak için kullanılan yerdeki işaretler (kaynaklar, yaya yolu, malzeme girdisi, işleme alanı vb.), alet ve veya malzeme taşıyan paneller (ingiliz anahtarı, vida, somun vb.), güvenlik işaretleri (acil çıkış, yangın tüpü vb.), bir makinenin andon ışığı, mevcut durumunu gösteren proses ışığı hatta standartlaştırılmış işle alakalı dokümanlar bulunur.
Belli bir bölgede nasıl davranmamız gerektiğini anlatan görsel yönergeler. Bu öğeler iş talimatlarından trafik ışığı sistemine kadar uzanır. Yerdeki renk kodlu çizgilerle tesisin farklı alanlarını ayırt edebilir ve malzemenin nereye taşındığını anlayabiliriz.
Bir sürecin mevcut ve beklenen performansını gösteren görsel ölçümler. Bu öğeler aynı zamanda çoklu beceri matrisleri de (ILUO Grafiği) içebilirler. Bu matrisler istasyondaki bir çalışanın hangi becerilere sahip olduğunu anlatmakla kalmaz, belirli bir süre içerisinde hangi becerilerini geliştirmesi gerektiğini de gösterir.
Süreçlerin veya belirli aktivitelerin (değer akış haritaları, A3’ler, önleyici bakım panoları veya Obeya odaları) görsel temsilleri.

Birisi görsel yönetimden veya görsel panolardan bahsettiği zaman akla ilk gelen örnekler genelde bunlardır. Bu araçlar grafikler ve verilerin yığıldığı klasörden farklı olarak sürecin işleyişi sırasında anomalileri ayırt edebilmeyi kolaylaştırmalı, problem çözme ve tartışmayı teşvik ederek süreçle muhatap insanların gelişmesini sağlamalıdır.

Bunun gerçekleşmesi için kullandığımız görsel sistemlerin belirli özelliklere sahip olmaları gerekir. Bu bağlamda görsel yönetim sistemleri:

Sürecin davranışlarını yansıtmalı, açık ve anlaşılabilir olmalılar. Hatta birçok şirket görsellerinin etkinliğini değerlendirmek için jargonda “10 fit modeli” olarak anılan yöntemi kullanırlar. Bu modelde görsellerdeki bilgilerin 3 metre uzaklıktan okunabilmesi şart koşulur. Bu kural keyfi olmasına karşın yalın uygulamalarımıza katkıda bulunmamıza yardımcı olur. Örneğin, gembaya çıkan yöneticilerin bilgiye hızla ve kolaylıkla erişmesini sağlar. Görselin tabii ki herhangi bir sapmayı açıkça göstermesi gerekir.
Prosesten sorumlu yönetici tarafından değil takım tarafından sahiplenilmelidir. Görsel sistemin tüm faydalarından yararlanmanın ve sürdürülebilirliğini sağlamanın yegâne koşulu budur. Görsel panoların işlerin beklendiği gibi yapılması için takıma ihtiyacı olan bilgiyi sunması gerekir. Bununla birlikte takımın bu göstergeleri performanslarının objektif ölçümü olarak görmesi gerekir. Gembadaki yöneticiler ile sahadaki operatörlerin aynı dili konuşmaları kritik öneme sahiptir. Orta/üst düzey yöneticilerin aşina olduğu karmaşık ölçümler yerine insanların anlayacağı üretilen parça adedi gibi basit göstergelerin kullanılması gerekir. Takımları görsel panolarını standartlaştırmaları için zorlamak yerine panoları sahiplenmeleri ve kullanmaları için takımlar teşvik edilmelidir. Bu durum özellikle başlangıçta, insanların görsellerle nasıl çalışıldığını öğrendikleri sürede büyük önem taşır. Takımlar görsel yönetim kullanımında belirli bir olgunluğa erişince “şirketinizin tarzını” oluşturmaktan korkmayın.
Diğer yalın araçlarda olduğu gibi görsel sistemler de gembada operatörler tarafından hazırlanmalı ve kurulmalı. Bu yolla insanlar sürece müdahil edilebilir ve panolarını güncel tutmakla sorumlu tutabilirler. Bu, Excel gibi dijital araçlar kullanamayacağınız anlamına gelmez. Sadece işlemin yönetim tarafından değil de operatör tarafından gerçekleştirildiğinden emin olunmalı. Grafikleri operatöre çizdirmek, operatörün elde ettiği başarıyı daha iyi kavramasını sağlar. Aynı zamanda mevcut durum doğrudan gözlemlenebildiği için toplanan verinin tutarlılığının da değerlendirilmesine de fırsat tanır. Örneğin bir operatör bir iş günündeki ıskarta sayısını çok düşük girer ve ıskartaların toplandığı konteynerin dolu olduğunu görürse grafiğe çizdiği bilgiyi anında sorgulamaya başlayacaktır.
Prosese yakın, güvenli bir yere yerleştirilmeliler. Prosesten çok uzakta izbe bir duvarda veya yürüme yolu üzerinde bulunan görsel yönetim araçlarıyla sıklıkla karşılaşıyoruz. İlk durum için konuşacak olursak prosesten uzakta bir yerde günaşırı prosesi tartışmak pratik değildir. İkinci durumdaysa insanlar panoları kullanmayı bırakıyor. Bir diğer sık rastlanır durumsa panoların pres makinesi veya ısı saçan bir ekipman gibi elverişsiz konumlara yerleştirilmesi.
Araçlar üretim alanını daha güzel ve sofistike gösteren bir duvar süsü gibi değil, amaçlarına yönelik kullanılmalıdır. Yönetimin tüm seviyelerde iletişimi teşvik etmesi gereklidir. Çalıştıkları prosesin performansını değerlendirmek ve beklentileriyle karşılaştırmak için bu işe takım seviyesinden başlanmalıdır. Bu nedenle yönetimin sonu gelmeyen KPİ’lerle boğulmadığından emin olunmalı ve sadece ihtiyaç duydukları KPİ’ler verilmelidir. Beş veya altı KPİ idealdir. Bir yerde okuduğum ve oldukça hoşuma giden bir açıklama göre panoların “veriyi bilgiye, bilgiyi anlama ve anlamı da davranışa dönüştürmesi” gerekir. Herhangi bir anda nasıl davranmamız gerektiğini bize bu şekilde anlatırlar.

