1. Tanım

Yalın depo yönetimi, kısaca, depo bünyesindeki herhangi bir katma değer yaratmayan fakat kaynak tüketen süreçlerin ve faaliyetlerin ortadan kaldırılması için yapılan planlama ve icraatlardır.

Yalın depo yönetimi, operasyonların, üretkenlikten taviz vermeden kaynak tüketimini minimum düzeye getirecek şekilde geliştirilmesi sürecidir. Yalın depo, yalın düşünce prensiplerinin ve çeşitli yalın araçların uygulandığı, yüksek değişkenlik ve düşük öngörülebilirlik (tahmin edilebilirlik) ile başa çıkacak yetkinliğe sahip olmalıdır.

2. Tarihsel Gelişim

Depolar, sadece depolama ile sınırlı olmayıp, mal kabul, açma, sayma, raflama, toplama, paketleme, sevkiyat gibi karmaşık operasyonlar yalın metodolojiye tabi tutulabilir.

Depolar, en temel ve basit fonksiyonları olan “depolamanın” öneminin zaman içerisinde küreselleşme ve keskinleşen rekabetin etkisiyle azaldığı, fakat buna ilaveten çok daha karmaşık ve katma değerli hizmetlerin ve operasyonların icra edildiği yerler haline gelmişlerdir.

3. Depo Yönetimi İle İlgili Zorluklar (Paradokslar)

Depo yönetiminde çağdaş global ekonomideki gelişmelerden kaynaklanan belirli zorluklar vardır, paradoksal olan, yani birlikte karşılanması gereken zıtların çatışmasını taşıyan bu zorluklar şöyle sıralanabilir;

. Global ekonomideki  talep değişkenlikleri

. Artan müşteri beklentisini karşılayabilmek için tedarik sürelerini kısaltmak

. Hizmet işlem sürelerini ve işletme sermayelerini azaltmak

. Müşteri memnuniyetini artırmak

. Maliyetleri düşürmek

. Üretkenlikleri optimize etmek

. Güvenilirliği, hassasiyeti artırmak

. Entegre tedarik zincirine depo bağlamında değer katmak

. Depo hacminin etkin kullanımını sağlamak

. Ürünler ile fiziksel temasların minimum düzeyde tutulması

. Darboğazlar olmamasını sağlamak

. Operasyonları basitleştirmek

4. Depo Yerleşim Tasarımı

Etkin ve verimli bir yerleşim, depo içindeki insan ve ekipman hareketlerini, elleçleme noktalarını ve sayısını azaltmayı sağlamalıdır. Çapraz insan ve ekipman trafiğinden ve olası darboğazlardan kaçınmayı sağlayacak bir yerleşim olmalıdır. Tüm bina hacmi (üç boyutuyla) kullanılabilmelidir. Depo yerleşim tasarımı yapılırken; sürekli akış oluşturma bağlamında iş hacmini seviyelendirme, yani iniş çıkışların yönetilmesi, ilgili yasa ve yönetmeliklere uyum, ergonomik çalışma, güvenlik ve teknoloji gibi hususlar dikkate alınmalıdır.

Aşağıda örnek bazı yerleşim tasarımları görülmektedir;

U- Biçimli Depo Yerleşimi

 

5. Ekipman ve Teknoloji

Depoda bulunması gereken ekipman ve teknolojiler amaç, büyüklük, işin türü v.b kriterlerine göre seçilmelidirler.

a. Raf sistemleri ;

Depodaki stoklama fonksiyonu için bulunması gereken en önemli ekipmanlardır, ihtiyaca göre seçilebilecek değişik raf tipleri gerek hazır olarak gerekse özel üretim olarak tedarik edilebilir, raf seçiminden önce depo yerleşim tasarımının yapılmış olması gerekir, bu tasarımı yaparken parçaların boyut ve hacimlerine göre kategorize edilmesi gerekir, ayrıca stoklanan ve yakın gelecekte stoklanacak her bir ürünün boyut ve ortalama stok adedine göre belirlenecek hacimsel düzeyinin tespit edilerek söz konusu kategorizasyondaki yerinin tanımlanması gerekir.

Bu kategorizasyona göre belirlenecek raf derinlikleri (genişlik), raf boyları ve raf yüksekliğine göre raf sistemi tasarlanabilir, Stoklanması gereken toplam hacim’ e göre kaç raf modülü, dizisi (sırası) ve bloğuna ihtiyaç olduğuna ve blokların kaç katlı olacağı, raf dizileri arasındaki koridor genişlikleri gibi değişkenler tespit edilmelidir. Ayrıca ihtiyaca ve olası yatırım olanaklarına göre rafların statik veya dinamik olup olmayacağına karar verilebilir.

d. RF sistemi

Depo içerisinde parça toplama, sevkiyat ve sayımlarda kullanılacak radyo frekansı ile çalışan ve el terminallerinin bağlı olduğu ve depo yönetim sistemi ile entegre olan sistem.

