Her şey o anda çağrışım yaptı.

6.ziyaret günü idi.

Aldığım geri bildirimin çok etkileyici olması beni bu makaleyi yazmaya motive etti.

Basit ve YALIN düşün?  Mutlu yaşa.

Günümüz uyanır uyanmaz hemen bir zamana karşı savaş ile başlıyor.

Danışmanlığını yaptığım firmanın üretim sorumlusu yöneticisi ile yaptığım diyalog; çok kısa bir zaman geçirmemize rağmen,

– “2 ay öncesine kadar Stres ve koşturma oranım 80% civarıydı.”

(peki ya sizin?)

-Kendisine “Peki ya şimdi ?”  diye hemen sordum!

-“ Şu anda 20%”

– “Tüm ekibime de aynı şeyi yavaş yavaş uygulatıyorum”

Bu çarpıcı kültürel değişimi hemen hepimizle paylaşmak istedim.

Uyandık. (Amaçlıca?)

Servisi yakala!

Ütüyü unuttun mu?

Köpeğin mamasını verdin mi koşturmacası?

Şirkete geldik. Her sabah 09:30 toplantısı bitti, bitecek.

Sonuç: şunu yaptık, sen şunu yapmadın, eksik yaptık, zamanında getiremedik.

O’nu bunu suçlamak.

Birbirimizin hep eksiklerini ortaya çıkarmaya zaman harcıyoruz.

O zaman ki öyle bir geçer öğlen, 18:00 olur.

Önce ZAMAN’ı yeniden geri kazanalım.

Gereksiz israflardan ve koşuşturmalardan arındıralım.

Nasıl? 

Öncelikle mevcut haftalık ve günlük yaptığımız işleri ve toplantılarımızı ele alalım.

Bunların sayısını 50% azaltıp, Sürelerini de 30dk. Geçmeyecek şekilde organize edelim.

Böylelikle bilgi akışı ve yönetimi daha etkin yapabilmek için kendimize ve takım arkadaşlarımıza zaman yaratmış olacağız.

En büyük değerlerden biri olan ZAMAN.

Kim kimle hangi toplantıyı, raporu hazırlıyor?

Niye gerekli? Sonra ne zaman hangi sorunumuzu çözmeğe aracı oluyor?

Raporlar birleştirilebilir mi?

Başka bir toplantıya entegre edilebilir mi ?

Bu gibi yapıcı provokatör sorularla Değer’i ve YALIN’lık seviyemizi irdeleyebiliriz.

Peki bunu Nasıl mı yapacağız? 

Bizim için faydalı ve katma değeri yüksek işleri tekrarlı ve sürekli geliştirmeğe açık birer ritüellere dönüştürelim.

Nasıl mı? 

Benim her salı günüm standart bir gündür. Monoton değil aksine gayet hareketli, müşterimin ihtiyaçlarına odaklanmış. Sürprizlerden oldukça arındırılmış.

Aşağıda hepimizin ortak yaptığı SALI Günü “Liderin Standart Çalışma” ajandamız;

⌚️ 09:00 saha turu ile başlayan bir çalışma günümüz.

Geçtiğimiz Haftayı değerlendirmek istiyoruz.

Bu esnada aramızda geçen bazı diyaloglar;

-Merhaba? Nasılız?

-Yoğunluk ve stres seviyen nedir?

-En çok enerjini soğuran şey nedir?

Saha turumuz başlar. Toplam 30 dakikalık bir zaman dilimi.

(Yapılanları bizzat çıplak gözle yerinde gösteriliyor.)

-Stresi ne tetikliyor? Hangi çözümü devreye alalım? Hayata geçirelim?

⌚️ 09:30 da takım arkadaşlarımızla beraber geçmiş bir haftanın değerlendirmesi yapılıyor.

Merhabalar;

Geçtiğimiz bir hafta Neler bizim için sıkıntı idi?

Bugün hangi bariyerin kaldırılması gerekiyor?

⌚️ 10:30 -12:00 tekrar üretim sahasına iniyoruz.

