İş Akışını ve İşi İyileştirmek

Operasyonel iyileştirmenin kısa tanımı; işi “ilk seferde, tam zamanında, her seferinde doğru ve zamanla daha kısa sürede yapmak” olabilir. Buna motivasyon ve iş güvenliğini ekleyebiliriz.

Şirket içinde operasyonlar pek çok değer akışı üzerinden gerçekleşir ve hedefe ulaşmamıza hizmet eder. Değer akışları, “müşterinin siparişinden teslimata”, “satın almadan üretime”, “fikirden tasarıma”, “tasarımdan pazara”, “A ana ürün ailesinin geliştirilmesi – üretimi – sunumu” gibi büyük iş akışlarıdır. Bu akışlar adeta tüm şirket bölümlerini ve çalışanlarını görünmez iplerle birbirine bağlar; Bölümlerarası Yönetim ve orta kademenin iş birliğini gerektirir.

Tek bir akışı ele alıp incelersek şunu görürüz: kapsamına göre bir kaç bölümü, her bölümden bir kısım çalışanı içerir. Bu akışları aynı seviyede birbiri ardı sıra takip eden bölüm süreçleri oluşturur: satın alma, üretim, satış, pazarlama, ürün geliştirme, muhasebe, raporlama, bilgi teknolojileri, lojistik gibi. Her bir bölüm ana değer akışını aksatmadan bölüm süreci üzerinde tam zamanında, istenen kalitede ve maliyette hizmet etmekle, sonuç almakla sorumludur.

Bölümün bunu garanti edebilmesi Günlük Yönetimin  ve ilk kademe çalışanların konusudur. Bölümlerde ana süreci destekleyen pek çok alt süreç vardır:  Satışta sipariş alma – ihtiyacı anlama – sunum yapma – itiraz karşılama – satış kapama gibi, Üretimde kesme – işleme – boya – montaj gibi, Muhasebede alacaklar hesabı işleme – borçlar hesabı işleme – bordrolama – gelir tablosu hazırlama gibi. Alt süreçlerde de bölüm çalışanları görev alır.

Dikkat ederseniz şu ana kadar, işi detaylandırarak kırdığımız, değer akışı, bölüm süreçleri ve bölüm alt süreçleri olmak üzere üç seviyeden bahsettik. Peki daha başka alt kırılım var mıdır? Eğer işi iyileştireceksek olmalıdır.

Bir alt seviyeye (dördüncü seviye) süreç adımları ya da işlemler diyoruz. Satış bölümünün “Sunum Yapma” alt süreci için süreç adımları; “ihtiyaca uygun ürünü belirle”, “rakipten üstünlüklerini ortaya koy” ve “faydayı anlat” olabilir. Üretimde “Montaj” alt süreci için süreç adımları; “birleştirme” ve ardından “sıkma” olabilir.

Peki operasyonu daha da iyileştirmek için başka bir seviye var mı? Evet var: iş elemanları (beşinci seviye). Yukarıdaki “rakipten üstünlüklerini ortaya koy” süreç adımı için iş elemanları; “rakibin özelliklerini internetten ve sahada incele”, “kendi ürün bilgine hakim ol”, “kıyaslama yap”, “üstünlükleri ortaya çıkar ve listele” olabilir. “Sıkma” süreç adımı için iş elemanları “tornavidayı tut”, “vidayı yerleştir” ve “sık” olabilir.

Bundan sonraki bir alt seviye ise hareket analizleridir. İşi ve iş deneyimini iyileştirmek için gereklidir. Motivasyonu temelden etkiler. Bu iş muhasebede, satın almada, depoda, üretimde ya da satışta olabilir.

Gördüğünüz gibi operasyonel iyileştirmenin altında koca bir buzdağı kütlesi var. Kalite, maliyet, teslimat, müşteri kazanma, İSG ve motivasyon iyileştirmeleri için bu kadar derin bakabilmek gerekmektedir. İyileştirmeler sırasında derinleşme proje ilerledikçe gerçekleşir. İlk iyileştirmeler değer akışının ikinci – üçüncü seviyelerinde yakalanırken, mükemmelleşme yolculuğu için zaman içinde hareket analizlerine kadar inmek gerekir.

Gereken zamanda, gereken seviyede (derinlikte) operasyonu iyileştirmek için genellikle  bir mentora ihtiyaç vardır.

İyileştirmeden bahsetme sebebimiz, değer akışı seviyesinden hareket analizlerine kadar her iş akışında muhakkak problemler olmasındandır. Satıştan üretime, ürün geliştirmeden satınalmaya tüm bölümlerde yapılan işlerin içinde bulunan/gizlenen “israflar”, “iş yükü dengesizlikleri” ve “dalgalanmalar” problemlerin oluşumuna sebebiyet verir. Problemler çözülmelidir; çözülmeyen problemler şirketi amacından ve hedeflerinden alıkoyar. Problem çözmek için tüm şirkette uygulanacak standart bir problem çözme metoduna ihtiyaç olacaktır.

İkinci bir makale ile devam edeceğim: “İş Akışını İyileştirmek için Değer Akışı Haritalama”

Hakan Akgül

Danışman ve YK Üyesi

Yalın Enstitü