Birçok kişi dijitalleşme ile gembanın bir araya gelemeyeceğine inanır. Sonuçta gembaya gitmek, işin gerçekleştiği yere gitmek, süreçle kişisel düzeyde ilgilenmek ve süreci gözlemlemek anlamına geliyor. Ayrıca bir parça kağıt ve bir kalem de iyileştirme fikri üretmek için tabi ki de yeterlidir. Bu durum gerçekliğini korumakla birlikte süreçleri iyileştirmenin yaratıcılığımızın zincirlerini kırmaktan ibaret olmadığını inkar edemeyiz. Standart İş Dokümanı (SİD) hazırlamış her hangi birinin bileceği gibi bu yorucu evrak işleri de bu süreç iyileştirmenin parçasıdır.

Operatörlere danışarak bir sürecin adımlarını ve kilit noktalarını bir deftere geçirmek ile bu bilgileri Excel veya Word kullanarak talimatlar şeklinde düzenlemek birbirinden oldukça farklı işlerdir. Bu işi tamamlamak saatlerce sürebilir. Bu nedenle Yalın Enstitü Polonya’nın Ar-Ge bölümü akıllı telefonlar veya tabletler kullanarak sahada SİD oluşturmak için bir aplikasyon geliştirdi. Mevzubahis aplikasyon işi görselleştirecek fotoğraflar çekmenize olanak sağlıyor ve kullanılan şablon üzerinden otomatik talimatları oluşturarak takım liderlerinin bilgisayar karşısında saatlerini harcamalarının önüne geçiyor.

2021 Mart ayında Schumacher Paketleme, Soft4LeanSWI adlı bu aplikasyonu Jishuken atölyesi sırasında kullandı. Bu tip aktiviteler oldukça yoğun olabilmektedir. Liderler, bir koç yardımıyla süreçleri doğrudan gembada iyileştirmeyi öğrenmektedirler. Üç günlük atölye çalışmasının ardından ise üretim hücresi yeni ve daha verimli bir şekilde çoktan çalışmaya başlamış oluyor. Jishuken aktiviteleri sırasında her şey oldukça hızlı gerçekleşiyor. Schumacher Paketlemenin yeni standart iş dokümanlarının ilk örneklerini oluştururken kullandıkları aplikasyonumuzun da bu hıza olan katkısı göz ardı edilemez. Yeni hücrenin ilk modeli inşa edildiği sırada katılımcılar yeni standart iş dokümanının ilk taslağını oluşturabiliyor ve operatörlerle paylaşabiliyorlardı. Yeni, iyileştirilmiş hücreler devreye alındığında liderler Soft4Lean aplikasyonu ile operatörlerden aldıkları gözlem ve geri bildirimler doğrultusunda SİD’leri işin gerçekleştiği noktada hızlıca iyileştirebildiler.

Yalın Enstitü Polonya’nın atölye koçu Maurycy Szkolnicki’ye göre aplikasyonun kullanımı “PUKÖ çarkını daha hızlı döndürmeye” yardımcı oldu. Çarkın daha hızlı döndürülebilmesinin temel sebebi iyileştirmelerin her iterasyonu test edildikten sonra değişikliklerin gerçek zamanlı yapılabiliyor oluşudur.

Schumacher Paketlemedeki Yalın Yönetici Tomasz Zamczala şunları ekledi: “Bizim için önemli olan şey standardı doğrudan elektronik bir formatta oluşturabiliyor ve bunları yaparken fotoğraf ekleyebiliyor olmamız. Bu şekilde bu bilgiyi bilgisayara geçirmek zorunda kalmıyoruz. Ayrıca standartlar oldukça çabuk düzeltilebilir ve bu durum sürekli iyileştirme sürecinde önem arz etmektedir. Önemli diğer bir nokta ise özel ihtiyaçlara cevap verebilmek için aplikasyona kendi şablonlarımızı ekleme olanağımız.”

Atölyenin ilk gününün sonunda katılımcılar standart iş tanıtım şablonunu değiştirmeye karar verdiler. Katılımcıların yeni SİD çalışmalarına ertesi sabah başlayabilmeleri için destek takımımız etkinliğin ardından yeni bir şablon oluşturdu. Neyse ki aplikasyonda yeni şablonlar oluşturmak oldukça basit. Yapılması gereken tek şey sık kullanılan XML formatında uygun bir dosya yüklemek.

Tomasz Zamczala’ya göre Soft4Lean SWI kullanmanın diğer bir önemli avantajı ise standartların tümünün merkezi bir veri tabanında saklanıyor olması. Böylece şirketteki her hangi birisi elektronik ortamdan istediği SİD’ye kolayca erişebiliyor. Aynı zamanda fabrikalar içerisindeki internet bağlantılarının çoğu zaman iyi olmadığını bildiğimiz için aplikasyonun çevrim dışı çalışabileceğinden de emin olduk.

Aplikasyonun birçok kullanıcısı iş dokümanlarını doğrudan sahada oluşturmayı tercih etse de Soft4Lean SWI bilgisayarda da kullanılabilen bir sürüme sahip ki bu sürüm talimatlara ince ayar verme konusunda (örneğin talimat başlıklarını doldurmak, talimat veri tabanını yönetmek veya talimatları Excel veya PDF dosyası olarak dışa aktarmak) özellikle kullanışlı oluyor.

Takımımız aplikasyonu kullanıcılarla birlikte sürekli geliştirmeye ve iyileştirmeye odaklanmış durumda. Kağıt ve kalem kadar kullanışlı olmasını istiyoruz ancak aynı zamanda mobil cihazların sağladığı olanakların tamamını da barındırmasına özen gösteriyoruz. Nihayetinde bu cihazlarda talimatların içeriğini dikte edebiliyor, fotoğraf veya video kaydedebiliyor, süreyi ölçebiliyoruz. Dijitalizasyonun gembada kolayca ulaşılabilir olduğu sürece büyük fırsatlar sunduğuna inanıyoruz.

Soft4Lean SWI aplikasyonu hakkında daha fazla bilgiye www.soft4lean.com adresinden ulaşılabilir.

Yazar

Remik Horbal

Ar-Ge Başkanı

Yalın Enstitü Polonya