Yazar: Erg Özcan; Yalın Enstitü Danışmanı

Yalın Enstitü olarak yalın üretim kavramını model fabrika uygulamaları ve işletmelerde temel bilgilendirme eğitimleri ile firmalara aktarmaktayız. İçerik olarak oldukça zengin olan ve örneklerle zenginleştirilmiş bu sunumların ardından gittiğim firmalar ‘Peki nereden başlayacağız?’ diye soruyor.

Konu yalın üretim olunca olayı fazla karıştırmadan açıklamanın önemi artıyor tabi, ben de değer akışından konuyu açarak insanların gözünde canlanabilmesi için tek parça akışı bir dere örneği çerçevesinde, işletme içerisinde üretim akışının düzgün olması gerektiği aksi takdirde derenin yavaşladığı yerlerde akışın derede birikmelere sebep olduğunu, benzer şekilde işletmeler içerisinde de değişken malzeme akışlarının bir çok yan maliyet getiren stok birikmelerine sebep olacağını ve engellenmesinin gerekliliğini anlatıyorum.

İnsanların zihninde akış ile ilgili bir olgu canlanmasına rağmen gelen sorulardan akışın nasıl başarılacağı konusunun daha derinlemesine anlatılması gerektiğini anladım. Her şeyden önce Yalın akış insanların zihnindeki dönüşümden başlamalıdır.

Şimdi aynı  derede bir bot içerisinde kürek çektiğinizi hayal etmenizi isteyeceğim. Ağır tempoda botunuzu yönlendirmeye çalışırken etrafa baktığınızı bu esnada çevrenizde olup bitenleri gözlemlediğinizi, suyun berraklığından sizinle beraber yüzen balıkları gördüğünüzü, ağaçların aşağı dereye sarkan  dallarına seyrettiğinizi ve  dere kenarında düzensizce çıkmış bir çok çiçeğin güzelliğine baktığınızı hayal edin. Bir anda daralan su yatağı ile akışın hızlanarak anlık kontrolü kaybetmenize ve panik içerisinde sağa sola kürek sallayadığınızı düşünün ne panik ama… dere yatağında su yüzüne çıkmış bir kayaya hızla çarpmanın verdiği şaşkınlık ve suyun akışı azalınca botta hasar kontrolü çalışmaları yaptığınızı düşünün. Bir sıkıntı olmadığını anlar anlamaz “acaba bir gören oldu mu?” diye hemen gayri ihtiyari etrafınızı kontrol edeceksiniz. Tam atlattık derken ileriye baktığınızda genişleyen dere yatağı sebebi ile güneş altında uzun bir süre kürek çekmeniz gerektiğinin farkına varacaksınız.

Çalışma hayatıda böyle değil mi? Başta yeni işe girip etrafınızda olan bitenleri öğrenip işte faydalı olmaya başladığınız anda birden sorumlulukların artarak etrafınızda olup bitenleri farkedemeyecek kadar yoğun hale gelmiyor muyuz? İşletme körlüğüne varıp problemler ortaya çıkınca benden başka kimse bu konularla ilgilenmiyor diye yakınmıyor muyuz, keşke etrafımdakiler daha yardımcı olsa yeteneklerimi daha iyi ortaya koyabileceğim projeleri hayata geçirebilirdim diye düşünmüyor muyuz?

Bu gibi durumları atlatabilmenin en iyi çözümü takım çalışmasını başarabilmektir. Beraber çalıştığınız insanlar ile sorumlulukları paylaşabilmek, birbirinize destek olmak ve bir amaç uğruna kader birliği yapmak olgun insanların davranışıdır. Bunu gerçekleştirebilmek için yalın kültürde 5S ekipleri, otonom bakım ekipleri ve Kobetsu Kaizen ekipleri oluşturmak gibi birçok araç bulunmaktadır.

Anlattığımın aksine,  gittiğim bir çok firmada bu ekipleri oluşturabilmek için organizasyondaki en büyük engelin kararı verecek olan beyaz yakalı orta kademe yöneticilerinde olduğunu farkettim. Bunun altında yatan sebepler, yaptıkları işin daha alt kademe çalışan insanlar tarafından gerçekleştirilmesi halinde kendisine ihtiyaç kalmayacağı endişesi, zamanımız  kültürü gereği sonuçlara en hızlı ulaşmanın baskısı sonucu beraber çalıştığı insanların yeteneklerinin gelişmesi için zaman olmadığı kanaati, alt kadroya bu bilgilerin aktarılması için bir çok iletişim ve davranışsal bariyer problemlerinin aşılmasının güçlüğü ve en önemlisi yine zamanımızın en büyük açmazlarından biri olan ‘bundan benim çıkarım ne?’ düşüncesi oluyor.

