Kendini işine ve sürekli iyileştirmeye adamış bir başkan, Yalın tarzda başarılı bir açık ofis yönetimi, departman bazında ofis yerleşimi, güçlü iletişim, yüksek beyaz yaka verimliliği, görsel yönetim…
18 Şubat 2011 Cuma günü ziyaretini gerçekleştirdiğimiz Toyota Boshoku Türkiye bu kavramları hayata geçirmiş bir şirket. Toyota Boshoku Adapazarı’nda Toyota’ya koltuk üretiyor. Bu başarılı dönüşümü tetikleyen ise Başkan Tetsuya Yamazaki. Kendisiyle karşılaştığımızda – çoğu Japon yönetici ile yaşadığımız gibi – yaşını göstermemesi, fit, zinde bir yönetici olması dikkatimizden kaçmadı. Bütün bu zindeliğine rağmen, Japonya’daki doktoru 10 kilo fazlası olduğunu bile söylüyormuş.
Yamazaki bireysel zindeliğini şirket yönetimine de taşımış ve hem imalat ortamında hem ofis ortamında “dinamikleşme”yi sağlamış. Bu dönüşümde Toyota Üretim Sistemi’nin babası diyebileceğimiz Taiichi Ohno’nun öğrencisi olması da büyük bir etken. Ohno’nun fotoğrafı “çalışma masası”nın yanında asılı. “Çalışma masası” demişken, Başkan Yamazaki’nin masası fotoğrafta gördüğünüz şekilde açık ofiste bütün departman masalarının karşısında, aynı odada ve aynı büyüklükte yer alıyor. Ofiste bütün çalışanlar bir arada ve diğer ekiplerle içiçe oturuyorlar; bu da verimliliği olumlu etkiliyor, iletişimsizlik sorunu yaşanmıyor.
 
Açık ofisin bu tarzda yerleşimi e-posta trafiğiyle oluşan iletişimsizliği ortadan kaldırıyor, çünkü çalışma arkadaşınızla yüzyüze olduğunuz için çoğu konuda hızlıca karar verip ilerleyebiliyorsunuz. Ayrıca arkadaşınızın yüzünden moral düzeyini anlayıp birbirinizin sorunlarını paylaşıp çözebiliyorsunuz, motivasyonu yükseltebiliyorsunuz. Bundan daha insani, etkin bir iletişim olabilir mi?
Günümüzde yaşadığımız e-posta çöplükleri içinde nasıl bocaladığımızı, bunun iş verimliliğimize nasıl olumsuz yansıdığını bir düşünün. 2009 yılı sonunda Yalın Enstitü’nün bir eğitiminde eski Toyota Satış-Pazarlama Yöneticisi Chikuma’nın söylediği gibi: “Bizler aslında bilgiyi görelim diye bilgisayara girerek ‘görememezlik’ sağlıyoruz. Bu yüzden operasyon yönetiminde Oobeya tarzı görsel yönetim metotları daha insani, etkin bir çözüm.”
Ofis çalışanlarına “açık ofiste gürültüden şikayetçi misiniz?” diye sorduğumuzda, herhangi bir rahatsızlık duymadıklarını, bu şekilde çalışmaktan mutlu olduklarını belirttiler.
Başkan Yamazaki’nin belirttiği bir diğer konu ise; Türk iş yapış şeklinin yeteri kadar hızlı olmadığı, ülke olarak Güney Kore, Çin, Hindistan gibi büyüme hızını yakalamasının gerekli olduğu. Yamazaki Türkiye’yi çok seviyor, Japon kültürünü Adapazarı’nda bir ilkokula da üniversitelere de anlatmak istiyor, kendini “Türpon” (Türk-Japon) olarak tanımlıyor. Başkan ayrıca bir Atatürk hayranı, onunla ilgili araştırmış, bilgi edinmiş, masasında onun da bir fotoğrafı var.
Başkan Yamazaki, Toyota Boshoku’da göreve geldiği andan itibaren bütün çalışanlarla yoğun bir iletişime geçmiş, bir yıl boyunca 5-6 kişilik gruplar halinde bütün çalışanlarla ayrı bir odada yemek yemiş ve sorunlarını tek tek dinlemiş. Zaten ziyaretimiz boyunca çalışanlar da Yamazaki’ye sevgi-saygılarını dile getiriyorlar.
Toyota Boshoku’nun imalat süreçlerinde de Görsel Yönetim’in bütün kaideleri uygulanıyor. Andon panoları, takım panoları, KPI göstergelerin takibi, sesli-görsel ikaz sistemleri, zemindeki işaretlemeler, adresleme yöntemleri vb. Altyapı bu şekilde olunca da imalatta akış başarıyla sağlanıyor. Özellikle tekstil kısmında Tek Parça Akış’ı gözlemleyebiliyorsunuz, prosesler arası stok yığınlarıyla karşılaşmıyorsunuz. Andon panolarında herhangi bir sorunla karşılaşıldığı görüldüğünde, duyulduğunda takım lideri veya bakım çalışanı hızlı yanıt verebiliyor. Oluşturulan sistemle problemler azaldığı gibi, problem oluştuğu takdirde hızlı çözüm uygulanabiliyor. Kaizen ve maliyet çalışmaları yapılırken çalışanın gelişimine önem veriliyor, Başkan Yamazaki de sürekli bunu vurguluyor. Bunun en önemli göstergesi ise, geçen yıl Japonya’da bütün Toyota Boshoku tesisleri içinde Türkiye fabrikasının kalite çemberi çalışmasının birinci seçilmesi.
  
18 Şubat 2011 Cuma kendimize yarım günlük Yalın Şirket ziyafeti çektik. Çoğu Türk olan çalışanlar içinde kendimizi Japon kültürü içinde bulduk ve bu iş yapış şeklinin bize ne kadar çok uyduğunu gördük. Yalın’ın bütün yönleriyle Adapazarı’nda, Bursa’da, Eskişehir’de ve Türkiye’nin her yerinde başarıyla uygulanabileceğine bir daha inandık.
 
Yalçın İPBÜKEN
Onur ARTIIŞIK