Yazar: Ali kemal Aydın; Yalın Enstitü Danışman

Şirketlerde müşteri siparişinin talep edilen zamanda, doğru kalite ve maliyet ile operasyonlarında oluşan çeşitli problemler sebebiyle karşılanamaması son derece büyük bir sorundur.

Bu problemlerin operasyonlara en yakın olan ilk kademe yöneticileri, takım liderleri tarafından oluşur oluşmaz görülmesi ve hızla çözülmesi gerekir. Eğer bu faaliyet etkin olarak yapılamaz ise tüm şirket bundan etkilenir ve her kademe altta oluşan bu boşluğu kapatmaya çalışarak asli görevlerinden uzaklaşırlar.

Şirket kaynaklarını emanet ettiğimiz ilk kademe liderlerin yetkinliğini geliştirerek tüm çalışanların hedef doğrultusunda çalışmasını sağlayıp daha çok değer üretip israflarımızı azaltarak yok etmeliyiz.

Bu ihtiyacı görmek ve değişim için destek almak firma sahiplerinin ve yönetiminin sorumluluğundadır.

Bu nedenle ilk kademe liderlerin yetiştirilmesi ve geliştirilmesi şirketlerin başarısı için son derece önemlidir

Özellikle üretim şirketleri için son derece kritik bir rol olan ilk kademe liderlerinin özellikle üretimi yapan çalışanlara en yakın yönetim ekibi olması hem problemlerin hızlı görülüp çözülmesini sağlarken hem de saha da

çalışanların morallerinin ve şevklerinin artmasında, iyileştirme çalışmalarına yoğun ve gönüllü katılımlarının sağlanmasında çok önemli bir etkiye sahiptirler.

Bu rollerinin başarı ile uygulanabilmesi için öncelikle belirli bir beceri ve yetkinlikte olması veya geliştirilmesi gerekmektedir. Bu liderlerin başarılı olması şirket yönetiminin başarısı ile doğrudan alakalıdır.

Bunu sağlamak için aşağıdaki gibi bir süreç önerilir; bu süreç özetle

1. Seçme
2. Yetiştirme
3. Geliştirme aşamalarından oluşur. Bu yazının amacı gelişim sürecine ağırlık vermek olduğundan diğer hususlara kısaca değinilmektedir.

Bu liderlerin başarılı olabilmesi için öncelikle ilk kademe saha liderlerinin doğru kişiler olması gereklidir. Yani öncelikle liderlik tohumu diktiğimiz toprağın doğru toprak olması gerekir.

Bu kişiler sadece yönetimlerinde yapılan işi çok iyi bilmeleri, ustası olmaları yetmez aynı zamanda kişilik özellikleri açısından da doğru kişiler olmalıdır. Dolayısı ile ilk aşama “seçme” aşamasıdır. Bu aşama kısaca aşağıda özetlenmiştir.

Detayında son derece özellikler olan bu konu aşağıda kısaca özetlenmiştir. Belki de ayrı bir yazının konusu olarak ilerde paylaşılabilir.

Lider Seçiminde Dikkat Edilmesi Gereken Konular

Lider seçiminden önce her kademe için beklenen rollerin açık yazılı ve biliniyor olması gereklidir.

• Liderin etkili iletişim ve takım çalışmasına uygunluğu.
• Kişilik envanter testiyle güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesi.
• Yeni pozisyon için yetkinliklerinin tam olması.
• Terfi ve atamalar ile ilgili prosedürün olması ve çalışanlar tarafından bilinmesi.
• Lider seçimindeki sürece ilgili departmanlardaki diğer yöneticiler ve IK nın dahil olup görüş bildirerek seçime katkı vermesi.
• Liderin ön görülen pozisyonu istemesi ve istekli olması.

Lider Seçiminde İzlenecek Yol

Bu nedenle iyi yönetilen başarılı organizasyonlarda bu özellik her zaman ön plandadır.

Hiç şüphesiz iyi seçilmemiş lider veya lider adayları geliştirme çalışmalarını da olumsuz yönde etkilemektedir.

Bir sonraki aşama “yetiştirme” aşamasıdır. Bu aşamada eğer mevcut liderler yoksa adaylara var ise mevcut liderlere aşağıdaki örneklere benzer bir eğitim seti verilerek belirli bir bilgi ve beceri seviyesine gelmesi sağlanır.

