Hızla değişen perakende sektöründe öne çıkan organizasyonların belirli özelliklerinin ortak olduğu görülüyor: Perakendede değişime gösterilen büyük uyumluluk ile süreç ve hizmetlerinde sürekli gelişime olan adanmışlık. Müşteri her zaman çabaların merkezinde olmalıdır. Artık bir hizmet sunmak veya ürün satmak yeterli değildir. Müşteriler alışveriş tecrübelerinde ve satın aldıkları nihai üründe değer görmeyi istemektedirler.

Bu düşüncenin ışığında yalnızca Brezilya’da 470 konumda 85,000 üzerinde çalışanı olan çok uluslu Carrefour Grubu, sadece birkaç tane sürekli iyileştirme aracını devreye almaktansa, sahadan üst yönetime tüm organizasyonun kültürel değişimi için gayret göstermesi gerektiğini anladı.

2020 yılının başlangıcında Grup DNA’sına Yalın Düşünceyi enjekte etmeye ve tüm iş boyunca yaymaya karar verdi. İlk sonuçlarını elde etmede yardımcı olmaları için birkaç uzmanla beraber Yalın Enstitü Brezilya’yı da davet ettiler. Bu yazıda grubun yalın yolculuklarındaki ilk adımlarından bahsedeceğiz.

Mükemmellik Merkezi Yaratma

Geçen yılın başlarında, 2019’da elde edilen başarıların bir kısmının üzerine inşa etmek amacıyla bir Mükemmellik Merkezi kuruldu. Bu yönetim kurulu tarafından alınan tomurcuklanmış iyileştirme girişimine yapı ve hizalanma kazandırmak için alınmış stratejik bir karardı. Kararın alındığı yakın bir zamanda ise aramızdan biri (Vanessa Maranho’nun hemen ardından Renato) iyileştirme takımına yalın dönüşüme rehberlik etmek için iyileştirme takımına katıldı.

Carrefour’un Mükemmellik Merkezini diğerlerinden ayıran şey Yalın Düşüncenin temel ilkelerinden birini (iyileştirmenin “iyileştirme takımına” özel bir ayrıcalık olmadığı, herkesin iyileştirmeden sorumluluğu olduğu ilkesi) desteklemeyi hedeflemesidir. Bu iyileştirmenin tüm iş boyunca, sürdürülebilir bir biçimde gerçekleştirdiğinden ve kişilerin işlerini ve iyileştirme süreçlerini sahiplendiğinden emin olmanın yek yoludur.

İyileştirmenin herkesin sorumluluğu olduğu fikri; ancak günlük aktivitelerimizdeki düşünce ve davranış biçimimizi değiştirdiğimizde, liderlerin çalışanları teşvik edip gelişimlerine odaklandıklarında ve yeni iş yapma biçiminin sürece dahil olan herkesin faydasına olduğunu gösterdiğimizde yerleşebilir.

Yalın Eğitim

Yalın Enstitü Brezilya Carrefour ile olan dönüşümlerine koçluk etme taahhüdüne başladığında anlaşmaya göre kendi kendilerinin öğretmenleri olmaları amacıyla çalışanlara bir eğitim programı oluşturmaları gerekiyordu. Bazı geri bildirimleri göz önünde bulundurarak Yalın Dönüşümün Pratik Programı (pt. Programa Pratico de Formaçao Leann) duruma en uygun olanı olarak belirlendi.

Stratejik takım; muhasebe, tedarik zinciri, operasyon, bakım, e-ticaret vb. alanlardan eğitime katılması için bazı kilit personelleri seçti. Programın hedefi rehberlik altındaki pratik egzersizler ve A3 belgesi oluşturma aracılığıyla insanların yeteneklerini geliştirmekti. YEB aynı zamanda gözlemi kolaylaştırmak ve ihtiyaç duyulduğu yerde destek sağlamak için gembada Carrefour takımına koçluk yapmaktadır.

En acil sorunlar (dolayısıyla en büyük fırsatlar) A3’lerin konusu olarak seçildi. Eğitim alan 21 katılımcı 2-3 kişilik 9 gruba ayrıldı ve her biri belirlenen sorunların üzerine çalışmak için görevlendirildi. Bu aşamada paylaşılmasını önemli bulduğumuz bir dersi şöyle ifade edebiliriz: farklı alanlardan kişilerin bir araya geldiği takımlarla çalışmak herkese mevcut durum hakkında daha bütüncül ve çok fonksiyonelli bir bakış açısı sağlayarak tekil silolar yerine entegre bir değer zinciri olarak çalışma fikrini güçlendiriyor ve iyileştirme için çok daha fazla fırsat sunuyor.

A3’lerin geliştirilmesinin yanı sıra alan yöneticileri de eğitim programına dahil olan – “Saygı ile Liderlik Etmek” atölyesine davet edildiler. Davetin arkasındaki fikir bu liderlerin değişim ajanlarını ellerinden geldiğince desteklemelerini sağlamakla birlikte merkezi karar vermeye olan eğilimlerini kırarak saha çalışanlarını işlerinde ve problem çözümlerinde daha otonom hale getirmekti.