İnsan iş ve yaşam dengesini kurmak için takım halinde çalışmanın bilincinde olmalıdır. Sonu gelmeyen tekrarlı işlerin girdabından veya bilgi eksikliğinden kaynaklanan boşa kürek çekmelerdeki zaman kayıplarından kurtulmak için takım halinde çalışmanın faydaları aşikardır. Ailemize ve çevremize daha fazla vakit ayırabilmek için sorumluluğun herkesin ilgili olduğu bölümler çerçevesinde paylaştırılması işlerin daha etkin olarak yürümesi fırsatını sunar.

Her kademeye yayılan sorumluluk ile gelişen bir organizasyon sağlanacak, sonucu olarak karşılıklı güven ve saygı temelli bağlılıkları doğuracaktır. Üst kademe tekrarlayan işlerdeki yoğunluğunu atarak işletmelere yeni potansiyeller bulmak üzere değerli zamanlarını yetkinliklerini arttırmak üzere kullanırken, alt kademe çalışanlar kendi başlarına karar verme yetkileri ile bilgilerinin artması sonucu daha fazla güven kazanarak motive olacaklardır. Öğrenen bir organizasyonu sağlamak için tabi ki olmazsa olmazlar bilgi, istek ve azimdir.

Kademeler arası bilgi akışının arttırılması gelişen yönetimin isteği ile her türlü kişisel bariyere rağmen azimle yaygınlaştırılmalıdır. Bunu yaparken yönetim alt pozisyonundaki çalışanların daha özellikli işler yapamayacağı paradigmasından kurtulmalıdır. Günlük yapılan yoğun işlerin aslında amacının ne olduğu anlatılarak standart iş mantığıyla mavi yakaya aktarılması ile ne kadar kolay sahiplenildiğine şahit olacaksınız. Bu sayede çalışanın verilen işin sorumluluğu ile işletme içerisindeki  varlık değerinin oluşması sonucu firmaya karşı sahiplenmesini artacaktır.

Şunu belirtmeliyim ki, saha çalışanları ile beraber yaptığım bu çalışmaların sonunda karşılıklı bir çok kazançlar elde ettik. Çalışma hayatımın başında 24 saat çamaşır makinesi üreten bir fabrikada mühendis olarak çalışmaktaydım. İşe başladığım dönemde ayda 8-10 acil durum ortaya çıkıyor ve çıkış saatine göre (gece yarısı olabildiği için) hem operatörün hem benim çalışma düzenimizi alt üst ediyordu. Operatör arkadaşlar ile yaptığımız bir çok iyileştirme ile 2-3 yıl sonunda bu durumu 3 ayda bir iki sefer olacak seviyelere getirdik. Tabi ki bunda 10 adım kaizen uygulamalarının katkısı çoktur. Bilgi akışını en efektif olarak sağlayan Kobetsu kaizen çalışmaları ile oluşan problemlerin hikayesini diğer çalışanlara  anlattık. Hikayesini diyorum çünkü 10 adım ile bir problemin çözümünü aynı bir hikaye anlatımında olduğu gibi bölümlere ayırarak insanların hayallerinde canlandırılmasını sağladık. Başta mühendis desteğiyle yürüyen bu Kobetsu Kaizen süreci akışının anlaşılması ile herkes tarafından uygulanan bir aktivite haline döndü. Kaizenlere katılımın artması üretim sahasındaki irili ufaklı problemleri ortadan kaldırarak üretim kazançları yarattığı gibi operatörlerin de daha az yorularak evlerine gitmesi sağladı. Hem şirket hem çalışan için  iki taraflı bir kazanç sağlanmış oldu.