Çalışılan bölgedeki değer zincirine etki eden her kesimden herkes ile yüz yüze iletişim yapıyoruz.

Merhabalar;

Nasıl bir haftaydı?

Nasıl bir gündü?

Elinde sihirli bir değnek olsa hangi 2 şeyi değiştirirdin?

Samimi bir şekilde bu soruların yanıtını arıyoruz.

⌚️ 12:00-13:30 öğle yemeği ve dinlenme.

Her öğle yemeğine başka bir ekip/ekip üyesi ile geçiriyoruz. ?? dinliyorum…

⌚️ 13:30-15:00 bütün takım ile durum değerlendirmesi yapıyoruz ve yeni aksiyonlar sisteme giriliyor.

⌚️ 15:00-15:30 mola.

⌚️ 15:30-16:30 Günün özeti, Geri bildirimlerin karşılıklı olarak verilmesi.

⌚️ 16:30-17:00 gelecek programın netleştirilmesi. Kim ne yapacak? Ne zaman?

Amacımız en değerlilerimizden olan zamanı geri döndürmek değil. Zaman hareket halinde. Bizler akan zaman içinde boşluk yaratıp geleceği, bir sonraki

-dakikayı

-saati

-günü nasıl ” planlamalayız’a  ” vakit ayırmalıyız.

Nerede, Ne zaman, kim, nasıl ve neyi görüşeceğim?

Analiz edeceğim?

Bilgi vereceğim? Sorularının yanıtlarını netleştirmeliyiz.

Hepimizin örnekten de görebileceği gibi benim her Salı günlerim bu şekilde yalın ve bir amaç doğrultusunda planlanmış.

Dünya üzerinde yapılan birçok çalışmaların da gösterdiği gibi;

 

Geleneksel kültürle Çalışma hayatında çalışan insanlar 60%’a yakın zamanlarını ve enerjilerini yangın söndürerek geçiriyor.

Yapılan hızlı, eksik analizlerle Problemler halının altına süpürülüyor.

1 saat sonra, 1 vardiya sonra, 1 hafta içinde tekrar karşımızda aynı problemleri veya başkalaşmış formlarını görebiliyoruz.

Dünyanın önde gelen ve bunu kültür haline getirmeği başarmış Yalın Şirketlerin amacı ise ; 60% zamanımı sürekli geliştirmeye (KAIZEN), diğer takım ve bölümlerle şirket gayelerine ulaşmanın ötesinde bunu bir İş Yaşamı Kültürü haline getirmek.

Hedefsizlik, Odaksızlık ve zayıf zaman yönetimi günümüzün, haftamızın ve yılın gidişini belirler oluyor. 

Peki daha YALIN ve mutlu bir çalışma alanı ve kültürü yaratmak için ne Gerekli? 

En önemli planlama ve yönetim araçlarında Liderin Standart Çalışmasını devreye almalıyız.

Zamanımızı olabildiğince PLANLI – standart ajandalı – kontrol listesi ile geçirmeliyiz.

Şirketlerimizde en tepe yöneticiden başlayarak en alt organizasyondaki bireye kadar

-Saatlik

-Günlük

-Haftalık

-2 haftalık

-Aylık

Olarak Çalışma günümüzü şirketimizin hedeflerine göre revize etmeliyiz.

Kazandığımız her zaman aralığında ise şirketimizin geleceğimizin oyun ve çalışma kurallarını ortaya koymaya çalışacağız.

Tasarruf ettiğimiz her dakikayı sistematik, verimli ve daha az stressiz bir şekilde nasıl doldurabilirim diye takım olarak düşünmeliyiz.

En azından Salı günlerimizin ajandasını oluşturalım. (Sonra Çarşamba, Perşembe ve diğer günleri de bu şekilde planlayalım)

Bunu bütün ekip üyelerimiz ile ortak amaca ulaşacak gayeyi hedefleyerek şekillendirelim.

Gelin Değerli ve Yalın bir yaşamın en önemli adımlarından birini atalım.

Yalın ve Mutlu kalmanız dileklerimle.

Devrim Ulaş KAÇAR
Yalın İnsan Mühendisi