1. LGN Başkanı John Shook ile Görüşmeler: 28 ülke enstitüsüne ulaşan LGN Lean Global Network’un Başkanı John Shook ile LEI Amerikan Yalın Enstitüsü’nün Boston, Cambridge’deki merkezinde görüşmelerimiz çok kapsamlı ve yararlı geçti. Birçok konuyu görüştük. Kendi şahsi planlarımızdan tutun da Yalın Enstitü Türkiye ve bütün Global Network üzerine anlamlı konuşmalar yaptık. Karşılıklı olarak fikirlerimizi birbirimize ilettik. Yaş olarak Global Network’un en yaşlısı ben olduğum için yönetimi yeniden şekillendirmek ve yeni bazı önemli kişileri yönetime dahil etmek üzerinde konuştuk. Şahsi planlarımızdan bahsettik. Hemen hemen, her önemli konuda fikir alışverişi yaptık.
2. LTF Yalın Dönüşüm Yaklaşımı: John Shook, Yalın Düşünce dünyasının en önde gelen düşünür ve uygulamacısı; aynı zamanda iyi bir dost ve çok güvenilir bir insan. John, “A3 Öğrenmeyi Yönetmek” ve “Görmeyi Öğrenmek” kitaplarının yazarı ve Yalın Dönüşüm Framework’un yaratıcısı ve yorumlayıcısı. Üzerinde çalıştığı Taslak Beyaz Dokümanı Yalın Global Network’un Yönetim Kurulu üyeleri ile paylaştı. Henüz tam tamamlamadığı için sınırlı bir paylaşım söz konusu oldu. Biz, bu dokümanı Yalın Enstitü Yönetim Kurulu’nda okuyup ileriki günlerde tartışacağız. Yalın Dönüşüm Framework/Platformu veya Yaklaşımını aşağıdaki şekil üzerinde gösterebiliyoruz. Yalın Dönüşüm Yaklaşımı 5 ana soruya cevap aramaktadır. Bunları daha önce çok kez yayınladık ve yorumladık. Sahada görev yapan Yönetim Kurulu üyelerimiz aynı zamanda sahadaki tatbikat liderliklerini de yaparken bu 5 temel soru üzerinde çalışmalarını yürütmektedir. Yalın Dönüşüm Yaklaşımı hakkında, en iyi ve kestirmeden anlatanlardan biri de Hakan Akgül’ün aynı konudaki yazısı çok faydalı bir kaynak dokümandır. Bu dokümanı da bu yazıma ekliyorum.
3. Türkiye’de Yalın Enstitü Öncesi yaptığımız çalışmalar: Bugünkü yaklaşımlarımıza çeşitlilik ve derinlik sağlayan Yalın Enstitü Türkiye’nin Yalın Dönüşüm Yaklaşımı uzun yılların getirdiği deneyimlere dayanıyor. Bu deneyimleri dönemlere ayırdığımızda ilk öne çıkanı 1970 – 1982 arasında Tofaş Otomobil Fabrikasındaki insana, çalışana yaklaşımımızdır. Toyota ile yarışacak kadar kapsamlı ve derin bir tecrübe mahsulü olduğundan bugün bile öncü nitelikleri bulunmaktadır. 1970 – 1982 Türkiye’si tam bir sendikal, siyasi, askeri, ekonomik ve sosyal çalkantının içinde idi. En büyük şirketlerden birisi olmamız dolayısıyla hemen bütün sendikal ve sosyal ve ekonomik olaylar bizleri öncelikle etkiliyordu.Bizim Yalın Dönüşüm Yaklaşımımızın (Lean Transformation Framework) en önemli parçasını insan ile ilgili olan bölümü oluşturmaktadır. Her insanın “başarmaya, ailesi ve sosyal çevresi ile mutlu ve sağlıklı olmaya” hakkı ve ihtiyacı vardır. Bir şirketin insan kaynaklarının stratejik fonksiyon olarak bu üç ihtiyaca cevap vermesi gerekiyor.Başarının formülü olarak: motivasyon x yetenek x tutum (motivation x capability x attitude) verilmektedir. Yani insanın doğuştan gelen ve öğrenilen yetkinliklerinin her gün geliştirilmesi, insanın kendisine önerilen her iş ve görevi büyük bir istekle üstlenmesi, yaptığı veya yapacağı işten büyük mutluluk duyması ve tutum -ki bu kişiliğin önemli ve değiştirmesi zor olan parçasıdır- üçlüsüdür. Bu üç önemli çarpanın toplamı şirketin içindeki kişinin başarısını belirlediği gibi kişinin mutlu ve sağlıklı bir yaşamı sürmesini de mümkün kılıyor. Şirketlerdeki İnsan Kaynakları İdareleri için TOFAŞ İK deneyiminin önemli bir örnek oluşturduğu inancındayım. Nitekim bu konuda yazdığım yazıda, bu nokta hakkında bazı ayrıntılara yer verdim. İlerideki yazılarımda zaman zaman bu uygulamaları daha detaylı olarak nakletmeyi düşünüyorum.