Veri ile hikayecilik’te Cole Nussbaumer iyi bir görsel pano çizmek için altı madde belirlemiştir. Bunlardan üç tanesinin özel önem taşıdığına inanıyorum:

Kavramı anlamak: Görsel sisteminizi tasarlamadan ve bilgiyi görselleştirmeden önce bağlamı açıklığa kavuşturmamız gerekir. “Ne?” (neyi anlatmak veya insanların neyi bilmesini istiyoruz), “Kim?” (bilgi kimin için; takım mı, yönetici mi yoksa tüm organizasyon mu?) ve “Nasıl?” (görsel panolar aracılığıyla, düzenli raporlar, günlük toplantı veya sunumlar) sorularının açıkça cevaplanması gerekir. İnsanları görsel yönetim araçlarını kullanmaya bu şekilde ikna edebiliriz.
Doğru görsel aracı seçmek: Paylaşmak istediğimiz bilgiye bağlı olarak kullanacağımız görsel araç da değişecektir. Benzin istasyonlarındaki birkaç harf ve rakamdan fabrikalardaki kazasız gün sayısını gösteren panolara kadar bilgiyi görsel yollarla paylaşmanın birçok yolu vardır. Büyük miktardaki veriyi göstermek içinse tablolar ve grafikler en iyi araçlar olarak karşımıza çıkar. Tablolar veri çekme konusunda fayda sağlarken grafikler bir parça bilgiyi hızlıca paylaşmak konusunda daha kullanışlıdır.
Kafa karışıklığını engellemek ve önemli konulara odaklanmak: Bilgi aktarmak için görsel öğelerin kullanımı tek başına görsel iletişimin faydalarından yararlanacağınızın garantisini vermez. Bunun gerçekleşmesi için görsel araçlarınızın anlaşılır, nokta hedefli ve ihtiyacınız olan bilgiye odaklı olması gerekir.

Birkaç kullanışlı örneği ele alalım.

Öncelikle grafik türü seçiminin belli bir bilgi türünü paylaşmak için ideal olmadığı bir örnek verelim:

Yukarıdaki dört grafik aynı bilgiyi içeriyor fakat hangisi bu veriyi paylaşmak için en uygunu?

Aşağıdaki örneklerden hangisi mevcut durumu en açık şekilde anlatmaktadır?

Herkesin rahatlıkla okuyabildiği bir formatta olmadığı için 3 boyutlu grafiği eleyebiliriz. Dilim grafikler çok daha iyiler ancak bilgiyi görselleştirmek için en iyi yol mudur? Hayır, en iyisi çubuk grafiktir. Çünkü ilgili bilgi daha çok dikkat çeker, başka bir deyişle bilgiyi gözden kaçırmak daha zordur.

Şimdi de şuna bakalım:

Yukarıdaki üç grafikten hangisi ele aldığımız (B) bilgiyi en açık şekilde gösteriyor? İkinci grafikte mavi çubuk ilk grafiğe kıyasla daha çok dikkat çekerek aktarmak istediğimiz bilgiyi daha anlaşılır kılıyor. Ancak grafiği yorumlamak hala güç. Eğer çubuk grafiği çizgiye çevirirsek (üçüncü grafik) bilgi daha belirgin bir hale geliyor.

Başka bir örnek daha: aşağıdaki grafiklerden hangisi bilgiyi en sezgisel yolla okuyucuya sunuyor?

Sol üstteki grafik oldukça “ağır” ve gözü yoran öğelerle dolu. Fakat diğer grafiklere göz atmaya başladığımızda bilginin giderek daha anlaşılır hale geldiğini görebiliyoruz.

Son olarak basitleştirmenin ne kadar işe yarar olduğuna dair bir örnek gösterelim

Tüm temel süreç performans bilgilerini bir araya getiren bir sisteme sahip olmak anomalileri anında belirlememizi mümkün kılar ve müşteriyi memnun etmeyi amaçlayan problem çözme sürecinin kendiliğinden başlaması sağlar. Ki yalın düşüncenin nihai amacı da budur.