Yalın Enstitü tarafından düzenlenen Study Mission 2013 ile Japonya’da 3 farklı şehirde, ağırlıklı olarak Toyotacity olarak bilinen Nagoya şehrinde eğitim alma fırsatımız oldu. Bunun dışında Kyoto ve Tokyo’da birer gün bulunduk. Nagoya, Toyota kültürünün sosyal yaşamda da görülebildiği, Toyota felsefesinin içinde olduğumuzu hissettiğimiz bir şehirdi. 
Study Mission katılımcı profilinde, Çimtaş gibi Çelik konstruksiyon, enerji alanında faaliyet gösteren firmaların yanısıra, tekstilden, ambalaja, makina üretiminden,beyaz eşyaya kadar  birçok farklı sektörde yalın uygulamaların olduğunu gördük. Programa ağırlıklı olarak katılım Yalın Ofis, Yönetim Sistemleri bölümlerinden olan 35 kişiden oluşuyordu. Bu program aynı zamanda bize farklı firmalardan katılan kişilerle tanışma ve kıyaslama yapma fırsatı verdiği gibi, kıyaslama için çeşitli fabrikalardan kıyaslama davetleri aldık, davet ettik.
Eğitim kapsamında her günü dolu dolu geçen yoğun bir programımız vardı. Çok değerli eğitmenlerden farklı eğitimler aldık.
Toyota ile 1950 lerde başlayan TPS (Toyota Production System) ile bizimde bildiğimiz birçok yalın aracının uygulandığı ancak, 1970lerde yaşanan kriz ile sadece araçların değil, insan faktörününde önemi anlaşılmış ve TTPS’e (Total-TPS) geçiş yapılmış. Bizimde uyguladığımız insan odaklı yalın yaklaşımı ile “Ürün Üretmenin, İnsan Geliştirmekle Başlar.” vurgusu her eğitimde yapıldı. Ancak, buna ek olarak artık günümüzde, hepimizin bildiği yalın kavramından TMS (Total Management System) kavramına geçiş son dersimizin konusuydu. Burada 1+1+1=3  formülünün basit matematiksel işlemde olduğu gibi 3 olamayacağı, 3 kişilik bir ekibin aslında 0,5 – 6 kişi arasında değişebilen çıktılarının olduğu, tüm yalın araçlarını kullansanız dahi, “Herkesin Katılımı” olmadan esas amaca erişmenin mümkün olamayacağı vurgulandı.
Şirketin çıktısı, kişilerin çıktılarının toplamıdır. Kişilerin çıktısı da “Kişilik x Yetenek x Motivasyon” ile formülüze edilir. Bu üç değer yüksek olursa bireyin çıktısı da yüksek olacaktır. Sadece yüksek bilgi seviyesi şirket için bir getiri sağlamaz. Buradaki tüm çarpanları yükseltmek gerekir. Yeteneği okul eğitimi ile geliştirebiliriz.  Motivasyon için ise, Kaizen, 5S  gibi yalın araçları bir yöntemdir ve bu faaliyetlere katılım sağlanmadan gelişmeyen kısımdır. Her bir bireyin bilgi, beceri ve motivasyonunu arttırarak, en üst seviyeye yükseltmek gerekir. Bireylerin çıktıların artışı,  şirketin kalitesinin iyileşmesi, maliyetlerinin azalması ve dolayısıyla karın artmasını sağlar. Bunun için bireylerin motivasyon unsurlarını arttırmamız gerekiyor.Motivasyonu arttırmanın bir diğer noktası da takdir etmektir.Şirkette çalışıyor olmaktan övünen çalışanlar yetiştirmek kavramı, takdir gören çalışanlarla olur.

T-TPS e geçiş ile insan odaklı yalın sisteme geçilmemiş olsaydı, gelişimin grafikte gösterilen kırmızı çizgi ile ilerleyeceğini görecektik. T-TPS ve özellikle TMS ile birlikte gelişimin ivme ile arttığını görüyoruz.
TMS ile birlikte T-TPS e 3 noktada ekleme yapıldı.

• Görselleştirme
• Kendi prosesini tamamlama (aslında içerisinde, üretim,  jidoka gibi terimleri içeriyor.)
• Çalışanlarda ve işyerinde dinamizm

Akış süresinin kısaltmanın en temel yolu, problemleri görünür hale getirmektir. Sonra ise, görüldüğü yerde çözülmesidir. Bunun yolu 4P den geçer. Temelinde uzun dönemli felsefenin, mükemmel prosese, insan ile ama otonom problem çözebilen insanlarla ulaşılabileceğini gösteriyor. Problem olmayan şirket yoktur, göremeyen şirket vardır. Şirketin bütünü otonom problem çözücü çalışanlardan oluşmalıdır.Akış süresini kısaltmak demek problemleri ortadan kaldırmak demektir. Problemleri ortadan kaldırmanın yolu da kaizendir. Ancak Kaizen sadece bir araçtır. Kaizen yapmaktan önemlisi, bir kaizen projesinde yer almak, kişisel gelişimi ve motivasyonu arttırmaktır. Öneri verme alışkanlığı da bu bağlamda önem kazanıyor. Üretim, fikirlerin sunulduğu dünyadır ve ancak gerçekleştirildiğinde değer katar. Toyota’da bu bağlamda gerçekleşen kaizenleri baz alıyor ve şunun vurgusunu yapıyor.” Sahadaki liderler, işi ileriye taşıyacak kişilerdir”