4. TOFAŞ/FIAT Türk Otomotiv Sanayisinin kurulmasında öncü görev yapmıştır. Üretim Sistemi, Satın alma, Mali İşler ve Muhasebe ve Maliyet Yönetimi, Tedarikçi Bulma ve Geliştirme, orijinal FİAT parçalarının zaman içinde Türkiye’de imal edilmesi programı çok önemli sonuçlar doğurdu. Bugünün büyük otomotiv yan sanayi şirketleri o günlerde ilk başlangıçlarını yapmaktaydılar. Yerlileştirme programı baştan itibaren büyük bir çaba ile devre sokulmuştu. Sonradan ilk Satın Alma Direktörü olacak Kaynak Küçükpınar, ondan sonra gelecek Yılmaz Gözne kardeşlerimiz ilk günlerden itibaren yerlileştirme ve malzeme temin görevlerinde etkili görevler üstlenmiştir. Satınalma, yerlileştirme konularında Koç Holding Üst Yönetimi işin başından itibaren etkili roller üstlenmiştir. TOFAŞ Fabrikası 12 Şubat 1971 yılında ilk otomobilini üretmeye resmen başladığı günden itibaren bütün teknik dokümantasyon ve yaklaşımlar İtalyan Fiat menşeli olduğu gibi ilk 4-5 yıl bütün bu birimlerin başlarında İtalyan Yöneticiler atanmıştır. Bu İtalyan yöneticilerin yanında zaman içerisinde görevleri üstlenecek Genç Türk Mühendisleri; Muhasebe ve Mali İşlerin başında Türk ve İtalyan Yöneticiler görevlendirilmişlerdi. Bugün eğer Türkiye kendi otomobilini yapmayı düşünecek cesareti buluyorsa, otomotiv yan sanayi ürünlerinin ihracatı rekorlar kırıyorsa, 1970 yıllarda görev yapan ilk öncüleri saygı ve hürmet ile anmak gerekmektedir.
5. Nisan 1970 tarihinde TOFAŞ Fabrikasının ilk personel müdürü olarak görevlendirildiğimde 30 yaşındaydım ve hayatımda otomobil fabrikası değil, hiç büyük fabrika görmemiş bir kişi olmama rağmen beni tercih etmiş ve görevlendirmişlerdi. Ancak ben beraberimde o zamanın koşullarında dünya standartlarında yönetim sistemleri uygulayan bir Amerikan Şirketinin İnsan Kaynakları bölümünde görev yapmış, Amerikan iş metotlarını ve yöneticilik anlayışını iyi bilen 6 yıllık bir iş deneyimi bulunan genç ve gelecek adına iddialı bir kişiydim. Fabrikanın başında FIAT İtalya’nın en etkin genç direktörlerinden Enrico Martinotti ve onun Türk Yardımcısı rahmetli Arslan Köksal unutulmayacak hizmetler yaptılar. Bizim, genç insanların aceleciliklerini, eksikliklerini büyük bir sabır ve samimi bir gayretle düzeltmemiz, bizlerin çok erken olgunlaşmasına yardımcı oldu. Bu arada İstanbul’da görev yapan Genel Müdür Yardımcısı Erdoğan Karakoyunlu’yu unutmak da mümkün değil. Hesap uzmanı kökenli olmakla birlikte Türkiye’nin en usta edebiyatçı ve yazar ailelerinin birinden gelmesi Erdoğan Bey’e çok ayrı bir kişilik kazandırmıştı. Fonksiyonel olarak Erdoğan Bey ile sıkı bir ilişki içinde iken yönetimsel olarak Fabrika Müdürlüğü’ne bağlı bulunuyordum. Türkiye’de ilk matriks uygulamalardan birisini 12 yıl büyük bir başarı ile sürdürdüğümüzü söylemek isterim. Hiçbir gün yönetim sıkıntısı çekmedim ve karşılıklı güvene dayanan ilişki bütün sorunları rahatlıkla çözmemize yardımcı oldu. Erdoğan Bey uzun yıllar MESS Başkanlığını ve Koç Holding İK Başkanlığını yaptı.