Bir okuyucumuzdan aşağıdaki sorularla dolu mesajı aldım. Bu soruların pek çoğunuzun kafasını meşgul ettiğinden eminim. Ben görüşlerimi ifade etmeye çalıştım. Sizlerin de görüş ve önerilerinizle hem bana hem de soruları yönelten okuyucumuza yardımcı olacağınızı umuyorum. (UK)
Sürekli kafama takılan konu MRP/ERP projelerinin çoğunun başarısız olduğu ve bu projelerin bir çoğunun uzun sürelerde gerçekleşmemesi ve herkesin isteklerine cevap verememesi konusu idi. Bütün şirket bilgilerinin ortak bir veritabanında toplanıp, bütün çalışanların tüm çalışmalarının buradan yapılması gerçekten mümkün mü? Bu ihtiyaçların hepsine birden cevap verecek bir program var mı? Ayrıca bu tür programların Yalın Üretim ile bağdaşması mümkün mü? Tabi ki bunları sorarken ancak kendi bildiklerim ışığında soruyorum.
Ayrıca her işletmede Yalın Üretimin ilkelerinden ilki olan “değer” mutlaka değişecektir. Firmadaki bütün faaliyetlerde “değer” ‘e göre organize edileceğine göre bu tür programlar başarılı olabilir mi? Bu programlar belki de esneklikleri kadar başarılı olur diyebiliriz. Programlarda son zamanlarda gündeme gelen “Yapay Zeka” ‘nın, firmalara özgün çözümler üretilmesine yardımcı olacağına inanmaktayım. Yoksa küçük ve orta ölçekli işletmelerde uygulanacak “Yalın Üretim” böyle bir veritabanın kullanılmasına gerek kalmadan daha hızlı daha ucuz çözümler üretir mi?
Mesela U-Hatları, Visual Management, Kanban, SMED, Kaizen, Liderlik, Tek Parça akışı, yalın organizasyon, sıfır stok gibi ilkelerin ve tekniklerin uygulanmasında bu tür programların kullanılması ne kadar gerekli veya ne kadar etkilidir veya nasıl yardımcı olur. Kısacası Yalın Üretim uygulamaları içinde piyasadaki mevcut programlar kullanılabilir mi? Tabi ki herkesin isteklerini karşılamasından bahsederken programa ayrılabilecek bütçeye yönelik istek de unutulmamalıdır.
MRP/ERP projelerinin çoğunun başarısız olduğu doğrudur. Hatta genel olarak yazılım projelerinin başarı oranı %30 civarındadır. Tabi bu Amerika’daki oran, Türkiye’de muhtemelen daha da düşük bir başarı oranı vardır. Çünkü genel eğilimimiz mevcut çalışma şeklimizi eleştirmeden, neyi niye yapmakta olduğumuzu sorgulamadan aynı şekilde yazılımda karşılığını oluşturmaktır. Yani HATALARIMIZI OTOMATİZE EDERİZ , bir başka deyişle MEVCUT İSRAFLARIMIZI YAZILIM İÇİNE YERLEŞTİRİRİZ.
Elbette başarıyla yürüyen MRP/ERP kullanımları da hem Türkiye’de hem diğer yerlerde mevcuttur. Hangisi olursa olsun bir yazılım programı veya bir otomasyon sistemi tüm sorunlarımızı bir çırpıda çözecek sihirli değnek değildir, belli varsayımlar ve şartlar altında tasarlanmış ve ancak bu varsayım ve şartlar uygun olduğu sürece beklenen sonucu verecek basit hesap tablolarıdır aslında, sadece hesapları insan beyninden çok daha hızlı ve hatasız yapabilirler. Bu perspektiften bakınca tüm yazılımlar hedefimize ulaşmakta kullanabileceğimiz ARAÇLARDIR . Ancak çoğu zaman ERP projelerinin araç olmaktan çıkıp kendi başına bir amaç haline geldiğini ve şirket kaynaklarını tükettiğini görmekteyiz. Bu yanlıştır, ancak buradan ERP/MRP kullanımına karşı olduğumuz sonucunu çıkarmayın. Şu noktalara dikkat ederek ERP kullanımını başarıyla yürütebilirsiniz:

• Amaç müşteri için değer yaratmaktır. Değer ve israf tanımlarını bildiğinizi düşünüyorum. Müşteri açısından firmanızın hangi yazılımı kullandığının, hangi araçlarla üretimini planladığı veya kontrol ettiğinin bir önemi yoktur. Dolayısı ile tüm bu faaliyetler DEĞER YARATMAYAN, ancak firma işleyişini daha efektif hale getirmek için ihtiyaç duyduğumuz faaliyetlerdir.