Burada özellikle vurgulanan konulardan biri de, “Biz bunu daha önce denedik olmamıştı” gibi cümlelere geçmişi sorgulamadan, “Yapılamaz/İmkansız” diye birşey yoktur diyerek kaizenlerin yapılması gerekliliğidir. Bir doğru varsa, herkes için ortak doğruyu bulup standart hale getirilmelidir.
Yöneticinin birinci görevi de, standardı uygulamak ve uygulatmaktır. Standart iş, çalışan hareketleri merkezli hazırlanan ve işe yönelik doğru SOF larla, düşük CT da her seferinde aynı şekilde gerçekleştirilmelidir. Bu durumda , doğru yöntemle doğru ürünün çıkmasını garanti altına almış oluyoruz. Bu kısımda, zaman zaman belki de hepimizin aklına gelen soruları, bizlerde hocalarımıza sorduk. Makinalar için Poka Yoke var. Peki operatör hataları için Poka Yoke  var mıdır? Cevap, çok netti, Standart İş. Devamında gelen soru ise, şuydu, “Çalışan işi standarttan farklı yaparsa ne olur?
“Yapmaz, çünkü işi belirlenmiş şekilde yapmazsa anormallik oluşur.Belirlenmiş işe mutlaka uyulur, uyulması zor ise öneri verilir.”
Fabrika ziyaretlerinde, operatör bazında, proseste 13 yıldır sıfır hata ile çalışan operatörler olduğunu gözlemledik. “Operatör Hatası” tanımının aslında SOF lar ve tanımlı işlerle, sistemsel çözümlerle üstesinden gelinebileceğinin bir sonucu olarak söylemek yanlış olmayacaktır.
Saha yönetiminin temelini ise 5S oluşturuyor. 5S Toyota da 4S+1S olarak tanımlanıyor ve 4S i hayata geçirecek unsurun,  insanların disiplini olduğu vurgulanıyor. Bunun farkında olabilmeleri için de”bu işe kalbini vermek” terimini kullanıyorlar.Hatta eğitmenimiz, kendi çalıştığı dönemde, hatta girdiğinde 5S doğru yapılmadıysa, bu hattan kesinlikle iyi ürün çıkmaz diyerek orayı terk edermiş.  5S maliyetlerin azaltıldığı, iyi ürünün çıktığı ilk başlangıç noktasıdır.
İş güvenliği dahil bir çok konuda, standart işe uygun çalışma için hattın belirli bir bölgesinde bulunan DOJO adı verilen eğitim odalarında,  kişilerin işi öğrenmesinin yanısıra ”kasların işi öğrenmesi”nden bahsediliyor. Bir kasın o işi öğrenebilmesi için de 8-10 bin kez tekrar etmesi gerekiyor. Aksi durumda, saniyelerle belirtilen ve sürekli akış olan hatlarda takta uyumda problemler yaşanabilir.  Bizlerde teorik eğitimlerin yanında pratik eğitimlerde aldığımız TEC merkezinde, Taktı 97 s olan ve 4 operasyondan oluşan vantilatörlerin üretimini gerçekleştirdik. Bu kapsamda, hem operatör olarak çalışma fırsatımız oldu hem de tüm yalın araçlarını kullanarak, takta uygun ürün üretirken, iç müşterimize hatalı ürün gönderdiğimizde ne hissedildiğini ya da  küçük kaizen ve 5S lerle neler yapabileceğini deneyimledik. Oldukça faydalı olan bu eğitim, kısa sürede takım olabilen ve takta uygun kaliteli ürün üreten takımın ödüllerini alması ile sonlandı.
  
“Ağaç yaşken eğilir” atasözünün en güzel uygulamaları Japonya da, bir fiil interaktif eğitimlerin olduğu müzelerde gerçekleşiyor.  Çocuklar, kendi yaş grupları için oluşturulmuş eğitim oyunlarında, birşeyler üretmenin verdiği keyfi yaşayarak, ürettikleri ürünü yanlarında anı olarak götürebiliyorlar. Örneğin ilkokul öğrencileri, pres, delme tezgahlarında kendi anahtarlıklarını oluşturduktan sonra, proseslerini tamamlayıcı iplerini takarak oluşturdukları ürünlerini yanlarında götürebiliyorlar.
Genel olarak, Japon kültürü ile Toyota kültürü ne kadar benzese de diğer Japon fabrikaları Toyota gibi değil. Zaten bildiğimiz ancak yerinde de gördüğümüz gibi çok net şekilde ifade edilebilir ki, Yalın sistemin uygulanması için Japonya da olmaya gerek yok ve hatta Japon olmaya da gerek yok.
Sosyal yaşamda, insana saygının ne demek olduğuna ilişkin fikirlerinizi tekrar gözden geçirme fırsatı yaratan uyumlu ve sakin, kuralların içinde ama huzurlu yapıya çok kolay uyum sağlanabiliyor. Yemek kültürü herkes için alışıldık olmasa da yemek sunumları görselliğin sosyal yaşamın da bir parçası olduğunu gösterir nitelikteydi.
 
  
Yalın Enstitü vasıtasıyla, kitaplarda okuduğumuz kültürü yerinde görme ve yalın uygulama örneklerini çok değerli eğitmenlerden dinleyerek, çeşitli farbrika ziyaretleri ile yerinde görerek, anlama şansını yaratan firmamıza teşekkür ederiz ki umarız, çok daha etkin ve yetkin bir şekilde çalışmalarımıza devam edeceğiz.