İlk yıllarda İtalyan-Türk yönetim sistem yaklaşımına adapte olmakta sorun yaşamakla beraber İtalyanca bilmemek dahil bu eksikliği zaman içinde avantaja dönüştürme imkanım oluştu. İtalyanlar çok akıllı bir politikayı beraberlerinde getirdiler. Satın alma, Tedarikçi Geliştirme ve Muhasebede Türklere önemli görevler yüklerken özellikle İnsan Kaynakları işlerine hemen hiç müdahale etmediler. Tamamen bizlerin bu konuyu yönetmesine imkân tanıdılar. Ancak bunları yaparken Fiat’ta uygulanan teknik eğitim ve bir kısım sosyal politikalardaki uygulamalardan esinlendiğimizi belirtmek gerekiyor.  1970-82 yılları Türkiye’nin en sıkıntılı geçecek yılları idi. Bu dönem zarfında işin başından itibaren uygulamaya koyabildiğimiz insan kaynakları politikaları TOFAŞ Fabrikası’na büyük avantajlar kazandırdı. Bu dönemde yaşadıklarımızın ve deneyimlerimizin Yalın Düşünce ve Uygulamalarına önemli katkısı bulunmaktadır.
6. Yalın Enstitü ve Yalın Dönüşüm uygulamalarımıza yol gösteren ikinci büyük dönemi 1990-2000 yılları arasında yaşadık. Türkiye 1.1.1996 yılında Avrupa Gümrük Birliği’ne girme kararını almıştı. Koç Holding ve Şirketleri’nin karşılaşacağı rekabeti çok önceden kestirebilmiş, bunun için bütün şirketlerini, tedarikçilerini ve bayilerini içine alan büyük dönüşüm çalışmalarını başlatmıştı. Türkiye’de yeni kurulmakta olan Toyota Şirketi’nin ilk yöneticileri Faruk Tezcan  ve Cevdet Özdoğan ve TOYOTA Emeklisi bazı teknik arkadaşları; Koç Holding ve diğer şirketlerindeki uygulamalardan çok büyük bir deneyimi olan bir kısım arkadaşları bir araya getirebildik. Gerek Organizasyon Metot Koordinatörlüğü ve gerekse 1997-2000 yılları arası İDEA Danışmanlık ve Eğitim Şirketi’nde yaptığımız uygulamalar ve öğrendiklerimiz ile deneyimimiz Yalın Enstitü’nün ilk başlardan itibaren diğer enstitülerden çok farklı uygulamalar yapmasına neden olmakta, Yalın Dönüşüm Platformu ve Yaklaşımına çok önemli katkılar getirmekteydi; hala da getirmektedir. Yalın Enstitü olarak bir şirkete baştan itibaren bütünsel bakmayı ve 5 esas soruya cevap aramayı bir alışkanlık haline getirdiğimiz için bugün itibariyle en geniş Yalın Dönüşüm çalışmalarını yapabilmekteyiz. Bu nedenle de LGN Yalın Global Network’un içinde oluşan çalışma grubunda arkadaşımız Cevdet Özdoğan etkili görevler üstlenmekte, hep beraber bizler LTF yaklaşımına etkili yorumlar getirmekteyiz.
7. Yalın Dönüşüm Yaklaşımının (LTF) temel direğini Şirketin Yönetim Sistemi ve Yöneticilik Tutum ve Davranışları oluşturmaktadır. Yalın Dönüşüm “Günlük Standart Yönetim Sistemini” orta ve uzun vadeli hedeflerinin yaygınlaştırılması, Hoshin Kanri yaklaşımı ile gerçekleştirilebilmektedir. 1990’lı yıllarda Koç 2000 Müşteri ve Kalite Odaklı Yönetim yaklaşımı ile Yalın Düşüncenin Stratejik Düşünceyi tüm şirkete yansıtmayı mümkün kılan politikalarının yayılımı, Hoshin Kanri ile aynı yaklaşımdır. Japonya’da doğan Hoshin Kanri sisteminin yaratcısı Prof. Akao’yu Türkiye’ye 3 defa getirdik, editörlüğünü yaptığı Hoshin Kanri kitabını arkadaşımıza Tunç Sancı Türkçe’ye tercümesini yaptırdık. Hakan Akgül’ün bu konudaki yazısı konuyu daha da aydınlığa kavuşturmaktadır.