Burada kritik olan konu aldıkları eğitimlerin sonunda yapılan sınavları geçmek ve dahası tamamında uygulamalar yaparak öğrendiklerini göstermek, pekiştirmek ve hayata geçirmelerinin gerekliliğidir. Genellikle bu eğitimler sonunda yapılan uygulamalar ile elde edilen kazanımlar dahi eğitim için katlanılan maliyeti birkaç kat karşılamaktadır.

Aşağıda bazı örnek eğitim paketleri gösterilmektedir. Benzer şekilde soft skillere yönelikte bazı eğitimler mevcuttur.

Belirli seviyeye gelmiş ilk kademe liderlerin geliştirilmesindeki son aşama “geliştirme” aşamasıdır. Burada amaç sahadaki davranışlarını, problemlere reaksiyon verme, ekibin motivasyonunu sağlama gibi birçok hususu kalıcı olarak davranış değişikliği sağlayarak öğretmedir. Bunun için liderler benzer yolda yetişmiş bir usta liderin desteği ile elinden tutarak, yaparak öğretilmesidir.

Bu elinden tutarak öğretme çalışmasını saha mentorluğu olarak isimlendiriyoruz.

Saha mentorluğu nedir?

Saha mentorluğu   öğrenme sürecini destekleme yolu şeklinde düşünülebilir.

Mentorluk profesyonel bağlamda konusunda uzman ve yetkin olan mentor ile daha az deneyimli ve yetkin olan kişiler arasındaki başarıya ulaştırıcı ve tamamlayıcı bir ilişkidir.

Mentorlük desteklemek amacı ile yapılan bir dizi gölgeleme, sınıf eğitimleri, saha çalışmaları, gözlem ve hizalama sürecidir.

Lider ruhlu davranışlarının içselleştirilmesine, alışkanlığa dönüştürülmesine yardımcı olmak amacı ile tasarlanır.

Saha mentorlüğüne ne zaman ihtiyaç duyulur?

Bir çoğumuz sigaranın zararlarını bildiğimiz halde içmeye devam ederiz. Ya da hangi yiyeceklerin kilo yaptığını bildiğimiz halde yemeye devam ederiz.

Çoğu zaman liderler kendilerini disipline etmekte zorlanır. Doğru çalışma ortamı oluşturmak, uygun çalışma yöntemi geliştirmek, tecrübe ettiğini standardize etmek ve yaygınlaştırma gibi konularda sıkıntılar yaşar.

Eğer süreçlerde israflar artıyorsa ve bunu telafi etmek için tüm organizasyonun çapası yetmiyorsa muhtemelen ilk kademe liderlerin problem görme ve müdahale etmeyle ilgili sıkıntılarından ötürü üretim yönetiminde rol kaymaları sizi bunaltıyordur.

İşte bunları yok etmek için ilk kademe liderlere saha mentorlüğü başlatılmalıdır.

Saha mentorlüğü kimlere yapılır?

Saha mentorlüğünün her kademe için yapılması gerektiğini söylemeliyiz.

Saha mentorlüğünü gerektiren öncelikli kök neden lider seçimidir. Yapılması gereken karşı önlemlerden en önemlisi lider seçimlerinin standartlarını oluşturma, standartları esnetmeden uygulama ve zamanla geliştirme olduğunu söylemeliyiz.

Saha Mentorlüğünün Amacı.

• Saha mentorlüğü programında amaçlanan: Bu eğitim ile lider ve yönetici adaylarımızın gerekli olan bilgi ve yeteneklerini geliştirmelerine yönelik bireysel katkılar sağlayarak, şirket hedefleri doğrultusunda yönlendirmek, motive etmek ve onların bu süreç içerisinde yaşadığı zorluklarla baş etmesine yardımcı olabilecek farkındalık ve bilinç kazandırmaktır.
• Öğretilen yetkinliklerin kendiliğinden yapılıyor olmasını gözlemleyip sapma durumlarında hedef doğrultusunda yönlendirilmesidir.

Saha Mentorlüğü Beklentilerini Doğru Belirlemek

Saha mentorlüğü ile ilgili ihtiyacı ve gerekliliği anlamak ilgili desteği almak, kaynak ayırmanın devamında beklenen kazançlar herkesin yoğunlaştığı ortak noktadır. Alınacak destek ile firmaları geleceğe taşıyacak lider ve yöneticiler üzerinde çok kısa sürede, etkili ve kalıcı sonuçlar bekliyor olmak ve bir alış-veriş gibi bakmak yerine sürecin tamamını görmek ve beklentileri bu doğrultuda tanımlamak gerekir.

