Yalın Ürün ve Süreç Geliştirme, Last Planner, A3 Öğrenmeyi Yönetmek, Oobeya ve Görsellik

İnşaat projelerinde yalın düşüncenin adaptasyonu, yalın ürün ve süreç geliştirme, last planner, oobeya, A3 görmeyi öğrenmek ve görsellik anlayışlarının bir bütün olarak projede uygulanması ile mümkün olmaktadır. Yalın inşaat anlayışıyla yapılan bir projeye, yalın ürün ve süreç geliştirme yaklaşımı ile başlanmalıdır. Bu sürecin ilk aşamasında ise, müşteri değerini ve yeni bir projeye başlamak üzere gerek duyulan anahtar ürün ve süreçleri tanımlamak adına konsept raporu hazırlamak olmalıdır. Bu belgeyi hazırlamak ise inşaat projelerinde genelde proje yöneticisi konumundaki kişinin sorumluluğu altında bir ekip ile hazırlanır. Çeşitli durumlarda baş mimar veya mühendis de bu sorumluluğu üstlenmektedir. Konsept raporu, müşterinin ihtiyaçlarını belirlendiği ve bu ihtiyaçları açık ve tutarlı bir şekilde analiz edip listeleyen bir belge niteliğindedir. Geliştirilecek ve akabinde inşa edilecek ürünün parçalarını ve bileşenlerini tanımlar. Proje geliştirme hedefleri, zamanlaması, maliyeti ve bilgi kaynakları kullanımı gibi ana proje kriterlerini resmileştirir.

Bir inşaat projesinin konsept raporunda, inşa edilecek binanın kapsam ve özelliklerini, amacını, proje zaman çizelgesini, kilit kilometre taşlarını, proje yönetimi rollerini ve sorumluluklarını ana hatlarıyla belirlenmiş olmalıdır. Böylece hazırlanan konsept raporu, projenin fizibilitesini açıklar, temel teknik tasarım tanımlarını belirler, geliştirme sürecinin yönetimini tanımlar ve satış ve pazarlama, imalat, tedarik zinciri, kalite ve finans gibi diğer işlevlerle koordinasyonu sağlar.

Ürün vizyonu konsept raporunun özüdür ve finansal ve teknik gereklilikler de dahil olmak üzere müşteri gözünden değeri tanımlar. Öncelikle o projenin nihai kullanıcıları belirlenmelidir. Projenin nihai kullanıcıları, inşası yapılacak binanın fonksiyonu ile doğrudan ilgili bir durumdur. Nihai kullanıcıları belirlendiğinde, bu hedef kitlenin ihtiyaçları iyi analiz edilmelidir.

Örneğin bir hastane projesinde biliriz ki o binanın kullanıcıları; hastalar, hasta yakınları, tıbbi personel, sağlık çalışanları ve idari kadrodan oluşmaktadır. Peki bahsettiğimiz her bir grubun ortak veya birbirinden ayrı ihtiyaçları nelerdir? Bunun yanında, bu ihtiyaçlar belirlenirken inşa edilecek binanın konumu, çevresi ile bağlamı ve çevrenin sosyo-politik durumu da incelenmelidir. Böylece bu verilere dayanarak bölgenin popülasyonu ve akabinde doğan ihtiyaca göre kaç yataklı bir hastane projesi yapılacağını belirleyebiliriz. Projenin tasarımını yapacak mimarlar da yine konsept raporundan faydalanarak veya kullanıcıların ihtiyaç duyacağı mahalleri ve bu mahallerin teknik detaylarını belirleyebilecektir. Bunun için de hastanenin nihai kullanıcılarının ihtiyaçları analiz edilip, konsept raporunda detaylandırılmalıdır. Bir başka deyişle, hastanenin ihtiyaç programı o binayı kullanacak tüm kullanıcıların fikri alınarak oluşturulacaktır.