b. Raf kutuları;

Raflarda stoklanacak ürünlerin küçük boyutlu olan bazılarının kutular içinde stoklanması dış etkilerden korunması ve kolay bulunmalarının sağlanması için etkili bir yöntemdir. Bu yüzden söz konusu stoklanması gereken ürünlerin boyutlarına göre değişik kategorilerde raf kutuları geliştirmek veya pazarda mevcut olanlardan seçmek gerekir.

c. Fork-lift

Mal girişinde ve sevkiyatlarda kamyon boşaltma ve yüklemede kullanılan fork-lift seçimi yapılmalıdır, yüklerin ağırlık ve hacim değişkenlerine göre dizel, LPG, NG veya elektrikli türler seçilebilir.

e. Parça toplama ekipmanı;

Küçük boyutlu parçaların stoklandığı raf bloklarında kullanılan insan gücü ile yürütülen parça toplama arabaları piyasada bulunan tiplerden seçilebileceği gibi özel ihtiyaçlar için sipariş üzerine yaptırılabilirler.

Büyük boyutlu parçaların stoklandığı raf bloklarında ise yüksek raflardan parça toplayabilen elektrikli parça toplama arabaları (order picker) kullanılırlar.

f Transpallet;

Ürün nakledilen palet veya sandıkları depo içindeki kısa mesafelerde kaldırmak ve nakletmek için kullanılan taşıma ekipmanlarıdır, manual ve elektrik tahrikli olan çeşitleri vardır.

g. Paketleme masası;

Sevkiyat hazırlık alanında toplanmış olan ürünlerin paketlenmesinde kullanılan bir masa olup, üzerinde paketlemede kullanılan çeşitli araç ve gereçleri bulundurur.

h. Paketleme malzemeleri;

Toplanan parçaların sevk edilmesi için hasarlanma ve kaybolmaya karşı paketlenmesi gerekir, bu yüzden ihtiyaçlara göre değişik hacim ve boyutlarda karton kutular, ahşap veya metal paletler veya kasaların stoklarda, kullanıma hazır halde tutulması gerekir, paketlerin içindeki ürünlerin hasarlanmaması için balonlu naylon sarma materyalleri, yastıklama materyalleri, plastik torbalar, tel zımbalar, etiketler v.s gibi malzemelerin bulundurulması gerekir

ı. Kamera sistemi;

Depo iç ve dış mekanlarını çeşitli güvenlik sorunlarına karşı gözleyecek ve izleyecek görüntülü sistemlerin kurulması gerekir.

6. Süreçler

Depolarda genel olarak aşağıdaki iş süreçleri yürütülür;

– Parça kabul

. Ön kabul, boşaltma, açma, sayma, sevkiyata direkt aktarma, raflama, stoklama

– Sevkiyat

. Toplama, ayırma, paketleme, etiketleme, , irsaliyeleme, yükleme

– İade alma

– Envanter sayımı

– Bakım-onarım

7. Yalın Dönüşüm

Depolardaki yalın dönüşüm, firmaların yalın tedarik zincirindeki ve finansal performanslarındaki kritik rollerinden dolayı önem taşımaktadır. Yalın dönüşüm ile operasyon giderlerinin azaltılması, kısa tedarik süreleri baskısıyla başa çıkmak, süreç mükemmeliyetinin artırılması, hacim yetersizliğinin üstesinden gelmek, mevsimsel dalgalanmaları yönetmek gibi çoklu amaçlar gerçekleştirilmeye çalışılır.

Yalın dönüşüm, tüm çalışanları aşağıdan yukarıya değişime dahil eder ve çalışanlara ne yapmaları gerektiğini söyleyen yönetim ve gözetim yaklaşımı ile ilgili önemli bir kültür değişimini kapsar.

Yalın dönüşümün, yalın depo’ nun amaçlarını gerçekleştirmeye hizmet edebilmesi yönündeki temel amacı şu şekilde ifade edilebilir;

Değer akışı (malzeme ve bilgi) oluşturmak ve hızlandırmak.

Bu amacı gerçekleştirmek için uygulanması gereken strateji ise, darboğaz ve israf gibi problemlerin bulunup ortadan kaldırılmasıdır.

Darboğaz ve israfların genel olarak bulunacağı problem alanları şunlardır;

– Alan (hacim) kullanımı
– Güvenilir olmayan bilgi
– Nakliye (hareket, taşıma)
– Beklemeler, gecikmeler
– İadeler, tekrarlar, kayıplar

Söz konusu stratejiyi hayata geçirmek için yapılması gereken faaliyetler ise aşağıdaki şekilde ifade edilebilir;

– Süreç, malzeme ve ekipmanların standartlaştırılması

– Esnek (çok fonksiyonlu), eğitilmiş iş gücü oluşturmak

– Çekme (pull) sistemi uygulamak

– Takt-time uygulaması ile gerekli kaynakların tespit edilmesi (personel, ekipman, malzeme)

– Temel başarısızlık örneklerini ve kusur alanlarını tespit ederek önleyici faaliyetler planlamak

– Problem çözme yetkinlik ve kültürü oluşturmak

Yalın dönüşüm ihtiyaçlarının tespitinde, faaliyetlerin ve araçların uygulanmasında işin yapıldığı yerlerde ve işi yapan insanların yakınında olmak, çok kritik bir iş yapma biçimi olarak kabul edilip uygulanmalıdır, “işi en iyi yapan bilir” prensibini akıldan çıkarmamak gerekir.