8. Yalın Enstitü’yü kurma önerisini James Womack’tan alınca yukarıda kısaca bahsettiğim bir kısım arkadaşımız ile Yalın Enstitü Derneği’ni kurma çalışmalarını başlattık. 2001 yılında ilk önce Brezilya’ya gidip Brezilya Yalın Enstitüsü’nü yerinde etüd ettim. Takiben Detroit’teki Amerikan Yalın Enstitüsü toplantısına katıldım. 2002 yılında 45 metre karelik evimin bir dairesinde 2-3 arkadaş, sponsorsuz, parasız ve en önemlisi müşterisiz yola çıktık. Ancak Yalın Düşünceyi çok önceden biliyor ve Türkiye için ne kadar önemli olduğunun farkında idik. Ülkü Kulaç, ilk öncü grubun üyesi olarak halen Yalın Enstitü içinde çok önemli görevlerini sürdürmektedir. O günleri çok iyi hatırlamaktadır. Bugün ise sahada çok deneyimi olan 35 kıdemli danışman, eğitim ve 7 kişilik merkez kadrosu ile dünyadaki en büyük ve etkin Yalın Enstitülerden birisi olduk. Türkiye dışındaki çevre ülkelerde başlatılan Yalın Enstitü kurma çalışmalarına yol ve yön gösteriyor, bu coğrafyayı Yalın Global Network içinde Yönetim Kurulu üyesi olarak temsil ediyoruz.
9. Görüşmelerimize LGN İdari Yöneticileri Matt Savas ve John O’Donnell de zaman zaman iştirak etti. Konuştuğumuz konular Yalın Global Network ve geleceğini görüşürken Yalın Dönüşüm Modeli üzerinde konuştuk. Önerilerimizi tekrarlama fırsatını bulduk. Görüşmelerimizde Model Fabrika Simulasyonu konusu birkaç defa gündeme geldi. Herkes memnuniyetini ifade etti. LEİ Amerikan Yalın Enstitüsü CEO’luğuna bir müddet önce Eric Buhrens getirilmişti. Eric ile tanıştık. İlerde daha derin konuşmalar yapmak için birbirimize söz verdik.
10. Model Fabrika Simülasyonu: İmalat süreci Ali Kemal Aydın ve Tamer Kırtay tarafından büyük bir itina ile gerçekleştirilen Model Fabrika’nın simulasyonu, zamanın çok kısa olmasına rağmen, Cevdet Özdoğan tarafından yaptırıldı. Muhtelif parçalar farklı imalatçılardan ve Model Fabrika’da üretilen farklı modelden kapı kilitleri eksiksiz temin edildi ve teslime hazır hale getirildi. İhracatçı Belgesi muhasebe işlerimizi gören Mikail Yavuz tarafından sağlandı. Lojistik ve Gümrük İşleri için Mustafa İnaler’in önerileri sayesinde doğru adresleri bulduk. Türkçe hazırlanan eğitim notları İngilizce’ye tercüme edildi. Yasin Demirkaya ve Müzeyyen Kayabaşı hatasız iş yaptılar. 4 büyük kutu halindeki Model Fabrika modülleri uçak ile ilk önce Detroit’e sonra Chicago’ya gönderildi ve Chicago’dan kara yolu ile Nashville Müzik City Kongre Merkezine teslim edildi. Amerikan Yalın Enstitüsü kendisine düşen görevi eksiksiz ve zamanında yerine getirdi ve kutular zamanında teslim edildi. Cevdet Özdoğan, Amerikan Enstitüsünden Mark Reich, Karen Gaudet ve Jikku Mohan ile birlikte modüller birleştirildi. Eğitim simülasyonu ve eğitim notları üzerinde düzeltme ve deneyler yapıldı ve 2 gün süren Amerikan Yalın Zirvesi 700 kişinin katılımı ile başarı ile tamamlandı. 3. gün çalıştaylar için belirlenmişti. Model Fabrika çalıştayı büyük bir başarı ile tamamlandı. Yalın Global Network Yönetim Kurulu üyeleri olarak çalıştayı gün içinde birkaç defa ziyaret ettik. Yapılan çalışmaları, katılımcıları izledik. Büyük bir başarı ile istenilen amaç fazlasıyla elde edildi. Bu bütünsel çaba için bütün Yalın Enstitü mensuplarını daha önce kutladım, tekrar kutluyorum.Model Fabrika için yeni talepler Ukrayna ve Portekiz’den geldi ve önümüzdeki günlerde onlar da hazırlanıp teslim edilecek. Bu arada Türkiye içinde de Model Fabrika eğitimlerine her ay bir başka şehirde devam edilecek. Bu suretle ülkemizin her tarafında Model Fabrika vasıtasıyla Yalın Üretim çok daha etkili bir şekilde öğretilecektir.