Konsept raporunda, proje kademeleri, kilometre taşları, önemli aşamaların anahtar teslim tarihi ile birlikte, ilerlemesinin değerlendirilmesine yarayacak yöntem ve araçlarla birlikte tanımlanmalıdır. Bunlar tasarımın başlangıç, bitiş ve üretimi başlangıcı gibi içerikler olabilir. Last Planner Sistemi (LPS) bu noktada etkili bir yalın inşaat aracı olarak projenin planlamasında kullanılmaktadır. LPS, temelinde tam zamanında teslimat sistemi, değer akış haritalaması ve çekme tipi planlama, izleme ve kontrol etme olan bir planlama sistemidir. Projenin bütün paydaşları arasındaki iletişime, şeffaflığa ve taahhütte dayanan bu sistemde, kilometre taşlarının ve proje vaatlerinin belirlendiği bir ana program hazırlanır. Ana programdan detaylandırılan aşama planlama kısmında ise, tüm aşamalar proje paydaşlarının taahhütleri doğrultusunda iş birliği ile planlanır ve iş akış programı hazırlanır. Buraya kadar olan kısım projenin yapılacaklar kısmıdır.

Last Planner’ın üçüncü kısmı planlanan işin yapılabilirliğini garantiye almaya odaklanır.  Bu sebeple işin yapılmaya hazırlandığı planlama kısmı olduğu için, ileriye dönük 6 haftalık değerlendirmeler yapılarak olası kısıtlamalar saptanır. Bu kısıtlamalar, işin yapılması veya tamamlamasına engel olan, işgücü ve malzeme bulunabilirliği, ekipman erişimi, inşaat dokümanı çatışmaları ve izinleri ile ilgili kaygıları içerir. Kısıtlamalar belirlenip, gerekli önlemler alındıktan sonra planlanan iş kalemleri yapılmaya hazır hale getirilir ve ileriye dönük iş teslim programı yapılır.  Last Planner Sisteminin dördüncü kısmı, her bir son planlayıcının faz planlaması sırasında verdiği taahhütleri yerine getirmek için ne yapacağına odaklanmaktadır. Bu, her bir son planlayıcının, ekiplerinin gelecek hafta her gün tamamlayacağı görevleri belirlediği bir haftalık çalışma programı hazırlanması yoluyla gerçekleştirilir. Bu paylaşılan planların geliştirilmesinde güvenilirlik son derece önemlidir.  Son aşamada ise ekibin yaptığı işlerden yola çıkılarak öğrenilenlere odaklanır. Öğrenme, yalın proje ekipleri için günlük bir eylemdir.  Öğrenmeye yönelik iki eylem gerçekleştirilir. Biri günlük olarak yapılan, planlamacıların, ekiplerinin planlanan işi o gün tamamlayıp tamamlamadıklarını teyit ettikleri koordinasyon toplantılarıdır. İkincisi ise, birkaç temel metriğin analiz edilmesidir. Biri, Planlanan Tamamlanmış Plan, planlanan şekilde tamamlanmış haftalık planlanan görevlerin yüzdesinin bir ölçümüdür. Bir diğeri ise planlandığı gibi başlamaya hazır olan aşama planlama sırasında belirlenen görevlerin yüzdesidir. Üçüncüsü de öngörü planında belirlenen haftalık plandaki görev sayısının ölçümüdür.Günlük ve haftalık gidişatın takibini yaparken A3 öğrenmeyi yönetmek araç olarak kullanılır. Bu takibi yaparken, gerekli önlemlerin hiçbir aksaklığa meydan vermeyecek şekilde alınması sağlanır.  Yalın projenin uygulama aşamasında ise oobeya ve görsellik esastır. Oobeya; Japoncada büyük proje odası demektir. İsminden de anlaşılacağı gibi, proje ekibinin bir araya gelip problemlerin çözüldüğü ve projeyle ilgili önemli kararların alındığı odadır. Bir inşaat projesinin kapsamlı bir şekilde yönetimi için oobeya bütün yalın anlayışı ortaya koyan etkili bir araç olacaktır.  Oobeya odası, şantiye ofislerinde mutlaka yer almalıdır. Odanın merkez noktasında projeye ait maket, model, çizimler ve/veya diğer görsel sunumlar yer alır. Görselleştirme, ekipler arasında iletişim kurmanın en etkili yoludur ve mutlaka ürünün kendi görselleştirmesi ile başlamalıdır. Böylece farklı bölümlerden sorumlu her bir ekip üyesi için problemi tanımlamak daha kolay olacaktır. Odanın duvarlarında hedefler ve sorunlar gibi çeşitli panolar bulunur.  Hedefler panosu, proje kapsamı, proje planlaması şirket stratejisi ve müşteri talebini açıkça ortaya koyar. Proje yöneticisi, proje boyunca belirlenen hedefler doğrultusunda ilerlendiğinden emin olmalıdır. Projede çözümlenemeyen konular, toplantıda tartışılmak üzere kırmızı renk koduyla görünür hale getirilir. Uzun süreli takip kararı alındığı takdirde, sorunlar panosuna taşınır.