Takımın program sırasında karşılaştığı büyük bir zorluk fizikselden dijitale dönüşüm oldu ki bu zorunluluk pandemi nedeniyle hepimizin zorunlu olarak yaşadığı bir durumdu. Bu ölçekte bir geçiş hiçbir zaman kolay olmamıştır (insanlar değişime direnç göstermeye meyillidir ve neler olduğunu ve ilk sonuçlar ortaya çıkana kadar neler olacağını anlamakta zorluk çeker). Ancak dijitale geçişi gerçekleştirmek küresel bir krizin ortasında daha da zor olmakla birlikte dönüşüme devam etmenin ne kadar önemli olduğunu da göstermiş oldu. Program yeni şartlar doğrultusunda düzenlenmek zorunda kaldı fakat yine de hedeflere ulaşılabildi. Ve bu noktada öğrenilen diğer bir temel ders de şu kelimelerle özetlenebilir: disiplinin önemi. Odağın bozulmamasının ve yöntemlerin izlenmeye devam edilmesinin değişimi gerçekleştirmek için zorunlu olduğu herkese görünür oldu.

Perakendede Değişimden Kaynaklanan Sonuçlar

8 aylık eğitim boyunca Carrefour Grubu sadece insanlarını geliştirmekle kalmadı; yalın metodoloji ve araçlarında, aynı zamanda projelerden ciddi sonuçlar elde etmeyi başardı (bazı katılımcılar eğitimin son gününde başarılarının sunumunu gerçekleştirdi). Sonuçlar arasında:

• Gerekli ama değer katmayan (zorunlu israf) aktivitelerde %60 oranında bir akış süresi kısalması
• İş boyunca akan bilgide kalite artışı, ki şimdilerde bilgiler %90 oranda doğru ve eksiksiz aktarılıyor
• Bilgi doğruluğunda %100 artış
• Süreçler arasındaki aşamalardaki bekleme sürelerinde azalmalar ve tamamen ortadan kaldırmalar
• Dolaylı tedariklerin gerçekleşme biçimindeki yeni yöntemle teslimatların akış süresinde kısalma ve kalitesinde artış
• Mağazalardaki ürünlerin yenilenmesi için gereken sürede önemli bir azalış
• Süreci hızlandıran ve hem çalışanı hem de işvereni tatmin etmeyi hedefleyen yeni işe alım süreci

Şu ana kadar süreçlerini iyileştirmek için 40 saatlik eğitim ve ulaşılan 450 kişi ile en az beş departman katılım gösterdi. Finansal açıdan A3’lerde yazılı olan projelerin tamamlanması organizasyona potansiyel olarak 3 milyon Brezilya Reali tasarruf sağladı. Bu iyileştirmeler sadece işin performansını etkilemekle kalmadı aynı zamanda birçok çalışanın günlük iş hayatını ve müşterilerin tecrübesini de olumlu bir biçimde etkiledi.

Yalın Her Zaman Öğrenmekle İlgilidir

Her yalın yolculuk, hangi olgunluk seviyesinde olursa olsun, beraberinde birçok zorluk ve engel taşır. Bu durum yalının iş ve insanlar üzerinde bir kültür şoku etkisi yarattığı için gerçekleşmektedir ki genelde başlangıç direnci ve güvensizlik bu neden oluşur. Zorluklarla karşılaşmaktan kaçınılamaz. Önceki yılda karşılaşılan zorluklardan birkaçı şu şekilde sıralanabilir:

• Tüm çalışanlarla yalın yönetim üzerine iletişim
• Disiplin
• İyileştirmelerin herkes sahiplenebilmesi için görev ve sorumlulukların açıkça anlaşılması
• Sistemik meseleler, tamamen dijital ortamda değişimi nasıl yönetilebilir vb. (yalın düşünürler gembada olmaya alışıktır ki pandemi nedeniyle büyük oranda bu olasılıktan yoksun kalmışlardır)
• Çoğu zaman işlerin beklenildiği gibi gerçekleşmeyeceği gerçeğiyle yüzleşmek (buradan itibaren yalını pratiğe dökmek ve problemlerin kök sebeplerini anlamak kritiktir)
• Yardım zincirine güvenmeye alışmak ve işin günlük işleyişinde gerçekte nasıl çalıştığını anlamak
• İnsanlar yeni iş yapış biçimine hala biraz soğukluk gösterseler dahi A3’lerde belirtilen aksiyon planlarının uygulanması

Yine de tüm bu zorluklar öğrenmek ve kişinin ihtiyaç duyduğu yalın tecrübeyi özümsemesi için önemlidir.

Daha Yeni Başladık

Sonuçlar elde edilip beklentilerimizin üzerinde olmalarına rağmen ve gelecek yıllarda büyük potansiyel görmemize rağmen Carrefour’daki yalın yolculuğumuzun yeni başladığını biliyoruz. Yalın sayısız fırsata kapı açmaktadır. İlk sonuçları görerek rehavete kapılmak kolay olabilir ama işi tamamen dönüştürme hedefine ulaşmak için sabır ve sürekliliğe ihtiyaç duyduğumuzu biliyoruz. İnsanlarımıza sadece bir takım araçlar vermeyi düşünmüyoruz, düşünce biçimimizi ve davranış tarzımızı değiştirmeyi istiyoruz.

Kendi yolculuklarına başlayanlara tavsiyelerimiz ne mi olur? Sadece başlayın! Şirket programı veya yerel seviyede bir iyileştirme olsun fark etmez. Topu sürmeye başlayın. Küçük ve basit başlayın, insanlarla etkileşin ve onları dinleyin. Her zaman iş birliğinin peşinde olun ve birinci günden itibaren liderleri müdahil etmeyi unutmayın.

Kaynak