• Herhangi bir yazılım, otomasyon sistemi, vb. müşteriye sunulan değerin mükemmelleştirilmesine katkıda bulunduğu oranda anlamlıdır. Yani bize şunları sağlıyorsa değerlidir:
  • Hız (Operasyon hızından ziyade akış süresini kısaltma anlamında…),
  • Kalite (Hataları önleme yönünde…),
  • Esneklik (Müşteri talep değişkenliklerine uyum…),
  • Ucuzluk (Sadece ürün üzerindeki doğrudan maliyetler açısından değil; endirekt maliyetler yönünden de…).

Şirketin önemli ve herkesin paylaşması gereken bilgilerinin ortak bir veri tabanında bulundurulması doğrudur ve zorunludur. ERP bunu sağlar. Ortak veri tabanı olmadığında herkes farklı kaynaktaki, birbirinden farklı bilgileri kullanarak iş yaptığında yanlış kararlara yönelebiliriz. Örneğin aynı ham maddeyi kullanan iki üretim birimi kendi kayıtlarındaki farklı ham madde fiyatları ile maliyet hesapladığında ortaya çıkacak ürün maliyeti bilgisi gerçeği yansıtmayacaktır. Buna dayanarak yapılacak fiyatlandırma, üründen vazgeçme veya satışını arttırma kararları doğru olmayacaktır. Üstelik veriler zaman içinde değişir. Örneğin mühendislik değişiklikleri olur. Ayrı yerlerde bulunan parça resimlerinin veya ürün ağacı bilgilerinin tümünün değişiklik sonrası revize edilmesi güçtür. Oysa bunlar tek bir ortak kaynakta bulunduklarında takibi daha kolaydır ve hata olasılığımız azalır. Ortak veri tabanı ille de elektronik olmak zorunda da değildir. İyi işletilen bir kartoteks sistemi de aynı işlevi görebilir.

Ne kadar bilgi, hangi detayda bilgi, ne kadar paylaşım?

Bu sorunun cevabı şirketin mevcut koşulları ve kaynakları dikkate alınarak verilmelidir. Herşeyden önce şirketin TÜM bilgilerini ortak veri tabanında tutabilmek için çok geniş bir veri tabanı altyapısına gereksinim vardır. Bu mevcut mudur veya bu kadar geniş bir veri tabanı ile çalışırken hız ne kadar azalacaktır? Örneğin bir makinanın günlük duruş zamanlarının herkes tarafından paylaşılması gereklimidir yoksa bu bilgiler kullanılarak elde edilen duruş oranı bilgisini paylaşmak yeterli midir? Bu bilgi kim tarafından hangi amaca, ki bu amacın müşteriye sunulan değerin mükemmelleştirilmesi ile ilişkili olması gerekir, hizmet etmek üzere kullanılacaktır?
Son zamanlarda şirketlerde yeni bir israf türüne rastlamaktayız: Şirket intranetlerinin yaygınlaşması ile birlikte elektronik mesaj gönderilmesi kolaylaşmakta ve gerekli, gereksiz her bilgi herkese gönderilmekte, bunun sonucunda her çalışan yüzlerce mesajı okumak, cevaplamak zorunda kalmakta, bu bilgi bombardımanı arasında gerçekten önemli ve acil olabilecek bilgiler ise kolaylıkla gözden kaçırılmaktadır. Dolayısı ile gerektiği kadar bilgi, gereken zamanda ve detayda, gerekli kişiye ulaşmalıdır. Yani İTME değil ÇEKME prensibi geçerli olmalıdır. Gerekli miktarları şirket koşulları belirleyecektir.