Malzeme akışı ve bilgi akışından bahsettik ama daha önemlisi zihinsel akıştan bahsetmedik. Zihinsel bir akışa ulaşabilmek için Prof.Dr. Mihaly Csikszentmihalyi’nin tasvir ettiği ototelik öze ulaşmak gerekir. Kendi tabiri ile ‘kendine yeten hedefleri olan öz’ olarak tanımlamaktadır. Birey biyolojik ihtiyaçları ve sosyal gelenekler tarafından yönlendirilen dışarı bağlı hedefler yerine bilinçte değerlendirilen öze has hedefleri seçer. Bu amacı gerçekleştirmek üzere ihtiyacı olan becerileri kazanmak üzere minimum panikle öğrenme ve deneyimleme sürecinden geçer. Hedefleri kendi seçtiği için kararlı, öğrenme sürecindeki değişikliklere göre hedefleri değiştirebilecek kadar da esnektir. Hedefler seçildikten sonra ototelik insan yaptığı işe derinden dahil olarak zamandan bağımsız dikkatini eylemlerine odaklayabilir. Bunu yaparken özü ile ilgili duygu, düşünce ve davranışlarını odağından çıkararak enerjisini çevresindeki insanlara yayabilme yetisine sahiptir. Dış koşulların kötü ve sert olduğu durumlarda bile hayattan zevk alabilme becerisi ototelik kişileri yaratıcılığa ve sıra dışı başarılara götürmektedir.

Geçmişe dönüp baktığımda bu akışa benzer olayı yaşadığımı düşündüğüm bir deneyimi sizlere örnek olarak anlatmak istiyorum.

Çamaşır makinası işletmesinde çalışırken makine gövdelerini uzunca bir üretim hattında, metal sacı kesip, form verip kaynakla ek parçalar kaynak ederek üretmekteydik. Çamaşır makinasının arkasındaki servis kapağı, hattın üzerindeki gövde sacından kesilen sac parçanın ayrı bir manuel preste gövdeyi tam kapatacak şekilde kenarlarının ütülenerek uzatılmasıyla şekillendiriliyordu.

Üretim acil durumlarının azaldığından bahsettiğim bir dönemde sabaha doğru 4 civarında telefonum çaldı. Arayan sorumlu olduğum bakım personeliydi. Uyku sersemliği yaşadığım esnada bana bahsettiğim ütüleme operasyonunu yapan 150 tonluk manuel presin sıkıştığını, üretimin aksamaması ve bir sonraki üretimin kalıbını bağlayabilmek için mevcut kalıbı presten çıkarmak için oksijen ile kesmesi gerekliliğinden bahsetti. Kalıbın  üretimi  için alternatif pres olup olmadığı konusunda sorularımın ardından diğer tezgahların başka parçalar için çalıştırıldığı bilgisini aldım. Sakin olup beklemesini söyleyerek geleceğimi ilettikten sonra telefonu kapattım.

Olayın şoku ile aklım karışmış halde hazırlanırken bir yandan şansıma sövüp duruyor bir yandan da kalıbın kesilmesini hayal ediyordum. Kesme meşakkatli bir iş olup birkaç saat sürecek olmasıyla beraber mevcut kalıba hasar vermemizin dışında makineye de zarar verme ihtimalleri kafamı kurcalamaktaydı. Aceleyle giyinip aracıma binip yola çıktığımda kalıbı kesmemiz halinde gelecek vardiyayı kurtaracağımızı ama çok yoğun üretim ortamında kesilen kalıba 1-2 gün içerisinde tekrar ihtiyacımız olacağı düşüncesi aklıma geldi ve fabrikayı tamamen durdurduğumuzu hayal etmeme sebep oldu.

Tabiki bu durumda oluşabilecek kargaşayı anlatmaya luzüm yok muhtemel her şey kontrolden çıkacaktı. Böyle olmaması gerektiği başka bir çözüm olması üretilebileceğini düşünmeye başladıktan sonra zihnim daha durularak panik havasından kurtuldu. Aracımın içerisinde giderken olayın nasıl gerçekleştiğini hayal etmeye başladım. Operatör ütüleyeceği parçayı koyuyor çift el butonuna bastıktan sonra pres aşağı doğru inmeye başlıyor ve pres stroğunun sac kalınlığına göre iyi ayarlanamaması sebebi ile tam turu tamamlayamadan volanın enerjisi ile pres tablası koçu iyice sıkıştırıp kalıyordu.

Sonrasında makinanın sıkışan parçalarını hayal ettim. Volan ataleti ile krank kolunu döndürmüş kızaklar arasında dik hareket eden pres koçuna biyel kolu ile baskı yapmıştı. Tam turunu tamamlayamadığı için volanın tüm enerjisi ile krank ve biyel dik açıya sahip bir şekilde sac parça sıkışarak kalmıştı. Biyel ve krank arasındaki burcun içerisinde yağların bile geçebileceği kadar boşluk kalmayacak şekilde sıkıştığını gözümde canlandırdım.