Bu tarz beklenti yerine alınan desteğin belli periyotlarda gelişimini denetlemek ve süreçteki adayları motive etmek doğru olan yaklaşımdır.

Başlangıçta olması gereken en önemli beklenti alınan desteğin kalıcı olması için sürekliliğini sağlayacak organizasyonu kurgulamak olmalıdır.

Saha Mentorlüğünün kazanımları ne olmalıdır

• Lider ve yöneticilerin rol tanımlarının açık yazılı hale getirilmesi ve öğretilmesi.
• Yalın üretim yetkinliklerinde somut, ölçülebilir gelişim.
• Şirket, bölüm ve takım hedeflerinde izlenebilir iyileşme.
• Görsel yönetim için izlenebilirlik ve veri takibi.
• Problemleri önceden görüp aksiyon alarak katkı sağlamak.
• Herkesin katılımını sağlayarak sürekli iyileştirmek.
• Saha mentorlüğü sürecinde kalıcı olması için iç eğitmenleri de yetiştirmek.

Saha mentorlüğü ne kadar sürer

Toyota uygulamalarında yetişmiş ve liderler yetiştirmiş tecrübeli danışman kadromuzun Yalın Enstitü bünyesindeki uygulamalarına bakıldığında Gelişim Programı (Lider Development Program) Takım Lideri ve Grup Lideri profili için

Yalın Enstitü uygulamalarında eğitim içeriğini bir plan üzerine yerleştirip tecrübe ettiğimizde bir liderle ortalama 25-30 günlük bir sürede gerçekleşiyor. Haftada 1 gün ve üç vardiyalı bir işyeri olduğunu düşünürsek yaklaşık bir buçuk yıl sürüyor.

Bu gelişim sürecinin değerlendirme kriteri destek olunan konuların davranışa dönüşmesini izlemek ve şirket hedeflerine uyum şeklinde özetleyebiliriz.

Süreci Uzatan Durumlar

• Mentorlük planına uymayan izinler.
• Gelişim planına uygun olmayan lider katılımları(vardiya değişiklikleri)
• Saha uygulamalarında standart eksikliğini gidermek için sistem kurma uygulamaları.
• Lider ve iç eğitmen değişiklikleri.
• Firmaların öncelikli bazı işlerinden kaynaklı geçici durdurma talepleri.

İhtiyacı anlamak ve gereğini yapmak.

Saha mentorlük sürecini başlatmanın en büyük göstergesi ihtiyacı anlayıp süreçteki gereklilikleri yerine getirmektir.

Destek alma talebi üretim bölümlerinden başlayıp, süreç geliştirme bölümü ve IK şeklinde bir yol izlenirse bu proje için anormallik var ve acil aksiyon gerektirme halidir.

Oysa alınacak mentorlük desteği bir gelişim programı dahilinde tüm bölümleri kapsayacak şekilde düşünülüp IK ile başlayıp Süreç geliştirme bölümü ve Üretim yöneticilerinin katılımıyla desteklenirse yalın düşünce felsefesi olan insana saygı için doğru yol izlenmiş olunur.

Destek programını başlatırken izlenecek yol ve işlem adımlarındaki sıralamaya dikkat edilmesi gerekir.