Yönetici ve gözetmenler ihtiyaç tespiti ve çözüm geliştirme aşamalarında sahadaki çalışanlara danışarak ve onlar ile birlikte çalışarak “yalın dönüşüm araçlarını” uygulamalıdırlar.

Yalı dönüşümde kullanılan araçlar;

– Değer akış haritası
– 5S (Deponun organize olması)
– Kanban
– Görsel yönetim
– Kaizen (sürekli iyileştirme)
– Hat dengeleme (İş akışının, iş hacminin dengelenmesi)
– Görsel iletişim
– Hata önleme

8. Depo Yönetim Sistemi Programı

Depo iş süreçlerinin bünyesinde yürütüleceği entegre bir yazılım olması gerekir, bu yazılım şirket çapında ve departman çapında kullanılan ERP ve / veya MRP gibi yazılımlar ile bütünsel bir şekilde çalışmalıdır, ayrıca olası tedarikçi ve müşteriler ile bağlantılı olarak çalışması gerekebilir, böylelikle iş süreçlerinin gerektirdiği şekilde gerçek zamanlı veri alışverişine olanak tanıması sağlanır. Bu yazılım piyasada hazır olan çözümlerin uyarlanması ile kullanılabileceği gibi, tamamen özel ihtiyaçlar ve talepler temelinde baştan yazılabilir.

9. Raporlama ve Performans Yönetimi

Her fonksiyon ve sürecin mevcut durumunun ölçülmesi, hem hedefler koyulması hem’ de performans düzeyinin tespiti için gereklidir, bunu ortaya koyan bir çok söylem geliştirilmiştir, bunlardan bir tanesini’ de burada kullanacak olursak şöyle diyebiliriz;

“Ölçemediğiniz bir şey hakkında herhangi bir beklentimiz olamaz”

Depo yönetimindeki temel performans göstergelerini oluşturup, bunları belirli aralıklar ile düzenli bir şekilde ölçmek, raporlamak ve koyulacak hedefler doğrultusunda geliştirip iyileştirmek gerekir.

Depo’nun iş süreçlerindeki performans ölçümü için kullanılabilecek temel göstergeler;

Mal kabul (Teslim alma ile stoğa giriş arası) süresi, Sevkiyat (Sipariş-Teslimat arası) süresi

Hasarlı / Yanlış parça gönderim / Bulunamayan parça oranı, İade oranı

Depo hacim kullanım oranı, Çalışan sirkülasyonu, Ekipman devre dışı süresi, Depo maliyetleri.

10. Kontrol ve Değerlendirme

Depoların gerek yerleşim gerekse işletmecilik bağlamında etkin ve verimli olup olmadığının ve gelişim alanlarının tespiti her zaman geçerliliğini koruyan bir meseledir.

Mevcut durumun ve gelişim alanlarının tespiti için belirli kontrol listelerinin geliştirilmesi gerekir. Bu listelerdeki kontrol noktalarının oluşturulması gereken temel alanlar şunlar olabilir;

– Lokasyon

– Tesis

– Yönetim ve gözetim

– Yerleşim tasarımı

– Raf sistemi

– Makine, Ekipman

– Süreçler

– İş güvenliği

11. Geleceğin Deposu

Interaktif ve mobil teknolojiler, akıllı robotlar, büyük veri analizi ve akıllı otomasyon depo tasarım ve yönetimini çok derinden etkileyecektir.

Depo ile tedarik zincirinin tedarikçiler, müşteriler gibi diğer halkaları arasında GPS teknolojisi ve mobil uygulamalar ile gerçek zamanlı verileri toplayıp iletmek için sürekli bağlantı sağlanır.

İşgücünün manual çalışmadan teknoloji ile güçlendirilmiş bir çalışmaya yönlendirilmesi için hem yetkinlik profili geliştirilecek, hem’ de robotik ekipman ve makinalar ile işbirliği içinde çalışması sağlanacaktır, kendi kendine bakım yapabilen makinalar, drone’lar depo süreçlerinde kullanıma başlanacaktır.

Büyük veri analizi, yani verilerin ve yapay zekanın çok yönlü ve yoğun kullanımı ile depo operasyonlarındaki üretkenlik artırılacaktır.

Yeşil depo veya yeşil bina kavramları ve teknikleri ile depoların çevreye olan etkileri ve maliyetleri olumlu yönde geliştirilecektir.