Çözüm önümdeydi, krank ve biyelin arasına uygulanacak kuvvet ile presin ayrılabileceğine farkettiğimde işletmeye çok az bir yolun kaldığını farkettim. Hemen ustamı arayarak bakım grubunda bulunan hidrolik krikoyu hazırlamasını ve presin kızaklarını sökmesi gerektiğini anlattım. Geriye işletmeye gittiğimde presin yapısına göre kriko ile biyele dik yönde uygulanacak kuvveti uygulanabileceği uygun nokta bulmaya kalmıştı. Vardığımda beni gördüğü için biraz rahatlamış olan bakımcı ustama aklımdaki detayları anlattıktan sonra (halen kafasında şüpheler olduğunu hissetmeme rağmen) presin etrafındaki birkaç muhafazayı da sökerek hidrolik krikoyu yerleştirebileceğimiz sağlam bir dayanak noktası tespit ettik. Krikonun yüke girdiğini anladığımız çatırdamaların arkasındaki birkaç denemeden sonra 150 tonluk pres ‘trankkk’ diye büyük bir uğultuyla hareket etti.

Üzerimizdeki üretim baskısının stresin azalması sonucu küçük bir kutlama molasının ardından kalıbı sağ salim presin altından alabildik. Sonrasında operatör arkadaşında desteğini alarak kızakları taktık ve bir iki saat içerisinde presi bir sonraki üretime hazır hale getirdik. 3-4 saat önceki fotoğrafı  düşününce üretimi hiç durdurmadan bu noktaya gelebilmemiz mucize gibi bir durumdu. Tabi ki geceden sorumluluk duygusu ile bir sonraki vardiyaya devam eden ustalara ‘gelmesem az daha presi kesiyordun’ diye şakalaşmalar ile içtiğimiz sabah 10 çayının keyfinden bahsetmeden geçemeyeceğim.

Ekibimizle birlikte paylaştığımız bu ve bunun gibi başarıların bir çoğundan yönetimin haberi olmadı fakat ekibin karşılıklı güven ve saygı ortamını çok sıkı sağladığını söylemem yanlış olmayacaktır.

Geçmişe dönüp baktığımda iyi bir mühendis olma hedefimi kendime ispatlamak için yaşadığım bu gibi zevk verici deneyimler ile en büyük kazancımın problem çözme becerimin geliştiğini görmektir.

Sizlere tavsiyem daha etkin birer insan olmak için problemleri işaret edip uzak durmak yerine size tecrübe kazandıracak hata ve başarılar için çaba sarfetmenizdir. Sonuç ne olursa olsun sizin problem çözme yetkinliğinizi keskinleştirecektir.

Bir deyişe göre: ‘düşünce ek, eylem biç; eylem ek, alışkanlık biç; alışkanlık ek, karakter biç; karakter ek kader biç’

Reaktif bir insan olmaktan proaktif yaklaşıma döndüğünüz bu süreçte kimsenin farketmediği potansiyellerden kendinize yeni hedefler yaratabileceğiniz bir iş ortamı deneyimi yaşayabilirsiniz. Becerilerinizi bir amaç ile hizaladığınızda (bu iyi bir mühendis olma, iyi bir kariyer, başarılı bir çalışan, iyi bir  insan gibi) kendinizi daha üretken bulacak ve bu çabaların meyveleri ile daha mutlu hissetmeye başlayacaksınız.

Sonuç olarak; Her şirket, her ortam ve her kişi kendisine özel olduğu için her durumda özel çözümler üretmek gerekmektedir. Bu aşamada  Yalın düşünceyi  bir sebep sonuç yumağı içerisinde standart araçların uygulanacağı bir üretim sistemi olarak düşünmek yerine hayatta her alanda kullanabileceğimiz temel bir felsefe olarak benimsemek gerektiğini düşünüyorum.

Selamlar,

Not: Bu yazıyı yazmak için biraz huzursuz erken uyandığım bir sabahta kızımın çizdiği bu resimle karşılaştım. Çok mutlu olduğum için sizinle paylaşmak istiyorum.

Zor koşulda olduğunu düşünen herkese çocukluğumuzdaki hayalgücü ve yaratıcılığın yardımcı olmasını diliyorum.