Saha Mentorlüğü İşlem Adımları

• Büyük işletmeyi küçük takımlar halinde yönetmek için bölümlerdeki takım büyüklüklerini belirlemek.
• Takım lideri Grup Lideri sorumluluk alanları ve sayılarını belirlemek.
• Lider rol tanımları standartlaştırma ve ilgililere yayınlayıp öğretmek.
• İşletmeyi geleceğe taşıyacak ve kendini geliştirmeye istekli olacak doğru adayların belirlenmesi.
• Seçilen liderlerin kişilik envanter testleriyle doğrulanması.
• Saha mentorlüğünü destekleyecek IK, Süreç geliştirme ve Üretim bölümündeki iç eğitmenlerin belirlenmesi.
• Saha mentorlüğü öncesi Yalın düşünce ile ilgili alınması gereken sınıf eğitimlerinin verilmesi.
• Mevcut lider seviyelerinin anlaşılması için mentor tarafından tam gün gölgeleme yapılması.
• Lider gölgeleme takım lideri, grup lideri, şef lider için ayrı ayrı yapılır.
• Gölgeleme sonuçlarını proje sorumlularıyla paylaşılması.
• Saha mentorlüğündeki öğreti konuları için detaylı uygulama planı hazırlanması.
• Saha mentorlüğünün başlatılması için üst yönetim ve proje sorumlularının katılımıyla seremoni düzenlenmesi.
• Saha mentorlüğünde öğretilen konuların standartlaştırılması.
• Destek programındaki gelişimin proje sorumluları ve üst yönetimle belli periyotlarda değerlendirilmesi.
• Saha mentorlüğünün şirket KPI larına olan katkısını program boyunca izlemek.
• Saha mentorlüğü eğitsel tarafını sonlandırıp içselleştirme sürecinin takibi.
• Lider gelişimlerinin başlangıç, orta ve son bölümde mentor tarafında değerlendirilmesi ve önlem aldırması.
• Saha mentorlüğünün iç eğitmenlere devredilmesi.
• Destek programının proje sorumlularıyla ve üst yönetimle kapanış seremonisi.

Saha mentorlük programında kalıcı olması için süreçteki öğreti konularının standartlaştırılması ile liderler tarafından korunup geliştirilmesini izlemek ve gerekli hallerde dokunuşlarda bulunmak iç eğitmenler ile proje sahiplerinin sorumluluğundadır.

Saha mentorlüğü nasıl yapılmalı

Konusunda uzman mentorlerin yeterliliği programa verilecek katkı için oldukça önemlidir. Yalın üretim tekniklerini bilme, üretim tecrübesi ve öğretebilme yetkinliği olması gerekir. Bu yetkinlikler eksik kalır ise programdan beklenilen fayda azalır.

Süreçte her bir lider adayı ile ayrı ayrı çalışma yapılır. Plan doğrultusunda çalışma yapılırken görmeyi öğretme öncelikli yaklaşımdır. Öncesinde her konu başlığının olması gereken ideal durumları paylaşıldığı için liderden kendine has yaklaşımlar ile gelişimleri izlenir.

Neyi, nasıl, yapacağını ve görmeyi öğrenen liderler sürekli daha iyiye gitme eğilimi gösterirler. Burada anahtar nokta nasıl bakmalı ve devamında nasıl davranmalı mentorlerin liderlere verdikleri destektir.

Nasıl bakacağını ve davranacağını öğrenen liderler görülebilir ve ölçülebilir değişimleri başlatacaklarını ve bundan keyif alacaklarını göreceksiniz. Bu davranışların kalıcı ve sürekli olması için yakın ilgi ve takdir etmek projeyi takip eden tüm yöneticilerin görevi olmalıdır.

Destek Programının Başarısı için Dikkat Edilecek Konular

• Takım büyüklüklerini doğrulayın problem hissediyorsanız saha mentorünüzle görüşünüz.
• Takım hedeflerinin izlenebilirliğini sağlayıp iç eğitmenlerinizle denetleyin.
• Organizasyon için sürekli yedek lider adaylar bulundurun ve eğitimlerini başlatınız.
• İç eğitmenlerinizi mutlaka yedekleyip alternatif oluşturun.
• Saha mentorlük programının başarısı için standartların oluşturulması, korunması ve geliştirilmesini takip ediniz.
• Saha mentorlük sürecinde yakın ilgi ve motivasyon çok önemli olduğu için bunun hissedilmesini sağlayın.
• Program bitiminde lider adaylarınızı organizasyonunuzda resmileştirin.

Saha mentorlüğünü Japonya’da Toyota bünyesinde alıp daha sonra Toyota Türkiye fabrikası içinde lider yetiştirme programıyla birlikte geliştiren Yalın Enstitü bünyesinde yurt içinde ve dışında çok sayıda firmalarda tecrübe eden bir uygulayıcı olarak

• Yalın organizasyonla yönetmeye,
• Lider seçimlerinize,
• Lider mentorlük işlem adımlarının eksiksiz uygulanmasına,
• Yakın ilgi ve motivasyona,
• İç eğitmenlerinizle süreci denetleyerek katkı sağlama konusunda çözüm ortağı olabileceğinize inanıyorum.

Yazar: Ali kemal Aydın
Yalın Enstitü Danışman