11. Yeni ülkelerde Yalın Düşünceyi yaygınlaştırmak için Türkiye için hazırladığımız Yaygınlaştırma Modeli hakkında John Shook’a kapsamlı bilgi verdim. Türkiye, Yalın Enstitüsü’nün gözetiminde kurulan Ukrayna Yalın Enstitüsü çok kısa zamanda büyük ilerlemeler kaydetti. Ukrayna Enstitüsü’nün yeni kurulacak enstitüler için çok iyi bir model oluşturacağına kanaat getirdik.
12. Yalın Global Network’un (LGN) Tüzüğü’nde yapılması zorunlu değişiklikler: Yalın Global Network Yönetim Kurulu ve çalışma biçimi; Yıllık İş Planı ve Bütçe yapıp yıllık üye toplantısında onaylanması, ertesi yılın ilk gündem maddesinin ise geçen yılın uygulamalarının onayı ve yeni yıla ait planın ve bütçenin onayının gerçekleşmesi ve yönetim kuruluna üye şeçimlerinin her üç yılda bir yapılması; Avrupa ve Amerika’nin ikişer üye ve diğer coğrafyaların da birer üye ile temsil usulünün benimsenmesi önerildi. Yönetim Kuruluna Yalın Üretim Sistemi, Yalın Yeni Ürün Geliştirme Sistemi ve Müşteri, Pazar ve Perakende konularında uzman üyelerin bulundurulması önerildi. Planet Lean konusundaki düşüncelerimiz, endişelerimiz ve hatta tenkitlerimiz paylaşıldı; Yeni Yalın Enstitüleri oluşturma kural ve prosedurleri; yeni eğitim ihtiyaçları ve Türkiye Yalın Enstitünün Eğitim ve Danışmanlık Matrisi üzerinde kapsamlı olarak konuşuldu. Bu iki günlük toplantı ile John Shook ile aramızdaki mevcut iyi anlayış daha da gelişti.
13. Ayperi Okur’un tercüme ettiği Lean and Lean Transformation Approach: Lean Institute Turkey and its Preceding History başlıklı uzun yazı daha önce John Shook ile paylaşılmıştı. John Shook’un önerisi ile Matt Savas’a da aynı doküman gönderilecek.
14. Yalın Ürün ve Proses Geliştirmeye LPPD büyük önem verdiğimizi bu konuda Michigan Traverse Şehrinde 18-19-20 Haziran tarihindeki zirvesine 7 kişiyle birlikte katılacağımızı tekrardan bildirdim. Aynı haftanın geri kalan 3 gününde LGN tarafından organize edilecek şirket ziyaretlerine katılacağız.
15. Murat Selek ve yeni katılan arkadaşları John Shook’a tekrardan tanıttım. John Shook Murat Selek’i Otoyol’dan tanıyordu. Murat Selek ve diğer arkadaşların Yalın Enstitüyü daha da güçlendireceğini konuştuk.Bu iki toplantı ile Birbirimizi daha iyi anlar hale geldik. Son akşam Türk Lokantasında akşam yemeği yedik. Yenmekte Matt Savas’da bulundu. Nashville ve Boston’daki toplantı ve temaslarımızın çok yararlı geçtiğini son söz olarak belirtmek isterim.

Yalçın İpbüken

Başkan

Yalın Enstitü