Bir de bilginin doğruluğu sorunu var. Ya ortak veri tabanındaki bilgi yanlışsa? MRP yazılımlarının en önemli iddiası stokları izlemek ve buna dayalı olarak malzeme ihtiyaç planlamasını yapmaktır. Şirket yöneticileri stoklarını, neyin üretimin hani aşamasında olduğunu “bir düğmeye basarak” görebilecekleri hayaliyle bu yatırımları yaparlar. Ancak pek az şirkette MRP’nin gösterdiği stok miktarı ile gerçek stok miktarı aynı olabilmektedir. Burada yazılımın kendisinden kaynaklanmayan bir çok etken söz konusudur. En tipik örnek ürün ağaçlarının ya da BOM (bill of material) un hatalı olmasıdır. Yazılımcıların klasik deyimi ile; “sisteme çöp girerse, çöp çıkar”. Temel veri hatalı olduğunda manuel ya da elektronik hangi sistemi kullandığımızın bir önemi kalmaz.
Günümüzün çok model, çok çeşit parça, çok çeşit opsiyon içeren iş ortamında ürüne ve üretim sürecine ait temel bilgilerin manuel olarak tutulması ve kullanımı imkansız hale gelmiştir. Dolayısı ile yazılımlar ve otomasyon sistemleri (örneğin barcode okuyucular) bu alanda önemli rol üstlenmektedir. Bunları uygun yerlerde kullanmaktan kaçınmayın. Ancak kullanacağınız sistemin varsayımlarının size ve amacınıza uygunluğunu kontrol edin.
Herşeyden önce amacım ne, neyi başarmaya çalışıyorum, bunun için ne yapmalıyım sorularını sık sık sormak gerekiyor. Bu noktada GÖRMEYİ ÖĞRENMEK kitabında anlatılan değer akış haritası tekniğinden yararlanmanız son derece faydalı olacaktır. Tüm üretim şirketleri için geçerli olacak şekilde genel anlamda şunu söyleyebiliriz: Müşterinin istediği ürünü, istediği zamanda teslim edebilmek ve bunu beklenen kalite ve maliyet düzeyi ile başarmak. Buradaki hedeflerin birbiri ile çelişebildiğine dikkat edin. Örneğin bitmiş mamul stoğu tutarak çok kısa teslim süresi elde edebiliriz ama bu maliyeti arttıracaktır. Dolayısı ile üretimi bir bütün olarak inceleyip, kapasite kısıtları, operasyon ve hazırlık süreleri, yerleşim özellikleri, temin kısıtları gibi tüm parametreleri bir arada değerlendirerek nasıl bir üretim akışına ihtiyaç olduğunu, hangi noktada neyi değiştirerek israfları önleyebileceğimizi ve değeri nasıl akıtırsak minimum maliyetle teslimat ve kalite hedeflerine ulaşabileceğimizi ortaya koymak gerekir. Ancak bu noktadan sonra hangi yazılımı, nerede ve nasıl kullanacağımıza karar verebiliriz.
MRP sistemlerinin iddiası teslim süresinden geriye giderek ÖN GÖRÜLMÜŞ üretim ve temin sürelerini dikkate alarak üretim ve temin sürecini planlamaktır. Bu konuda MRP yazılımlarının başarılı olduğu söylenemez. Planlamaya yönelik onca çabaya rağmen uygulamada işler gecikir, stoklar istenenden yüksektir ama yine de gerekli malzemeler yoktur, teslimatlar aksar, fazla mesailer yapılır, vb. Çünkü çeşitli nedenlerle ÖN GÖRÜLEN değerlerden sapmalar olmaktadır. Çözüm iki noktada saklıdır:
İtme yerine çekme ilkesiyle üretimi planlamak, ki MRP yazılımları bunu yapamaz çünkü itme prensibine göre tasarlanmışlardır. Yalın üretim ile MRP nin çeliştiği en önemli nokta budur. Biz, günlük üretim ve tezgah planlamasında MRP scheduling modüllerinin kullanılmamasını öneriyoruz.
Süreçteki değişkenlikleri ve sapmaları en aza indirmek, ki bu yalın üretim sistemi için de zorunludur. Bunu başarmanın yöntemleri yalın üretim sistemi içinde mevcuttur. Elbette burada bahsettiğimiz değişkenlik ürün çeşitliliği anlamında değil, düzensizliklerin, bazen öyle, bazen böyle gibi belirsizliklerin önlenmesi anlamındadır.