Metrik panosunda, projenin durumu görselleştirilmiştir. Bu pano projenin en güncel halindeki kalite, maliyet ve zamanlama durumlarını göstermektedir. Kırmızı veya yeşil renk kodlarıyla, projenin belirlenen hedefin önünde veya arkasında olduğu durumlar belirgin hale getirilir. Metrik panosunun yanında, tüm proje paydaşlarının faaliyet planlarını gösteren eş zamanlı program panosu bulunur. Burada Last Planner ile tanımlanan ve hedefe ulaşmak için gerekli ve kritik olan faaliyetler yer alır. Tüm projedeki faaliyetlerin genel durumunu bütün olarak görebilmek için her ekip kendi faaliyetlerini panoya işleyip, güncellemelidir. Böylece tüm şantiye ekibi ve projenin tüm paydaşları, diğer ekiplerin faaliyet durumu ve ileriye yönelik planlarını panodan takip edebilirler. Böylece ekipler arasında şeffafiyet ve buna paralel olarak güven artar.  Sorunlar panosu projedeki kritik sorunları gösterir. Bu panoda projedeki oluşabilecek potensiyel problemler, şu an da yaşanmakta olan problemler ve uygulanmış çözümlerin olduğu üç temel sorunlar vardır. Problemler, proje ekipleri tarafından ait olduğu sütunun altına yerleştirilir. Panoda yer alan sorunların ve buna neden olan kök nedenin araştırılması gerekmektedir. Bunun için gembaya gidilmelidir. Gemba şantiye alanıdır. İlgili ekip üyesi şantiye alanında, imalatı gözlemlemeli ve kök nedeni bulup, çözümü tasarlamalıdır.  Oobeya odası, projedeki tüm ekiplerin faaliyetlerinin bir araya geldiği ve bunun şeffaflık ilkesi ile görselleştirildiği bir sistemdir. Her toplantıdan önce, her ekip kendi faaliyet alanlarıyla ilgili olan kısımlar günceller. Birbirlerine, proje üzerindeki faaliyetlerini 3 dakikayı aşmayacak sütrede ama eksiksiz bir biçimde rapor verirler. Projedeki yeni ve/veya mevcut sorunlar gözden geçirilir, çözüm önerileri getirilir. Böylece proje tüm ekip tarafından kontrol edilebilir hale gelir.

Didem Uğurlu

Doktora Öğrencisi, Proje ve Yapım Yönetimi

İTÜ

Kaynaklar

1. Ferro, Jose. «The Concept Paper of New Product: The Kickstart of Development Project in the LPPD Environment.» tarih yok.
2. Horikiri, Toshi, Don Kieffer ve Takashi Tanaka. «Next Generation in Fast Product Development.» 2008.
3. Richert, Tom. «What is Last Planner System?» 2017. leanconstructionblog.com.