Şirketlerin ortak ihtiyaçları olduğu gibi (bilanço çıkarmak, bordro hazırlamak, fatura kesmek, ödeme yapmak, bunları raporlamak, stoklarını izlemek, vb.), şirkete veya sektöre özel ihtiyaçlar da söz konusu olabilir. Ortak ihtiyaçlar konusunda ERP yazılımları genellikle benzer çözümler sunmaktadır. Bunun dışında sektörel özelliklere göre tasarlanmış yazılımlar da mevcuttur. Her amaç için ona en uygun yazılımı kullanıp, bu farklı yazılımların birbiri ile bilgi alış verişi yapabilmesini ve ortak veri tabanlarını kullanmasını sağlamak da düşünülecek bir alternatiftir. Yazılım sektörünün de farklı müşteri beklentilerini dikkate alarak kendini geliştirmesi ile birçok yeni çözüm oluşabilir.
Yazılım ihtiyaçları konusunda en önemli nokta ihtiyacın kendisini sorgulamaktır. Örneğin yarı mamullerin üretimin hangi aşamasında olduğunu yazılım vasıtası takip etmek ve onları bir sonraki aşamaya yazılım/otomasyon ile yönlendirmek teknik olarak mümkündür. Peki neden böyle bir şeye ihtiyaç duyulmaktadır? Çünkü parti üretimi nedeniyle akış süresi uzundur, fonksiyonel organizasyon nedeniyle sorumluluklar bölünmüştür, proses tipi yerleşim nedeniyle ürün hareket yolları uzun ve karmaşıktır, tüm bunların neticesinde ürünün baştan sona hareketi üzerinde kontrol yoktur. Bu eksik yazılımla kapatılmaya çalışılmaktadır. İşte hatanın otomasyonuna tipik bir örnek! Oysa ürün hatları oluşturularak hareket yolları basitleştirilse, görsel fabrika ilkeleri kullanılarak problem noktaları görülür hale getirilse, değer akışının tümünden sorumlu kişiler olsa, tek parça akış sağlanarak yarı mamuller kısa sürede bitmiş ürüne dönüştürülse yarı mamul izleme ihtiyacı ortadan kalkacaktır. Karmaşık yazılımlar gerekmeksizin üretim akışı kontrol altına alınabilecek ve müşteriye taahütlerimiz yerine getirilebilecektir.
Yapay zeka kullanımı ile ilgili düşüncelerinize gelince, iş ortamında yaşadığımız sorunların çoğu (muhtemelen %99,9u) ORTALAMA İNSAN ZEKASI ile çözülebilecek problemlerdir. Önemli olan tembellik etmeden beyin gücümüzü kullanabilmektir. Bu da firma kültürü, çalışan motivasyonu ve ortak hedeflere yönlendirme ile ilgilidir. Zekanın parlaklığı ile değil.
Pratik bir öneri olarak, kompleks çözümler ortaya çıktığında, çözümü yanlış yerde aradığınıza inanın ve nihai amaçtan başlayarak yeniden düşünün.
SONUÇ OLARAK ;

• DEĞER VE İSRAFI AYIRT ETMEYİ ÖĞRENİN
• ÜRETİM VE GENEL OLARAK İŞ AKIŞLARINIZI YALINLAŞTIRIN
• PROBLEMLERİ KÖK NEDENLERİNE İNEREK ÇÖZÜN, GÖRÜNÜR SEMPTOMLARLA SINIRLI KALMAYIN
• TÜM ÇALIŞANLARINIZIN FİKİRLERİNDEN YARARLANMAYI ÖĞRENİN
• YALINLAŞTIRILMIŞ İŞ AKIŞINI DAHA ETKİN KILMAK İÇİN YAZILIMLARDAN YARARLANIN
• BASİT VE UCUZ ÇÖZÜMLERDEN YANA OLUN
• DİKKATLİ GÖZLEM, İŞ BİLGİSİ, BİRLİKTE DÜŞÜNMEK VE ÇABA HARCAMAK İYİ BİR ÇÖZÜMÜN ANAHTARLARIDIR
• HİÇBİR ÇÖZÜM SONSUZA KADAR GEÇERLİ OLAMAZ. DEĞİŞİKLİĞE HAZIR OLUN.

Ülkü Kulaç